Precisa de impor uma visualização única? Saiba mais sobre a expiração de PDFs e documentos e a autodestruição usando o recurso de expiração da Digify.
Já alguma vez teve documentos que precisasse de enviar, mas a que não quisesse dar acesso permanente? Esta situação ocorre normalmente nas empresas em que é necessário enviar informações sensíveis.
Felizmente, é possível dar acesso temporário aos ficheiros, o que significa que os destinatários apenas têm um curto período de tempo para os rever. Exemplos de quando pode querer restringir o acesso incluem:
Sem restrições de acesso, quando um ficheiro é enviado, o seu controlo perde-se frequentemente para sempre. Esta informação pode acabar nas mãos erradas e pôr em risco a segurança interna.
Normalmente, existem três formas de limitar o acesso a um documento PDF ou Word para visualização num browser da Web:
A expiração é a capacidade de limitar o acesso até uma data e hora fixas. Por exemplo, isto seria adequado para documentos de negócios sensíveis que precisam de ser avaliados, como num concurso ou RFP. Um prazo é útil para negociações, uma vez que pode dar um sentido de urgência.
Para que a expiração seja útil, a data e a hora têm frequentemente de ser definidas com antecedência de alguns dias, semanas ou meses. É importante ter isto em conta para não ter trabalho extra ao ter de voltar a conceder o acesso.
Popularizado pelo Missão Impossível e Snapchat no espaço do consumidor, um temporizador de autodestruição faz a contagem decrescente a partir do momento em que o destinatário abre o PDF ou outro documento. Não há uma explosão dramática, o documento simplesmente desaparece e é normalmente substituído por uma mensagem a dizer que se auto-destruiu.
No contexto empresarial, esta funcionalidade pode ser utilizada para impor uma ligação única, em que um documento será válido durante o tempo aproximado necessário para visualizar o documento ou ficheiro. Para que o temporizador de auto-destruição seja útil, o temporizador tem de ser curto, em termos de minutos ou horas, no máximo. Isto deixa pouco tempo para que alguém possa copiar o documento, por exemplo, tirando fotografias com um telemóvel.
A revogação é o ato de desativar o acesso, ou “recuperar” o ficheiro depois de este ter sido aberto ou enviado. Pode ser útil nos casos em que um ficheiro é enviado por engano e é necessário desfazer o erro. Ou, talvez seja necessário fazer uma atualização crucial e não queira que as pessoas vejam o documento até que isso seja feito.
Por vezes, pode ser necessário desativar o acesso dos funcionários a informações confidenciais depois de saírem da empresa, ou excluir contratantes externos quando uma relação se torna negativa. É importante fazer tudo o que estiver ao seu alcance para garantir que as informações comerciais sensíveis não são utilizadas indevidamente, e a capacidade de revogar o acesso é uma ferramenta valiosa à sua disposição.
Uma pesquisa rápida no Google apresenta várias opções gratuitas para impor a expiração de documentos ou restringir o acesso. Há demasiadas opções para enumerar aqui, mas há algumas perguntas importantes que deve fazer ao serviço quando o avalia:
Regra geral, existe sempre algum tipo de contrapartida para um serviço “gratuito”. Pode acontecer que o serviço lhe apresente publicidade a si e aos seus utilizadores. Pode acontecer que se trate de um serviço único e que tenha de refazer o acesso aos documentos. Alguns destes serviços apenas permitem gerir ficheiros de um utilizador de cada vez e, por vezes, o serviço não tem uma entidade identificável por detrás. A quem recorreria se algo corresse mal e os seus documentos não fossem devidamente acedidos?
Quando estiver à procura de um serviço, tenha em conta o valor das suas informações. Se for potencialmente catastrófico se essas informações forem divulgadas, então, honestamente, recomendamos a utilização de um software que seja seguro e respeitável. Não arrisque que as suas informações sejam divulgadas!
Atualmente, a Digify oferece uma gama completa de opções de expiração, autodestruição, revogação de PDF e acesso a documentos. É importante salientar que o nosso serviço está protegido pelos mais elevados níveis de encriptação e que tem controlo sobre toda a documentação através do nosso painel de controlo.
Vamos dar uma olhadela:
Pode definir facilmente os ficheiros para expirarem numa data e hora definidas com a nossa funcionalidade de expiração de documentos. A Digify suporta muitos tipos de ficheiros, tais como:
Pode definir datas e horas de expiração a alguns níveis diferentes, consoante as suas necessidades.
Quando a Digify foi criada, a auto-destruição foi uma das primeiras funcionalidades que oferecemos. A imprensa chamou-nos a aplicação “Missão Impossível, ou “Snapchat para empresas”. O que descobrimos foi que a funcionalidade de autodestruição era mais útil para enviar ligações únicas a informações sensíveis, de modo a aumentar o nível de segurança dessas informações.
Por exemplo, se foi definido um período de autodestruição de 30 minutos, depois de alguém rever um documento durante esse período de 30 minutos, a informação autodestrói-se e deixa de estar disponível, mesmo que a ligação seja reencaminhada.
Também pode utilizar a opção de auto-destruição com diferentes definições de acesso. Estas incluem:
As definições escolhidas ficam ao seu critério, de acordo com as suas necessidades, mas a última opção é a que garante que todos os que precisam de ver o seu documento têm tempo para o fazer, sem serem afectados pelo momento em que os outros abriram o ficheiro.
A Digify oferece a possibilidade de revogar ficheiros na totalidade ou de revogar apenas o acesso de um determinado utilizador ao ficheiro. Pode revogar o acesso em qualquer altura, o que lhe dá o poder de recuperar ficheiros com erros, que tenham sido enviados para a pessoa errada ou que já não queira enviar.
A imagem abaixo mostra como pode revogar o acesso a todos os destinatários de um ficheiro, bastando para isso desativar o controlo de “acesso” aos documentos “enviados”. Se pretender restringir indivíduos, basta clicar em “Destinatários” e desativar o controlo de “acesso” junto ao nome do indivíduo.
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