Quão seguros são realmente os seus dados? Quando se envia um ficheiro PDF, como é que se sabe que o ficheiro é seguro? É aqui que a proteção por palavra-passe é frequentemente uma das primeiras coisas em que as pessoas pensam quando consideram a “segurança dos documentos”.”
Quão seguros são realmente os seus dados? Quando se envia um ficheiro PDF, como é que se sabe que o ficheiro é seguro?
A proteção por palavra-passe é frequentemente uma das primeiras coisas que vem à mente quando se pensa em “segurança de documentos”. Proteger um ficheiro PDF com uma palavra-passe é uma forma fácil de garantir que um ficheiro enviado está protegido.
A proteção por palavra-passe não é perfeita. É apenas o nível mais básico de proteção de PDF. Este nível de proteção não impede que as pessoas partilhem a sua palavra-passe ou que transmitam o documento juntamente com a palavra-passe num fórum online. Algumas empresas chegam mesmo a anular completamente a utilização da proteção por palavra-passe, enviando o documento e a palavra-passe de acesso ao mesmo no mesmo e-mail!
A proteção por palavra-passe, por si só, não permite rastrear o documento ou ver quem o abriu. Se o conteúdo estiver aberto a ser copiado, não há nada que impeça o destinatário de o fazer e de divulgar a informação noutros locais. É por esta razão que uma das nossas recomendações é que utilize a proteção por palavra-passe juntamente com outros meios de segurança, tais como impedir a cópia e a impressão, e acompanhamento do seu documento.
Pode adicionar facilmente uma palavra-passe aos documentos PDF, tendo em conta, naturalmente, as limitações que acabámos de descrever. Vejamos os vários métodos para proteger o seu PDF com uma palavra-passe.
Muitos ficheiros PDF começam como um documento Word, pelo que faz sentido poder encriptá-los através do programa. Terá de seguir os seguintes passos num PC:
Um Mac permite-lhe definir uma palavra-passe utilizando o Mac OS nativo através do programa “Preview”. Eis como funciona:
NOTA: Se tiver um ficheiro PDF no Google Docs, pode seguir este mesmo método num Mac depois de guardar uma cópia no ambiente de trabalho para trabalhar.
A proteção por palavra-passe é uma solução simples, mas está longe de ser ideal. Pode ter colocado uma pequena barreira para visualizar o seu documento, mas não sabe quem o viu, durante quanto tempo ou quantas vezes lhe acederam.
O principal problema aqui é que uma palavra-passe não está ligada à identidade da pessoa que está a ver o ficheiro. Existe uma palavra-passe para o ficheiro e esta pode simplesmente ser transmitida a outras pessoas juntamente com o ficheiro, sem que o utilizador tenha conhecimento. Também não há forma de revogar o ficheiro ou de o recuperar se estiver a utilizar métodos de encriptação gratuitos, como o Word.
Outra consideração importante é que, embora o ficheiro esteja protegido por palavra-passe, o conteúdo do ficheiro pode ser copiado e colado noutro ficheiro depois de este ser aberto.
A Digify oferece uma alternativa melhor do que simplesmente colocar uma palavra-passe ou uma chave de acesso num ficheiro. Com o Digify, o ficheiro pode ser encriptado através de um algoritmo AES-256 altamente seguro, utilizando a sua palavra-passe. O Digify também pode proteger vários formatos de ficheiro para além do PDF.
Embora a proteção por palavra-passe esteja disponível como uma funcionalidade na Digify, existem também outras opções disponíveis, por exemplo, restringir o acesso apenas às pessoas que convidar. Esta opção é mais segura do que uma simples palavra-passe no ficheiro, uma vez que está associada à identidade da pessoa. A pessoa terá de validar a sua identidade com um código único antes de lhe ser permitido o acesso ao ficheiro.
As funcionalidades da Digify permitem-lhe um maior controlo sobre os ficheiros que envia:
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