将安全性和便利性融为一体、, 虚拟数据室 (如今，VDR 已成为共享和协作敏感文档的首选解决方案。加密文件存储、详细的权限管理、动态水印以及对客人如何与文档进行交互的细粒度分析等功能，让您在开展业务的同时保持全面控制。.
虚拟数据室的用途
如果您正在考虑投资 虚拟数据室, 您可能有以下一种或多种需求：
- 兼并与收购 (M&A)： 通过为各方共享机密文件提供安全平台，促进并购交易。.
- 筹款： 吸引潜在投资者和 尽职 通过在一个安全、易于访问的环境中共享财务报表、业务计划和其他重要文件。爱，博尼托使用虚拟数据室来 获得 $.5 亿美元的资金.
- 法律诉讼:您可以与律师、客户和其他利益相关者安全地管理和共享大量法律文件。.
- 房地产交易： 通过提供合同、评估和其他重要文件的访问权限，简化房产销售流程。大公司如 JLL 使用虚拟数据室 用于销售和营销其商业和工业地产。.
- 投资者/董事会沟通： 通过与董事会成员安全共享董事会会议议程、会议记录和其他敏感信息，加强公司治理。.
- 知识产权管理： 通过控制敏感文件的访问权限和监控用户活动，保护和管理知识产权资产。.
考虑到您的需求和目标，不同的虚拟数据室提供商可能都在您的考虑范围之内。但是，鉴于目前可供选择的供应商众多，在 2025 年选择一个完美的供应商可能是一件非常麻烦的事情。.
本文将指导您完成整个选择过程，帮助您选择最适合您需求的虚拟数据室提供商。.
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选择虚拟数据室提供商的 5 个步骤
我们将选择虚拟数据室提供商的复杂过程分解为 5 个简单易懂、可操作的步骤。每个步骤都旨在帮助您做出明智而自信的决定。.
步骤 1 - 分析您的需求
首先，确定虚拟数据室的主要需求和项目时间表。如果是用于合并或收购等长期用途，则需要强大的功能和灵活的定价，以便安全地共享大量敏感文档。如果是用于一次性文档共享，要求可能不那么严格。.
根据使用情况和文件的敏感性，制定功能列表和预算会让选择过程更容易。如果 VDR 将在交易过程中供多方使用，那么用于沟通的问答、实时文档编辑和版本历史记录等功能可能会非常有用。.
分析您愿意支付的费用--有些提供商可能会按页、按用户或按月收取固定费用。对于大量的用户或文档来说，定额收费可能更具成本效益。一些虚拟数据室公司提供适合所有项目的灵活计划。.
第 2 步 - 研究可用的 VDR 提供商
确定需求和预算后，在虚拟数据室市场上寻找可用的数据室供应商。只需在谷歌上搜索 "初创企业虚拟数据室"，就会有多种选择。.
查看评论网站上不同平台的反馈，如 Capterra, G2, 和 信任半径. .关注行业用户或使用案例与您类似的用户的评论。阅读供应商网站上的案例研究，了解现有用户取得的成果。.
您可以将连接用于 LinkedIn 或其他专业网络，轻松与过去可能使用过 VDR 的人建立联系。在以下平台上提问 Reddit, Quora 或其他特定行业社区。这样，人们就可以分享他们对特定 VDR 提供商的第一手经验。.
第 3 步 - 评估其产品
筛选出几家 VDR 提供商后，下一步就是评估它们各自提供的服务。.
特点
- 首先要评估所提供的安全功能，如细粒度权限、打印和下载限制、文档过期等。 还要看是否获得行业认证。.
- 根据您的使用情况寻找特定功能。如果用于并购，那么平台中就需要问答和访客群组等协作功能。.
- 评估 VDR 的易用性，包括直观的界面、批量上传、索引和全文搜索功能。.
- 如果与您的用例相关，请查看虚拟数据室提供商是否提供 API 和集成，以便与您的现有网站、工作流程或其他应用程序连接。.
定价
其次，评估你需要投资多少钱才能从虚拟数据室提供商那里获得你所需要的东西。有不同类型的虚拟数据室定价模式可供选择。以下是您的选择方法。.
- 存储容量:有些 VDR 根据存储的数据量收费。对于数据量较大的项目来说，这种模式具有成本效益。.
- 按页定价： 这适用于文件数量明确的小型项目。.
- 用户数量 根据用户数量定价很常见。了解数据室成本是否会随着新用户的增加而增加，以及如果超过用户数量限制会发生什么情况。.
- 按功能定价:一些 VDR 提供商可能会提供基本服务，但高级功能需要额外付费。请决定您是否需要这些功能，或者基本计划是否足够。.
- 每月固定费率:定额定价模式可以预测并易于编制预算，尤其是在您需要多种功能或项目范围不明确的情况下。这是初创企业虚拟数据室的完美定价。.
支持
确保提供商在您需要的时候提供支持，如果适用，应考虑不同的时区。查看提供的支持类型（如电话、电子邮件、即时聊天）以及是否全天候提供支持。重新查看评论，衡量支持团队的响应速度和乐于助人的程度。.
注意：考虑供应商的经营时间及其在业内的声誉。经营时间较长的虚拟数据室提供商通常服务更完善、更可靠。.
步骤 4 - 申请演示和试用
在根据产品筛选出虚拟数据室供应商后，下一步就是积极与潜在供应商接触，亲身体验他们的平台。.
与供应商联系，安排他们的团队进行演示，了解虚拟数据室的运行情况。重点关注您感兴趣的关键功能。同样重要的是，在与供应商的互动中尽可能多地询问与成本相关的问题。有些数据室公司提供试用。演示结束后，您可以注册免费试用该平台。.
在试用期间，通过上传文档、设置权限和其他功能来测试数据室。让即将广泛使用 VDR 的团队参与进来，收集他们的反馈意见。您还应监控客户支持和培训资源的质量。.
步骤 5 - 作出决定
经过这些研究，您已经准备好做出最终决定了。但在此之前，您必须做到以下几点
- 列出 利弊 根据功能、易用性、集成能力、安全性和客户支持对每个 VDR 提供商进行分析。通过分析做出决定。.
- 纳入反馈意见 参与演示和试验的团队成员提供的信息。.
- 做一个 成本与效益 通过评估数据机房的成本与投资回报率进行分析。不仅要考虑前期成本，还要考虑额外功能和可扩展性等长期费用。.
- 如果您手头有合同，请仔细 审查合同条款 签字之前。注意与数据所有权、取消政策、续约条款相关的条款。.
- 不要犹豫 谈条件 虚拟数据室提供商，因为他们通常愿意为您的企业定制产品。.
- 制定一个 明确的执行计划 至 设置 VDR。. 其中应包括时间表、关键里程碑、培训以及角色和责任。.
好吧，这就是你要做的！按照这五个重要步骤，你就能挑选到真正符合项目要求的安全虚拟数据室解决方案。.
选择虚拟数据室提供商时应考虑的 "红旗 "问题
现在，当你去研究市场上最好的虚拟数据室解决方案时，你会遇到具有一系列功能和定价结构的不同产品，但并不是所有的虚拟数据室提供商都是一样的。.
以下是在选择过程中需要注意的一些破坏交易的信号。.
#1 有限的品牌选择
有限的品牌选项会使您的数据室看起来很普通，降低投资者和其他利益相关者对您的信任度。.
最好的虚拟数据室提供商会让你能够定制数据室，以反映你的品牌形象。您应该可以选择加入公司徽标、品牌颜色、背景、白标 URL 等。.
这些品牌选项可打造专业的外观，提升公司形象，加强公司声誉，并为参与交易的各方创造无缝体验。.
#2 无法建立自定义工作流程和自动化
如果 VDR 提供商缺乏支持自定义工作流程和自动化的技术，您可能会发现自己需要在不同的应用程序中手动管理和跟踪文档。重要的是要在数据室中寻找 API 和集成，以简化文档分发、减少手工操作并自动执行后续操作，尤其是在您有以客户/投资者为中心的文档工作流程时。.
通过应用程序接口（API）和集成，您可以完全集成数据室，为您的特定需求定制解决方案。这意味着您不必从头开始开发安全的文档共享功能，从而避免了启动延迟。.
#3 缺乏透明和灵活的定价
其次要注意定价是否透明。看计划是否在网站上清晰可见，是否概述了使用成本--是基于数量还是基于用户。了解每个计划包括哪些功能，哪些是附加功能。.
了解任何文件共享限制以及超出这些限制的额外成本。 定价不透明会导致难以确定数据室的投资回报率和管理成本。此外，僵化的定价计划可能会使您难以获得所需的所有功能，除非您选择价格最高的计划。.
合适的供应商会提供充分的灵活性，允许您通过选择现有计划或附加项目的不同功能来创建自己的定制计划。这样的定价方式让您只需支付所需费用，无需任何额外支出。.
#4 不提供免费试用
试用期可以让您测试可用性和功能，并在实际条件下衡量其性能，而无需做出财务承诺。如果没有免费试用期，那就意味着您在投资前没有机会验证该产品是否符合您的期望、要求和现有工具。.
如果没有试用，就有可能承诺使用一个可能不符合你要求的虚拟数据室，从而导致未来的转换成本。.
#5 顾客差评
持续的负面评论是一个警示信号，表明提供商的产品存在潜在问题，这将最终影响用户满意度和运营。.
交叉检查现有客户的体验非常重要。从反馈中寻找可能表明存在重大问题的模式，如文档访问速度、停机时间、错误或安全问题。此外，还要注意公司如何回应此类反馈和功能请求，因为这表明了他们对客户满意度的承诺。.
#6 客户支持缓慢
在重要的谈判或审查期间，支持团队的缓慢响应可能会导致停机、交易延迟以及关键文件的访问中断。如果当前或以前的用户报告支持人员的响应速度缓慢或可用性有限，则应将其视为严重缺陷。.
有效的支持应是全天候的，尤其是对于跨时区运营的企业或需要立即访问数据室进行时间敏感流程的企业。支持团队可以通过电话、电子邮件和即时聊天等多种渠道提供服务。.
Digify 虚拟数据室介绍
Digify 是下一代虚拟数据室提供商，始终提供强大的安全功能、易于使用的直观平台、收件人参与情况的详细分析以及广泛的定制选项，包括 API 集成和白色标签。.
不只是我们这么说。听听我们的用户怎么说。.
- “我们更喜欢使用 Digify，因为我们能够控制访问权限，清楚地看到谁在浏览，谁能够下载，还能获得详细的细分统计数据”。”- JLL 奥克兰物流与工业分析师 Lewis Bullivant
- “Digify是一款简单而安全的工具，能够与我们已经使用的基础设施进行必要的整合。因此，为我们的内部团队选择和使用 Digify 是一个显而易见的决定”。- Jonathan Agha，WeWork 信息安全副总裁
- “它非常易于使用和浏览。我们的团队成员、客户和潜在投资者对该产品反响非常好”。” – 乔德, Capterra 上的 Digify 用户
- “作为一个技术上的挑战者，我有点犹豫是否要直接进入，但这个软件确实帮助我和我的公司看起来很棒，并大大提高了我们的游戏水平。- Capterra上的Digify用户罗伯特
以下是 JLL、WeWork 等公司信任 Digify 的部分原因；;
- 全面的安全功能： 利用动态水印、强制执行查看文件的自定义条款、下载和打印限制、屏幕屏蔽以阻止截图以及绊线警报等功能，让你随时掌握文件是否被泄露。.
- 详细分析： 深入了解文档参与情况，例如谁查看了您的文件、查看了多长时间、从哪里查看的、是否打印或下载了。有了这些数据，您就可以做出明智的决定，并为您的后续行动安排时间。.
- 高级品牌推广：, 通过添加可配置的 "关于 "页面来解释您的项目，添加您自己的徽标和品牌颜色，自定义您的数据室。.
- 尽职调查工作流程： 我们提供问答、版本历史、细粒度权限、即时查看通知等特殊功能，让您轻松完成尽职调查。.
- 通过电子邮件和聊天提供 24×7 全天候客户支持： Digify 易于使用，无需任何培训即可设置。不过，我们的专业支持团队可通过聊天和电子邮件提供 24×7 全天候服务，确保您随时都能获得帮助。.
- 集成和应用程序接口：. .我们通过 Zapier 和灵活的应用程序接口提供 6,000 多种集成，使您能够将平台与工作流程无缝连接，通过简单的 iFrame 将数据室直接集成到您自己的平台，或构建您自己的应用程序。.
- 灵活透明的定价： 与许多供应商不同，我们发布我们的 定价 我们网站上的大部分计划。您可以轻松定制任何计划，只需支付您所需的费用，没有任何隐藏费用。开始使用时没有最低用户数限制。.
此外，您可以随时免费试用 Digify，无需承担任何经济负担。. 立即开始免费试用.
Willy Cheah
作者
