Heutzutage umfassen M&A-Transaktionen Tausende vertraulicher Dokumente, die von mehreren Parteien gleichzeitig geteilt und geprüft werden müssen. Dealmaker benötigen bei diesen komplexen Transaktionen Unterstützung, um ihre M&A-Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen.
Während die globalen Aktivitäten im Bereich Fusionen und Übernahmen (M&A) erste Anzeichen einer Erholung vom Einbruch im letzten Jahr zeigen, sehen sich Dealmaker mit einer zunehmenden regulatorischen Kontrolle und geopolitischen Unsicherheiten konfrontiert, die den Abschluss von Transaktionen verlangsamen können.
Bedenken Sie Folgendes: Der Abschluss eines durchschnittlichen M&A-Deals dauert 6 bis 12 Monate, wobei das Datenmanagement ein entscheidender Faktor für diese Zeitpläne ist. Laut dem BCG M&A Report überschreiten etwa 40 % der Transaktionen ihre geschätzten Abschlusszeitpläne.
Wie können Dealmaker diese Prozesse also beschleunigen?
Da der M&A-Prozess immer komplexer und datenintensiver wird, ist ein effizientes Management virtueller Datenräume (VDR) heute wichtiger denn je. Bei der Optimierung Ihres Datenraum-Managements geht es nicht nur um Organisation – es geht darum, die Dynamik des Geschäfts aufrechtzuerhalten und die Wertschöpfung in einem komplexen Geschäftsumfeld zu beschleunigen.
Hier sind vier umsetzbare Tipps, mit denen Sie Ihren M&A-Datenraum optimieren und Ihren M&A-Prozess beschleunigen können.
Inhalt
Tip 1: Establish a Clear and Logical Structure For Your M&A Data Room
Ein gut strukturierter Datenraum beschleunigt den Geschäftsabschluss, indem er die Zeit, die Käufer mit der Suche nach Informationen verbringen, reduziert und redundante Informationsanfragen minimiert. Wenn Käufer Dokumente schnell finden und in einer logischen Reihenfolge überprüfen können, können sie die Due Diligence effizienter durchführen, was zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und kürzeren Transaktionszeiten führt.
Beginnen Sie damit, Ihre Hauptordnerkategorien so zu gestalten, dass sie mit den Standardlisten für Due-Diligence-Anfragen übereinstimmen:
- Unternehmensdokumente und -führung
- Finanzinformationen
- Handelsvereinbarungen
- Geistiges Eigentum
- Personalwesen
- Recht und Regulierung
- Betriebsdokumente
- IT und Technologie
- Immobilien und Vermögenswerte
- Umwelt und Sicherheit
Erstellen Sie innerhalb dieser Kategorien intuitive Unterkategorien. „Finanzinformationen“ sollte beispielsweise Folgendes enthalten:
- Jahresabschlüsse
- Monatliche Managementberichte
- Umsatzanalyse
- Kostenstruktur
- Betriebskapital
- Steuererklärungen
- Finanzprognosen
- Prüfungsberichte
Der Schlüssel liegt darin, das richtige Gleichgewicht in Ihrer Ordnerhierarchie zu finden. Zu viele Ebenen können verwirrend sein, zu wenige können zu überladenen Ordnern führen, die schwer zu navigieren sind. Streben Sie nicht mehr als 3–4 Hierarchieebenen an, um eine schnelle Navigation zu ermöglichen und gleichzeitig eine ausreichende Organisation zu gewährleisten.
Tipp 2: Richten Sie robuste Zugriffskontrollen für Ihren M&A-Datenraum ein
Ineffektive Zugriffskontrollen führen zu Verzögerungen im M&A-Prozess und erhöhen das Risiko von Informationslecks, die die Transaktion gefährden könnten.
Ihr virtueller Datenraum muss allen Empfängern der Dateien sofortigen und angemessenen Zugriff ermöglichen. Durch angemessene Zugriffskontrollen und Berechtigungen wird der Zeitaufwand für das Verwalten von Zugriffsanfragen reduziert und ein reibungsloser Übergang zwischen den einzelnen Phasen der Transaktion ermöglicht.
Erstellen Sie eine Übersicht über die verschiedenen am Transaktionsprozess beteiligten Benutzergruppen und die erforderlichen Zugriffsebenen. Überlegen Sie, wie sich diese Zugriffskontrollen und spezifischen Berechtigungen im Laufe der einzelnen Phasen des M&A-Prozesses ändern können.
Neben der Sicherheit sorgt eine robuste Zugriffskontrolle für einen effizienten, abgestuften Offenlegungsprozess, der mit Ihrer Geschäftsstrategie übereinstimmt.
Profi-Tipp: Sobald Sie den Zugriff und die Berechtigungen für verschiedene Benutzergruppen in Ihrem M&A-Datenraum festgelegt haben, ist es wichtig, dass Sie Ihre Offenlegungsstrategie planen.
Die schrittweise Offenlegung ist im M&A-Prozess von entscheidender Bedeutung, um die Dynamik des Geschäfts aufrechtzuerhalten. Anstatt alle Dokumente sofort verfügbar zu machen, sollten Sie Informationen in strategischen Phasen veröffentlichen.
- Phase 1: Grundlegende Unternehmensinformationen, allgemeine Finanzdaten
- Phase 2: Detaillierte Betriebsdaten, wichtige Verträge (für potenzielle Käufer)
- Phase 3: Hochsensible Informationen (nur für ernsthafte Bieter, die Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnet haben)
Dieser Ansatz erhält die Wettbewerbsspannung aufrecht und schützt gleichzeitig sensible Informationen, bis entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarungen vorliegen und das Interesse der Käufer bestätigt ist.
Tipp 3: Nutzen Sie Statistiken und Berichte, um die Dynamik des Geschäfts voranzutreiben
Statistiken zum Datenraum bieten wichtige Einblicke in das Engagement der Käufer und den Fortschritt des Geschäfts. Wenn Sie verstehen, wie Käufer mit Ihrem Datenraum interagieren, können Sie fundierte Entscheidungen über Folgemaßnahmen, zusätzlichen Informationsbedarf und potenzielle Probleme treffen. Diese datengestützten Erkenntnisse können die Entscheidungsfindung beschleunigen und die Gesamtdauer des Geschäfts verkürzen. Zu den wichtigsten zu verfolgenden Kennzahlen gehören:
Nutzerinteraktion
Bei der Überwachung der Nutzerinteraktion sollten Sie die Aktivitäten sowohl auf Gruppen- als auch auf Einzelebene verfolgen. Die Zugriffsmuster auf Dokumente zeigen, welche Teams sich am intensivsten mit den Inhalten Ihres Datenraums beschäftigen.
- Die Anmeldehäufigkeit und -dauer können dabei helfen, die aktivsten Teilnehmer zu ermitteln.
- Die Zeit, die pro Dokument aufgewendet wird, hilft zu verstehen, worauf sich die Käufer bei ihrer Due Diligence konzentrieren.
- Download-Aktivitäten zeigen an, welche Materialien einer tieferen Analyse unterzogen werden.
- Suchanfragen geben Aufschluss darüber, nach welchen Informationen Käufer aktiv suchen, diese aber möglicherweise nicht gefunden haben.
Verhaltensmuster
Mehrere wichtige Verhaltensindikatoren können Ihnen dabei helfen, ernsthafte potenzielle Käufer zu identifizieren.
- Eine sequenzielle Dokumentenprüfung, die einer standardmäßigen Due-Diligence-Checkliste folgt, deutet oft auf eine methodische und ernsthafte Herangehensweise an den Prozess hin.
- Tiefgehende Untersuchungen bestimmter Bereiche können auf besondere Interessen oder Bedenken hinweisen, die eine Nachverfolgung rechtfertigen
- Regelmäßiger Zugriff durch leitende Mitglieder des Teams deutet in der Regel auf ein hohes Engagement für das Geschäft hin
- Ein über einen längeren Zeitraum hinweg konstantes Engagement deutet eher auf ein anhaltendes Interesse als auf eine gelegentliche Erkundung hin
Profi-Tipp: Statistiken sollten direkt Aufschluss darüber geben, wie die Ressourcen des Deal-Teams zugewiesen werden. Die größte Aufmerksamkeit sollte den engagiertesten Käufern gelten, wie sich an ihren Aktivitätsniveaus und Interaktionsmustern ablesen lässt.
Reaktionsprotokolle sollten auf aktive Prüfer ausgerichtet sein, die durch ihre Verhaltensmuster ernsthaftes Interesse zeigen. Die Zeit der Fachexperten sollte auf der Grundlage der beobachteten Aktivitätsmuster und der Schwerpunktbereiche der Käufer zugewiesen werden. Planen Sie Folgetreffen und zusätzliche Sitzungen auf der Grundlage von Interaktionsdaten und nachgewiesenen Interessens- oder Problembereichen.
Tip 4: Use Q&A Features to Address Concerns Efficiently
Ein effizientes System für Fragen und Antworten (F&A) während der Due Diligence verkürzt die Transaktionszeiten und verbessert die Einbindung der Käufer. Datenräume für Fusionen und Übernahmen mit integrierter F&A-Funktionalität verkürzen die Antwortzeit von Tagen auf Stunden und ermöglichen die parallele Bearbeitung mehrerer Anfragen.
Um die Effizienz zu maximieren, sollten klare F&A-Protokolle festgelegt werden, wie z. B.:
- Benennung eines Ansprechpartners für die Verwaltung und Koordination des F&A-Prozesses
- Ernennung von Teams aus Fachexperten für verschiedene Schwerpunktbereiche, Festlegung von Erwartungen an die Reaktionszeiten
- Erstellung eines standardisierten Formats für die Einreichung von Fragen
- Festlegung eines klaren SME-Prozesses und Eskalationspfads. Tägliche F&A-Überprüfungsbesprechungen zur Nachverfolgung von Antworten
Überwachung und Analyse von F&A-Mustern zur Verbesserung des M&A-Prozesses und Nachverfolgung von FAQs zur Identifizierung und Schließung von Informationslücken. Mehrere Fragen zu bestimmten Verträgen deuten oft auf potenzielle Bedenken hinsichtlich des Geschäfts hin. So können beispielsweise wiederholte finanzielle Anfragen auf Lücken in der ursprünglichen Offenlegung hindeuten.
*Nur verfügbar bei Team Plänen und höher.
Pro-Tipp: Sie können Fragemuster verwenden, um zusätzliche Anforderungen an Dokumente zu antizipieren. Technische Fragen zu Systemen gehen oft der Integrationsplanung voraus, während personalbezogene Fragen typischerweise vor der Bekanntgabe des Geschäfts auftauchen. Wenn Sie diese Dokumente in Ihrem Datenraum bereitlegen und organisieren, können Sie Ihren M&A-Deal beschleunigen.
How Digify Speeds Up Your M&A Process
Diese vier Tipps bieten zwar einen Rahmen für die Beschleunigung Ihres M&A-Prozesses, doch für eine effektive Umsetzung ist die richtige Lösung für virtuelle Datenräume erforderlich. Hier macht Digify einen entscheidenden Unterschied.
Digify bietet eine umfassende Lösung für die effiziente Verwaltung Ihres M&A-Prozesses. Unsere intuitiven virtuellen Datenräume lassen sich einfach einrichten, um Dokumente während des gesamten Deal-Prozesses sicher zu teilen und die Aufrufe der einzelnen Dateien zu verfolgen. Digify vereinfacht die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Investoren und gewährleistet gleichzeitig die Sicherheit auf Unternehmensebene für die Verteilung von Dokumenten in großem Umfang.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Zugriff über einen Link für die einfache Freigabe von Dokumenten
- Benutzerfreundliche Oberfläche für eine schnelle Einrichtung und Verwaltung
- Erweiterte Sicherheitsfunktionen mit detaillierten Zugriffskontrollen
- Effizientes Management von F&A
- Umfassende Statistiken und Berichte
Unternehmen wie a href="https://gsquared.com/" target="_blank" rel="noopener">G Squared und JLL haben ihre Due Diligence-Prozesse erfolgreich über die sichere und intuitive Plattform von Digify verwaltet.
Überzeugen Sie sich selbst von dem Unterschied mit unserer 7-tägigen, unverbindlichen Testversion.
