Das Weltwirtschaftsforum listet Datenverstöße und Cyberangriffe neben Naturkatastrophen und Klimawandel als die größten globalen Risiken für 2025 auf.
angegriffen werden. Die Bedeutung der Implementierung von Best Practices für E-Mail-Sicherheit kann daher nicht hoch genug eingeschätzt werden, zumal die meisten Unternehmen für ihre tägliche Geschäftskommunikation stark auf diesen Kanal angewiesen sind. Cyberkriminelle können die übersehenen Schwachstellen der E-Mail-Sicherheit in Unternehmen durch Distributed Denial-of-Service- (DDoS-) und Phishing-Angriffe, Malware und Ransomware sowie durch Fehler von Mitarbeitern leicht ausnutzen.
Laut dem Mimecast State of Email Security 2021 Report gaben 60 % der Unternehmen an, dass ein E-Mail-Angriff im kommenden Jahr unvermeidlich oder wahrscheinlich ist.
Eine schlechte E-Mail-Sicherheit kann zu Datenverlusten und Ausfallzeiten sowie zur Offenlegung vertraulicher Informationen über die Finanzen, das geistige Eigentum, die Mitarbeiter und die Kunden eines Unternehmens führen. Der Verlust der Kontrolle über solche sensiblen Dokumente kann auch zu Umsatz- und Marktanteilsverlusten, Geldstrafen und Rufschädigung führen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, dem Rechtswesen, dem Verlagswesen, dem Bildungswesen und dem Gesundheitswesen.
Dennoch haben Unternehmen noch keine Cyber-Resilienz-Strategie entwickelt, die den Schwerpunkt auf E-Mail-Sicherheit legt. Für jede Art von Angriff gibt es spezielle eigenständige E-Mail-Sicherheitslösungen. IT-Abteilungen benötigen jedoch umfassende Transparenz und Kontrolle über die gesamte E-Mail-Sicherheitsstrategie und -verteidigung des Unternehmens. Nur so können sie sicherstellen, dass sie vor allen möglichen Arten von Angriffen geschützt sind.
Hier sind vier Best Practices für E-Mail-Sicherheit, die Sie in die allgemeine Cybersicherheitsstrategie Ihres Unternehmens integrieren sollten.
Best Practice Nr. 1 – Verbessern Sie Ihre Endpunkt- und E-Mail-Sicherheit
Die E-Mail-Sicherheit für Endpunkte umfasst eine Vielzahl von Tools und Prozessen, die die Geräte der Endbenutzer vor Angriffen über E-Mails schützen. Mitarbeiter können mit Phishing-E-Mails, Spam und Malware angegriffen werden, die beim Öffnen ihre Geräte infizieren und Hackern Zugang zum gesamten Unternehmensnetzwerk verschaffen können.
Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen E-Mail-Sicherheitssoftware für Endpunkte in Kombination mit Antiviren-Tools installieren. Diese können Malware oder Spam-E-Mails von verdächtigen Absendern und IP-Adressen filtern und blockieren und infizierte Systeme von der Versendung von Spam-E-Mails befreien.
Insbesondere kann Endpunkt-Sicherheitssoftware überprüfen, ob ein Gerät die Sicherheitsrichtlinien erfüllt, bevor es Zugriff auf das Netzwerk eines Unternehmens erhält. Remote-Geräte, deren Betriebssysteme nicht aktualisiert wurden, deren Firewall ausgeschaltet ist oder die andere spezifisch erkannte Sicherheitslücken aufweisen, werden der Zugriff verweigert, sodass externe Bedrohungen für das Netzwerk gemindert werden.
E-Mails werden auch von böswilligen Akteuren genutzt, um Zero-Day-Angriffe durchzuführen, die bisher unbekannte Schwachstellen in Software, Hardware oder Firmware ausnutzen. Eine grundlegende Gegenmaßnahme hierfür wäre, dass Ihr IT-Team alle Endpunkte regelmäßig aktualisiert und mit Patches versieht. Dies verhindert zwar Zero-Day-Angriffe nicht vollständig, verringert jedoch deren Erfolgswahrscheinlichkeit oder verschafft Ihnen zumindest mehr Zeit, bis der entsprechende Zero-Day-Patch verfügbar ist.
Eine weitere wichtige Komponente des Endgeräteschutzes ist die Umsetzung unternehmensweiter Richtlinien zu grundlegenden Best Practices für Passwort- und E-Mail-Sicherheit. Sie können Ihre Mitarbeiter beispielsweise anweisen
- Passwörter nicht auf Zetteln oder an öffentlichen Orten zu speichern
- alte Passwörter oder Passwörter, die auf anderen Websites erstellt wurden, nicht zu verwenden
- starke Passwörter mit Sonderzeichen (@) anstelle von alphanumerischen Zeichen (a) zu erstellen
- Verwenden Sie Passwörter, die von Fremden nicht erraten werden können (vermeiden Sie Namen, Alter, Geburtsdaten, Unternehmen, Interessen in sozialen Medien usw.).
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung sollte ebenfalls für alle Mitarbeiter vorgeschrieben oder zumindest empfohlen werden, sei es über ein Mobiltelefon, eine App auf einem Gerät oder Authentifizierungstoken.
Es ist auch hilfreich, die Mitarbeiter kontinuierlich in Bezug auf Best Practices für E-Mail-Sicherheit zu schulen und zu testen, einschließlich der Erkennung von Phishing-E-Mails, damit sie gut darauf vorbereitet sind, diese zu vermeiden und zu melden. Einige Unternehmen führen sogar simulierte Phishing-Angriffe durch, um die Bereitschaft ihrer Mitarbeiter zu testen.
Best Practice Nr. 2 – Schützen Sie Ihre E-Mail-Inhalte durch Verschlüsselung
Um Ihre E-Mail-Inhalte vollständig zu schützen, müssen sowohl der Inhalt als auch die Anhänge während der Übertragung und im Posteingang verschlüsselt sein. Beliebte E-Mail-Plattformen wie Gmail und Outlook verfügen in der Regel nicht über die erforderliche E-Mail-Verschlüsselung auf Unternehmensebene, um Organisationen vollständig vor allen Cyber-Bedrohungen zu schützen. Und selbst wenn diese Plattformen Verschlüsselung unterstützen, funktioniert sie nur, wenn sowohl der Absender als auch die Empfänger bestimmte Erweiterungen aktiviert haben.
Add-in-Verschlüsselungsdienste von Drittanbietern können diese Sicherheitslücken bei Unternehmens-E-Mails schließen. Beachten Sie jedoch, dass einige dieser Verschlüsselungsdienste die Benutzerfreundlichkeit erheblich beeinträchtigen können. Jedes Verschlüsselungstool ist nur dann effektiv, wenn die Benutzer es problemlos in ihren regulären Arbeitsablauf integrieren können. Wägen Sie daher Ihre Optionen sorgfältig ab, indem Sie die Testversionen ausprobieren, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen. Mit den Plug-ins von Digify für Gmail und Outlook können Endbenutzer verschlüsselte E-Mails und Dateien direkt in Gmail oder Outlook senden, ohne ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Lösungen für die Sicherheit von Dokumenten sind auch wirksam, um den unbefugten Zugriff auf Ihre vertraulichen Informationen zu verhindern, die per E-Mail weitergegeben werden. Diese Lösungen geben Ihnen die Kontrolle darüber, wer Ihre Dokumente anzeigen, drucken und herunterladen darf. Sie können sogar den Zugang für den Empfänger nach dem Versenden Ihrer E-Mails widerrufen. Gleichzeitig geben Ihnen Ablauf-Einstellungen, Wasserzeichen, Schutz vor Bildschirmaufnahmen und Nachverfolgung mehr Kontrolle darüber, dass Ihre sensiblen Dokumente in den richtigen Händen bleiben und nicht nach außen gelangen. Diese wichtigen Funktionen zur Sicherheit von Dokumenten sollten Teil jedes Verschlüsselungsdienstes von Drittanbietern sein, für den Sie sich entscheiden.
Best Practice Nr. 3 – Implementieren Sie einen E-Mail-Server-Schutz
Nicht nur E-Mail-Dienste können gehackt werden, sondern auch die Server, auf denen E-Mails gespeichert und versendet werden. Spam- und DDoS-Angriffe auf diese Server können den regulären E-Mail-Transfer und die Verarbeitung stören. Sie können auch von Hackern genutzt werden, um Spam-E-Mails von Ihrem Server zu versenden, wodurch Ihr Ruf geschädigt wird und Sie auf eine schwarze Liste gesetzt werden können.
Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre E-Mail-Server zu schützen. Weisen Sie Ihr IT-Team an, solide Techniken zum Schutz der E-Mail-Server zu implementieren, beginnend mit:
- Beschränken Sie den Mail-Relay-Parameter, indem Sie eine Liste von Domänen und IP-Adressen angeben, an die Ihre E-Mails sicher weitergeleitet werden können.
- Begrenzen Sie die Anzahl der Verbindungen, um das Risiko von Spam- und DDoS-Angriffen zu verringern.
- Überprüfen Sie den Absender durch eine umgekehrte DNS-Abfrage, bevor Sie eingehende Nachrichten akzeptieren.
- Verwenden Sie Inhaltsfilter, um Spammern den Zugriff auf Ihren Server zu verweigern.
Es ist wichtig, mit Ihrem IT-Team zusammenzuarbeiten und ihm alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen, damit es Ihre E-Mail-Server schützen kann. Die frühzeitige Trennung echter E-Mails von Spam, Phishing-Angriffen und anderen Bedrohungen kann entscheidend dazu beitragen, Ihr geistiges Eigentum und vertrauliche Unternehmensinformationen zu schützen.
Best Practice Nr. 4 – Verhindern Sie Datenlecks und -verletzungen
Vertrauliche Dokumente weisen oft bestimmte gemeinsame Merkmale auf. Sie können ähnliche Schlüsselwörter, Datentypen oder Regeln aufweisen, die intelligent genutzt werden können, um diese Dokumente zu identifizieren. Ihr Unternehmen kann die Weitergabe solcher sensibler Daten in E-Mails verhindern, indem es diese anhand von Schlüsselwörtern, Ausdrücken und Regeln filtert, blockiert oder zensiert. Beispielsweise kann Ihr IT-Team alle ausgehenden E-Mails mit persönlichen Informationen wie Sozialversicherungsnummern, Kreditkartendaten und Dateien mit dem Schlüsselwort „vertraulich“ oder „nur für den internen Gebrauch“ blockieren. Eine gute Faustregel ist die Verwendung von Verschlüsselung zum Schutz ausgehender Daten und das Filtern eingehender E-Mails, um Malware, Viren und Phishing-Bedrohungen zu blockieren.
Tools zur Verhinderung von Datenverlusten (Data Loss Prevention, DLP) können angewendet werden, um die Verbreitung sensibler Informationen außerhalb Ihres Unternehmens zu verhindern, indem sie Ihren IT-Admin über Verstöße gegen Datenzugriffsrichtlinien informieren. So kann Ihr IT-Team proaktiv auf Probleme reagieren, anstatt zu versuchen, den Schaden nach einem Datenleck zu beheben. Vorausschauende Technologien wie maschinelles Lernen (ML) und künstliche Intelligenz (KI) werden zunehmend für die Echtzeitüberwachung eingesetzt, um ungewöhnliche Datenmuster zu erkennen, die Datenverletzungen identifizieren und verhindern können.
Ohne wirksame DLP-Tools riskiert Ihr Unternehmen die unbeabsichtigte Offenlegung von Kundendaten, was zu Identitätsdiebstahl, Geldbetrug und dem Verlust Ihrer geschäftlichen Reputation führen kann. Wenn Kunden und Mitarbeiter Ihrem Unternehmen so viel Vertrauen entgegenbringen, dass sie ihre privaten Daten weitergeben, sind Sie dafür verantwortlich, diese zu schützen.
Fazit
Da E-Mails für die meisten Unternehmen das zentrale Kommunikationsmittel sind, ist es von größter Bedeutung, dass dieser Kanal gesichert ist. Die Implementierung solider Best Practices für die E-Mail-Sicherheit in Unternehmen kann dazu beitragen, Angriffe und Datenverletzungen abzuwehren. Dies ist der Schlüssel zum Aufbau von Vertrauen in die Abläufe Ihres Unternehmens, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden.
Durch Hinzufügen einer integrierten E-Mail-Sicherheitslösung eines Drittanbieters wie Digify mit konformer Sicherheit von Dokumenten können Sie sicherstellen, dass die Informationen, die Sie per E-Mail versenden, vor unbefugtem Zugriff, Herunterladen und Missbrauch geschützt sind. Digify verschlüsselt nicht nur Ihre E-Mail-Inhalte und Anhänge, sondern ermöglicht Ihnen auch, den Zugriff auf Ihre Dateien auch nach dem Versand zu kontrollieren. Sie können sehen, wann Ihre Anhänge von den Empfängern geöffnet werden, wie lange sie angesehen werden und ob Ihr Dokument heruntergeladen oder gedruckt wird. Außerdem können Sie verschlüsselte Nachrichten und Anhänge so konfigurieren, dass sie nach einer bestimmten Zeit automatisch ablaufen. Digify verwendet den AES-256-Algorithmus zur Verschlüsselung von E-Mails und Dateien, der für streng geheime Dokumente zertifiziert ist.
Ihr Unternehmen muss keine Abstriche bei der nahtlosen Zusammenarbeit machen, um vertrauliche Geschäftsinformationen sicher zu kommunizieren. Testen Sie noch heute die Plugins von Digify für Gmail und Outlook kostenlos und finden Sie heraus, ob sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Kostenlose Testversion
