Verhindern Sie die Preisgabe von geistigem Eigentum: 5 Gründe, warum Passwörter PDFs nicht schützen

Manche sagen, dass Sie Ihre PDF-Dateien mit einem Passwort schützen können. Das mag nicht der Fall sein. Trotzdem, Passwortschutz für PDF-Dokumente ist mittlerweile weit verbreitet, denn es ist eine einfache Lösung für ein Problem, das sich für Ihr Unternehmen als komplex erweisen könnte.

Als Start-up-Unternehmen werden Sie häufig mit Situationen konfrontiert, in denen Sie geschützte Informationen, Finanzdaten und andere Arbeitsprodukte an Personen außerhalb Ihres Unternehmens weitergeben müssen, z. B. an Banker, potenzielle Investoren oder Vertragsarbeiter. In jedem dieser Fälle könnten die Daten Ihres Unternehmens in eine riskante Situation geraten.

Unternehmen möchten ihre PDF-Dateien aus verschiedenen Gründen mit einem Kennwort schützen, z. B. um das Urheberrecht zu schützen, Änderungen einzuschränken, digitale Signaturen anzufordern oder die Möglichkeit zum Drucken und Kopieren einzuschränken.

Einige Unternehmen könnten sich jedoch zu stark auf diese Wertpapiere stützen, um geistiges Eigentum speichern die das Lebenselixier ihrer Unternehmen sein könnten.

Der Verlust der Kontrolle über diese Dokumente könnte Ihr Unternehmen ernsthaft schädigen, wenn sie in die falschen Hände geraten, sei es in böser Absicht oder aus Versehen.

Fünf Gründe, warum Sie PDFs nicht mit einem Passwort schützen sollten

Auch wenn PDF-Dokumente mit einem geringen Maß an Sicherheit ausgestattet sind, wenn sie durch ein Passwort geschützt sind, sollten Sie diese Gründe berücksichtigen, wenn Sie einen höheren Schutz für Ihr geistiges Eigentum anstreben:

1. Passwörter können die Person, die die Datei betrachtet, nicht identifizieren

Sobald Sie Unternehmensdokumente an jemanden weitergeben und das Passwort mitteilen, verlieren Sie die Kontrolle darüber, wer das Passwort besitzt. Die Person(en), an die Sie das Kennwort weitergeben, können es an jeden weitergeben, den sie für geeignet halten, um auf Ihre Datei zuzugreifen. Wenn die gemeinsame Nutzung von Passwörtern beginnt, ist es unwahrscheinlich, dass Sie wissen, wie viele Personen auf Ihre Datei zugreifen.

Der Diebstahl von Passwörtern ist ebenfalls ein häufiges Problem, da Sie das Passwort in schriftlicher Form an den Benutzer weitergeben müssen. In der Regel wird sich der Benutzer nur schwer an das Passwort erinnern können und eine schriftliche Kopie an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahren. Hacker könnten das Passwort finden, wenn es auf dem Computer oder sogar auf einem mobilen Gerät gespeichert ist. Liegt es auf dem Schreibtisch, könnte jemand im Büro oder ein Besucher das Kennwort finden und Zugang zu Ihren Daten erhalten.

2. Passwortgeschützte Dokumente können nicht abgerufen werden

Wenn Ihr Dokument Ihre sicheren Server verlässt, ist es für immer im Äther.

Kostenlose Verschlüsselungsdienste, auch von Unternehmen wie Adobe oder Microsoft Office, bieten zwar die Möglichkeit, das Drucken oder Kopieren einzuschränken, aber sie haben keine Möglichkeit, eine Datei zurückzurufen. Sobald jemand auf Ihre PDF-Datei zugreift, hat er permanenten Zugriff, selbst wenn das Dokument verändert oder veraltet ist.

3. Gesperrte Dateien können in ungesicherte Dateien umgewandelt werden

Sobald ein Nutzer das Kennwort kennt, kann er die PDF-Datei leicht in eine ungesicherte Version umwandeln, entweder mit einer leicht erhältlichen Software oder sogar mit dem Google Chrome-Browser.

Auch wenn Ihr Benutzer keine böswilligen Absichten hat, kann es ihn frustrieren, dass er jedes Mal, wenn er die Datei öffnet, das Kennwort suchen und in ein brauchbares Format konvertieren muss.

Die Benutzer können auch Screenshots oder sogar Aufnahmen der Datei machen und diese in andere Dateiformate konvertieren, die gemeinsam genutzt werden können.

4. Die Passwortpflege wird zum Kopfzerbrechen

Wenn Sie mehrere Dokumente versenden müssen, kann die Verwaltung einer Liste von Kennwörtern zu einem Alptraum werden. Sie schaffen eine sicherere Umgebung, wenn Sie für jedes Dokument ein anderes Kennwort festlegen.

Sie müssen jedoch Aufzeichnungen über jedes Kennwort und die Personen, denen es mitgeteilt wurde, führen. Oftmals vergessen die Benutzer ihre Passwörter oder verlegen den Ort, an dem sie sie aufgezeichnet haben, und bitten darum, sie ihnen erneut zukommen zu lassen.

5. Passwörter sind unendlich hackbar

Die meisten Verschlüsselungsprogramme verlangen mindestens 6-8 Zeichen und eine Mischung aus Klein- und Großbuchstaben, Ziffern und manchmal Symbolen. Bessere Sicherheit bietet ein 16-stelliger ASCII-Passwortgenerator, aber ein entschlossener Hacker kann einen solchen Code in 1 Stunde knacken.

Wenn Sie einen allgemeinen Passwortcode wählen, vereinfacht dies die Aufgabe des Hackers, da er zunächst eine Liste häufig verwendeter Passwörter durchsuchen muss.

Wie Digify Ihre IP-Sicherheitsanforderungen besser erfüllt

Digify bietet eine einfache All-in-One-Software für die Verwaltung digitaler Rechte.

Zu den Funktionen von Digifys DRM:

• Vollständige Kontrolle des Zugangs: Nur Personen, die Sie einladen, dürfen auf Ihre Dateien zugreifen. Sie müssen beim ersten Zugriff einen Benutzercode eingeben und können diesen nicht weitergeben.
• Rückverfolgung und Analytik: Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn eine Person zum ersten Mal auf eine Datei zugreift, und Sie können verfolgen, wann, wo und wie lange die Person auf die Dateien zugreift - alles Funktionen, die Sie nicht kontrollieren können, wenn Sie passwortgeschützte PDF-Dateien versenden.
• Zugang widerrufen: Sie können den Zugang einer Person jederzeit und von jedem Ort aus sperren, sobald sie den Zugang nicht mehr benötigt oder wenn Sie sehen, dass sie versucht, ihre Zugangsbedingungen zu verletzen.
• Dateien schützen: Sie können das Kopieren, Einfügen und Drucken Ihrer digitalen Dateien blockieren. Sie können auch automatisch ein dynamisches Wasserzeichen oder einen beweglichen Bildschirmschutz platzieren, um Screenshots oder Bildschirmaufnahmen zu verhindern.
• Ablauf der Datei: Sie können ein automatisches Datum festlegen, an dem sich die Dateien selbst zerstören oder an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit ablaufen.
• Unterstützung mehrerer Formate: Digify unterstützt PDFs, aber auch Fotos, Videos, Tabellenkalkulationen, E-Books und andere Textverarbeitungsdokumente.