Manche behaupten, dass Sie Ihre PDF-Dateien durch Passwortschutz sichern können. Das ist jedoch nicht unbedingt der Fall. Dennoch ist der Passwortschutz für PDF-Dokumente weit verbreitet, da er eine einfache Lösung für ein Problem darstellt, das für Ihr Unternehmen komplexe Folgen haben kann.
Als Start-up werden Sie häufig mit Situationen konfrontiert, in denen Sie vertrauliche Informationen, Finanzdaten und andere Arbeitsergebnisse an Personen außerhalb Ihres Unternehmens senden müssen, beispielsweise an Banker, potenzielle Investoren oder Vertragsarbeiter. All dies kann die Daten Ihres Unternehmens in eine riskante Situation bringen.
Unternehmen möchten ihre PDF-Dateien aus verschiedenen Gründen mit einem Passwort schützen, beispielsweise zum Schutz des Urheberrechts, zur Einschränkung von Änderungen, zur Anforderung digitaler Signaturen oder zur Einschränkung der Druck- und Kopierfunktionen.
Einige Unternehmen verlassen sich jedoch möglicherweise zu sehr auf diese Sicherheitsmaßnahmen, um geistiges Eigentum zu schützen, das für ihr Geschäft von entscheidender Bedeutung sein könnte.
Der Verlust der Kontrolle über diese Dokumente kann Ihrem Unternehmen ernsthaft schaden, wenn sie durch böswillige Absicht oder versehentlich in die falschen Hände geraten.
Fünf Gründe, warum Sie PDF-Dateien nicht mit einem Passwort schützen sollten
PDF-Dateien bieten zwar einen gewissen Grad an Sicherheit, wenn sie mit einem Passwort geschützt sind, dennoch sollten Sie die folgenden Gründe berücksichtigen, um ein höheres Maß an Schutz für Ihr geistiges Eigentum zu gewährleisten:
1. Passwörter können die Person, die die Datei aufruft, nicht identifizieren
Sobald Sie Unternehmensdokumente an jemanden weitergeben und das Passwort bereitstellen, verlieren Sie die Kontrolle darüber, wer das Passwort besitzt. Die Person(en), an die Sie das Passwort senden, kann/können es an beliebige Personen weitergeben, die sie für den Zugriff auf Ihre Datei für geeignet halten. Sobald die Weitergabe des Passworts begonnen hat, können Sie kaum noch nachvollziehen, wie viele Personen auf Ihre Datei zugreifen.
Passwortdiebstahl ist ebenfalls ein häufiges Problem, da Sie das Passwort in schriftlicher Form an den Benutzer senden müssen. In der Regel fällt es dem Benutzer schwer, sich Ihr Passwort zu merken, und er bewahrt eine schriftliche Kopie an einem leicht zugänglichen Ort auf. Hacker könnten das Passwort finden, wenn es auf ihrem Computer oder sogar auf einem mobilen Gerät gespeichert ist. Wenn es an ihrem Schreibtisch notiert ist, könnte jemand aus ihrem Büro oder ein Besucher das Passwort finden und Zugriff auf Ihre Informationen erhalten.
2. Passwortgeschützte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden
Wenn Ihr Dokument Ihre sicheren Server verlässt, ist es für immer im Äther.
Kostenlose Verschlüsselungsdienste, selbst von Unternehmen wie Adobe oder Microsoft Office, bieten Ihnen Optionen zum Einschränken des Druckens oder Kopierens, aber sie haben keine Möglichkeit, eine Datei zurückzurufen. Sobald jemand auf Ihre PDF-Datei zugreift, hat er dauerhaften Zugriff, auch wenn das Dokument geändert oder veraltet ist.
3. Gesperrte Dateien können in ungesicherte Dateien konvertiert werden
Sobald ein Benutzer das Passwort hat, kann er die PDF-Datei ganz einfach mit einer leicht verfügbaren Software oder sogar mit dem Google Chrome-Browser in eine ungesicherte Version konvertieren.
Auch wenn Ihr Benutzer keine böswilligen Absichten hat, kann es frustrierend sein, jedes Mal, wenn er die Datei öffnet, das Passwort suchen und sie in ein verwendbares Format konvertieren zu müssen.
Benutzer können auch Screenshots oder sogar Aufzeichnungen der Datei machen und diese in andere gemeinsam nutzbare Dateiformate konvertieren.
4. Die Verwaltung von Passwörtern wird zum Problem
Wenn Sie mehrere Dokumente versenden müssen, kann die Verwaltung einer Passwortliste zu einem Albtraum werden. Sie schaffen sicherlich eine sicherere Umgebung, wenn Sie für jedes Dokument ein anderes Passwort erstellen.
Allerdings müssen Sie dann Aufzeichnungen über jedes Passwort und die Personen, denen es mitgeteilt wurde, führen. Benutzer vergessen häufig Passwörter oder verlegen die Aufzeichnungen und bitten um erneute Zusendung.
5. Passwörter sind unbegrenzt hackbar
Die meisten Verschlüsselungsprogramme erfordern mindestens 6-8 Zeichen und eine Kombination aus Klein- und Großbuchstaben, Ziffern und manchmal Symbolen. Eine bessere Sicherheit kann mit einem 16-stelligen ASCII-Passwortgenerator erreicht werden, aber ein entschlossener Hacker kann einen solchen Code in einer Stunde knacken.
Wenn Sie einen gängigen Passwortcode wählen, vereinfachen Sie dem Hacker die Arbeit, da dieser als erstes eine Liste häufig verwendeter Passwörter durchsucht.
Wie Digify Ihre IP-Sicherheitsanforderungen besser erfüllt
Digify bietet eine einfache All-in-One-Software für die Verwaltung digitaler Rechte.
Zu den Funktionen der DRM-Lösung von Digify gehören:
- Volle Kontrolle über den Zugriff: Nur von Ihnen eingeladene Personen können auf Ihre Dateien zugreifen. Sie müssen beim ersten Zugriff einen Benutzercode eingeben und dürfen diesen nicht weitergeben.
- Verfolgung und Statistik: Sie erhalten eine Warnung, wenn eine Person zum ersten Mal auf eine Datei zugreift, und Sie können verfolgen, wann und wo sie auf die Dateien zugreift und wie lange – all dies sind Funktionen, über die Sie beim Versenden passwortgeschützter PDF-Dateien keine Kontrolle haben.
- Zugang widerrufen: Sie können den Zugang einer Person jederzeit und von überall widerrufen, sobald sie keinen Zugang mehr benötigt oder wenn Sie feststellen, dass sie gegen die Zugangsvoraussetzungen verstößt.
- Dateien schützen: Sie können das Kopieren, Einfügen und Drucken Ihrer digitalen Dateien blockieren. Sie können auch automatisch ein dynamisches Wasserzeichen oder einen verschiebbaren Bildschirmschutz einfügen, um Screenshots oder Bildschirmaufzeichnungen zu verhindern.
- Dateiablauf: Sie können ein automatisches Datum festlegen, an dem Dateien sich selbst zerstören oder zu einem bestimmten Zeitpunkt ablaufen.
- Unterstützung mehrerer Formate: Digify unterstützt PDFs, aber auch Fotos, Videos, Tabellen, E-Books und andere Textverarbeitungsdokumente.
