Heute nutzen mehr als 5 Millionen Unternehmen Google G Suite, um wichtige Geschäftsabläufe zu wickeln. Viele dieser Unternehmen sind in Branchen wie Finanzen, Bildung, Medien, Gesundheitswesen und anderen tätig, in denen sichere E-Mails erforderlich sind, um die Datenschutzgesetze einzuhalten oder sensible Informationen auszutauschen, ohne wertvolle Vermögenswerte zu riskieren. Der Ruf eines Unternehmens ist eines der mächtigsten und zugleich fragilsten Vermögenswerte, der durch die unbeabsichtigte Offenlegung vertraulicher Daten, insbesondere persönlicher Informationen von Kunden, leicht beschädigt werden kann.
Obwohl die E-Mail-Plattform Gmail von G Suite E-Mail-Verschlüsselungsdienste anbietet, ist sie nicht immer so sicher, wie Sie vielleicht denken. Das liegt daran, dass Gmail zur Unterstützung der Verschlüsselung auf S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) setzt, das nur funktioniert, wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger es aktiviert haben.
Das bedeutet, dass Sie möglicherweise nicht geschützt sind, wenn Sie eine E-Mail an einen Empfänger senden, der eine andere E-Mail-Plattform verwendet, die S/MIME nicht unterstützt. Im Jahr 2013 verschafften sich Cyberkriminelle Zugriff auf sensible Kundendaten, indem sie 3 Milliarden Yahoo-E-Mail-Konten hackten. Glücklicherweise können Sie mit Diensten von Drittanbietern sicherstellen, dass Ihre Gmail-E-Mail-Nachrichten und -Anhänge immer vollständig geschützt sind.
So verschlüsseln Sie Gmail-Anhänge vollständig
Neben dem Schutz sensibler E-Mail-Nachrichten berücksichtigen viele nicht, dass die sensibelsten Informationen in einer E-Mail oft in Anhängen gespeichert sind.
Die Verwendung einer End-to-End-Verschlüsselung ist die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Nachrichten und Gmail-Anhänge vollständig sicher sind. Mit dieser Methode werden Ihre E-Mails verschlüsselt, während sie in Ihrem Posteingang gespeichert sind und an den Empfänger übertragen werden.
Google hat schon seit geraumer Zeit darüber diskutiert, Gmail um eine End-to-End-Verschlüsselung zu erweitern, hat dies jedoch leider noch nicht umgesetzt. In der Zwischenzeit springen Drittanbieter mit Verschlüsselungserweiterungen und -anwendungen in die Bresche.
Viele dieser Optionen von Drittanbietern erschweren jedoch die Nutzung von E-Mails sowohl für den Absender als auch für den Empfänger erheblich. Wenn die E-Mail-Verschlüsselung nicht unter Berücksichtigung der Benutzerfreundlichkeit entwickelt wurde, kann sie schwierig zu verwenden sein, zusätzliche Schritte zum Lesen einer E-Mail erfordern und den gesamten E-Mail-Prozess verlangsamen.
Mit der Gmail-Verschlüsselungserweiterung von Digify können Sie Gmail-Anhänge und -Nachrichten ganz einfach verschlüsseln, ohne dass Ihre Empfänger die Plattform abonnieren oder manuell ein Passwort eingeben müssen.
So verwenden Sie Digify zum Verschlüsseln von Gmail-Anhängen
Ohne Ihren Arbeitsablauf zu ändern, können Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Gmail-Anhänge behalten, indem Sie eine verschlüsselte E-Mail direkt in Gmail versenden. Sie können auch festlegen, ob Empfänger Ihr angehängtes Dokument herunterladen oder drucken dürfen, und sogar den Zugang zur Datei jederzeit nach dem Versenden widerrufen. Wenn Ihr Empfänger Ihren verschlüsselten Gmail-Anhang erhält, muss er lediglich auf den Dokument-Link in Ihrer E-Mail klicken. Sie können dann wählen, ob der Empfänger seine E-Mail-Adresse bestätigen soll oder nicht, und ihm wird automatisch ein Code zum Öffnen des Anhangs gesendet.
Es sind nur fünf einfache Schritte erforderlich, um mit der Gmail-Verschlüsselungserweiterung von Digify zu beginnen:
- Laden Sie die Digify-Erweiterung aus dem Chrome Web Store herunter.
- Verfassen Sie Ihre E-Mail-Nachricht in Gmail.
- Hängen Sie Ihr Dokument mit der Digify-Erweiterung an Ihre E-Mail an.
- Passen Sie Ihre Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an:
- Fügen Sie Empfänger hinzu, die Zugriff erhalten sollen
- Legen Sie Berechtigungen für das Drucken und Herunterladen Ihrer angehängten Datei fest
- Wählen Sie, ob Sie ein personalisiertes Wasserzeichen zur Nachverfolgung und Identifizierung hinzufügen möchten
- Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, zu denen das Dokument automatisch abläuft
- Fügen Sie Ihren Gmail-Anhang als Link in Ihre E-Mail ein und senden Sie sie
Sie können sich auch das folgende Demo-Video ansehen, um zu erfahren, wie Sie einen Gmail-Anhang mit Digify verschlüsseln können:
Fortschrittliche Dateiverschlüsselung, auf die Sie sich verlassen können
Zum Verschlüsseln von Gmail-Anhängen verwendet Digify den AES-256-Verschlüsselungsalgorithmus, der von der National Security Administration (NSA) für streng geheime Dokumente zertifiziert ist. Asymmetrische Verschlüsselungssysteme (AES) sichern Daten mit einem öffentlichen Schlüssel, der nur vom vorgesehenen Empfänger mit dem richtigen privaten Schlüssel entschlüsselt werden kann.
Dadurch eignet sich die asymmetrische Verschlüsselung besser für die Sicherung von Daten während der Übertragung, da der Absender den privaten Schlüssel des Empfängers nicht kennen muss. AES gilt als die derzeit sicherste symmetrische Verschlüsselungsmethode.
Digify verschlüsselt Daten außerdem mit einer Umschlag-Verschlüsselung, bei der ein Datenverschlüsselungsschlüssel (DEK) verwendet und dieser anschließend mit einem Hauptschlüssel verschlüsselt wird. Der Hauptvorteil der Umschlag-Verschlüsselung besteht darin, dass Sie sich bei der Verschlüsselung eines Datenschlüssels keine Gedanken darüber machen müssen, wo Sie ihn speichern, da der Datenschlüssel durch die Verschlüsselung geschützt ist. Der verschlüsselte Schlüssel kann also sicher zusammen mit den verschlüsselten Daten gespeichert werden.
So verfolgen Sie verschlüsselte Gmail-Anhänge
Mit Digify können Sie Ihre Gmail-Anhänge nicht nur sicher verschlüsseln, sondern auch Ihr Dokument verfolgen, um zu sehen, wann es geöffnet, gedruckt und weitergeleitet wurde, ohne Ihren Gmail-Posteingang zu verlassen. Sie können sehen, ob der Empfänger Ihren Anhang angesehen hat, wie lange er ihn angesehen hat und ob er Ihre Datei heruntergeladen oder gedruckt hat.
Außerdem können Sie Ihre Datei so einstellen, dass sie nach einer bestimmten Zeit automatisch abläuft. Auf diese Weise müssen Sie nie riskieren, dass Ihre vertraulichen Informationen in die falschen Hände geraten. Sie können den Zugang sogar widerrufen, nachdem der Gmail-Anhang an den Empfänger gesendet wurde, indem Sie einfach auf einen Schalter klicken.
Fazit
Datenverstöße im Zusammenhang mit E-Mails und Anhängen nehmen jedes Jahr exponentiell zu. Dies ist besonders beängstigend, da E-Mails nach wie vor das beliebteste Kommunikationsmittel in Unternehmen sind, wodurch Millionen von Unternehmen sowohl Reputations- als auch finanzielle Verluste riskieren.
Unternehmen versenden täglich Verträge, Präsentationen und viele andere Arten von sensiblen Dokumenten per E-Mail. Sobald Sie eine E-Mail versenden, verlieren Sie die Kontrolle über die angehängten Dateien. Oft wissen Sie nicht einmal, ob sie vom Empfänger geöffnet wurden.
Die gute Nachricht ist, dass E-Mail-Verschlüsselungslösungen wie Digify die Sicherheit Ihrer E-Mails vor Verstößen verbessern können. Jetzt hat Ihr Unternehmen vollständige Kontrolle darüber, wer Zugriff auf Ihre Gmail-Anhänge hat, ohne dass die nahtlose Benutzerfreundlichkeit und Zusammenarbeit beeinträchtigt wird.
Aber Sie müssen sich nicht auf unser Wort verlassen. Starten Sie eine kostenlose Testversion der Gmail-Verschlüsselungserweiterung von Digify und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach es ist, verschlüsselte Gmail-Anhänge an jeden beliebigen Ort und an jeden beliebigen Empfänger zu versenden, ohne sich Gedanken machen zu müssen.
