So verschlüsseln und verfolgen Sie Ihre Google Mail-Anhänge ganz einfach

Heute sind mehr als 5 Millionen Unternehmen nutzen die G Suite von Google um wichtige Geschäfte zu tätigen. Viele dieser Unternehmen sind in Branchen wie dem Finanzwesen, dem Bildungswesen, den Medien, dem Gesundheitswesen und anderen tätig, die sichere E-Mails benötigen, um die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten oder um sensible Informationen auszutauschen, ohne den Verlust wertvoller Vermögenswerte zu riskieren. Der Ruf eines Unternehmens ist eines der mächtigsten, aber auch zerbrechlichsten Güter, das leicht beschädigt werden kann, wenn vertrauliche Daten, insbesondere persönliche Informationen von Kunden, unbeabsichtigt preisgegeben werden. 

Obwohl die E-Mail-Plattform Gmail von G Suite E-Mail-Verschlüsselungsdienste anbietet, ist sie nicht immer so sicher, wie Sie vielleicht denken. Das liegt daran, dass Gmail zur Unterstützung der Verschlüsselung auf S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) zurückgreift, das nur funktioniert, wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger haben es aktiviert.   

Wenn Sie also eine E-Mail an einen Empfänger senden, der eine andere E-Mail-Plattform verwendet, die nicht S/MIME nutzt, sind Sie möglicherweise nicht geschützt. Im Jahr 2013 verschafften sich Cyberkriminelle Zugang zu sensiblen Kundendaten, indem sie Hacken von 3 Milliarden Yahoo-E-Mail-Konten. Glücklicherweise können Sie mit Diensten von Drittanbietern sicherstellen, dass Ihre Google Mail-E-Mails und -Anhänge immer absolut sicher sind.

So verschlüsseln Sie Gmail-Anhänge vollständig    

Neben dem Schutz sensibler E-Mail-Nachrichten bedenken viele nicht, dass die sensibelsten Informationen in einer E-Mail oft in Anhängen gespeichert sind. 

Verwendung von End-to-End-Verschlüsselung ist die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Nachrichten und Google Mail-Anhänge absolut sicher sind. Bei dieser Methode werden Ihre E-Mails verschlüsselt, während sie im Posteingang und auf dem Weg zum Empfänger ruhen. 

Google hat schon seit einiger Zeit darüber nachgedacht, Gmail mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auszustatten, hat aber leider noch nicht geliefert. In der Zwischenzeit sind Drittanbieterdienste auf den Plan getreten, um die Lücke mit Verschlüsselungserweiterungen und -anwendungen zu schließen. 

Viele dieser Optionen von Drittanbietern erschweren jedoch die E-Mail-Nutzung sowohl für den Absender als auch für den Empfänger erheblich. Wenn die E-Mail-Verschlüsselung nicht mit Blick auf die Benutzerfreundlichkeit entwickelt wurde, kann sie schwierig zu bedienen sein, zusätzliche Schritte zum Lesen einer E-Mail erfordern und den gesamten E-Mail-Prozess verlangsamen.  

Mit der Gmail-Verschlüsselungserweiterung von Digify können Sie ganz einfach Gmail-Anhänge und -Nachrichten verschlüsseln, ohne dass Ihr Empfänger die Plattform abonniert haben oder ihm manuell ein Passwort geben muss. 

So verschlüsseln Sie Gmail-Anhänge mit Digify  

Ohne Ihren Arbeitsablauf zu ändern, können Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Google Mail-Anhänge behalten, indem Sie eine verschlüsselte E-Mail direkt in Google Mail versenden. Sie können auch festlegen, ob die Empfänger Ihr angehängtes Dokument herunterladen oder ausdrucken können, und sogar den Zugriff auf die Datei jederzeit nach dem Versand per E-Mail widerrufen. Wenn Ihr Empfänger Ihren verschlüsselten Google Mail-Anhang erhält, muss er nur auf den Dokumentlink in Ihrer E-Mail klicken. Sie können dann wählen, ob der Empfänger seine E-Mail-Adresse verifizieren soll oder nicht, und ihm wird automatisch ein Code zum Öffnen des Anhangs zugeschickt.  

Es sind nur fünf einfache Schritte erforderlich, um mit der Gmail-Verschlüsselungserweiterung von Digify zu beginnen:

1. Laden Sie die Digify-Erweiterung aus dem Chrome-Webstore herunter
2. Verfassen Sie Ihre E-Mail-Nachricht in Google Mail
3. Hängen Sie Ihr Dokument mit der Digify-Erweiterung an Ihre E-Mail an
4. Passen Sie Ihre Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an:
   • Hinzufügen von Empfängern, die Zugang erhalten sollen
   • Berechtigungen für das Drucken und Herunterladen der angehängten Datei festlegen
   • Wählen Sie, ob Sie ein personalisiertes Wasserzeichen zur Nachverfolgung und Identifizierung hinzufügen möchten
   • Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, zu der das Dokument automatisch abläuft
5. Fügen Sie Ihren Gmail-Anhang als Link in Ihre E-Mail ein und senden Sie sie 

Sie können sich auch die Video-Demo unten ansehen, um zu sehen, wie man einen Gmail-Anhang mit Digify verschlüsselt: 

Erweiterte Dateiverschlüsselung, auf die Sie sich verlassen können

Um Gmail-Anhänge zu verschlüsseln, verwendet Digify die AES-256-Verschlüsselungsalgorithmus das von der National Security Administration (NSA) für streng geheime Dokumente zertifiziert ist. Asymmetrische Verschlüsselungssysteme (AES) sichern Daten mit einem öffentlichen Schlüssel, der nur von dem vorgesehenen Empfänger entschlüsselt werden kann, der über den richtigen privaten Schlüssel verfügt. 

Dadurch ist die asymmetrische Verschlüsselung besser geeignet, Daten während der Übertragung zu schützen, da der Absender den privaten Schlüssel des Empfängers nicht kennen muss. AES gilt als die sicherste derzeit verfügbare symmetrische Chiffriermethode. 

Digify verschlüsselt die Daten auch mit Umschlagverschlüsselung, Bei der Umschlagverschlüsselung wird ein Datenverschlüsselungsschlüssel (DEK) verwendet und der DEK dann mit einem Stammschlüssel verschlüsselt. Der Hauptvorteil der Umschlagverschlüsselung besteht darin, dass man sich bei der Verschlüsselung eines Datenschlüssels keine Gedanken darüber machen muss, wo man ihn aufbewahrt, da der Datenschlüssel durch die Verschlüsselung geschützt ist. Der verschlüsselte Schlüssel kann also sicher zusammen mit den verschlüsselten Daten gespeichert werden.

Wie man verschlüsselte Gmail-Anhänge verfolgt

Mit Digify können Sie nicht nur Ihren Gmail-Anhang sicher verschlüsseln, sondern auch Ihr Dokument verfolgen um zu sehen, wann sie geöffnet, gedruckt und weitergeleitet wurde, ohne Ihren Google Mail-Posteingang zu verlassen. Sie können sehen, ob und wie lange Ihr Empfänger den Anhang angesehen hat und ob er Ihre Datei heruntergeladen oder gedruckt hat. 

Und Sie können Ihre Datei so einrichten, dass automatisch ablaufen nach einer festgelegten Zeitspanne. Auf diese Weise müssen Sie nie riskieren, dass Ihre vertraulichen Informationen in die Hände der falschen Person gelangen. Sie können sogar den Zugriff widerrufen, nachdem der Google Mail-Anhang an Ihren Empfänger gesendet wurde, indem Sie einfach auf einen Kippschalter klicken.

Schlussfolgerung

Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit E-Mails und Anhängen nehmen jedes Jahr exponentiell zu. Dies ist besonders beängstigend, weil die E-Mail nach wie vor die beliebteste Methode der Unternehmenskommunikation ist, die Millionen von Unternehmen dem Risiko von Rufschädigung und finanziellen Verlusten aussetzt. 

Unternehmen versenden täglich Verträge, Präsentationen und viele andere sensible Dokumente per E-Mail. Und sobald Sie eine E-Mail versenden, verlieren Sie die Kontrolle über die angehängten Dateien. Oft weiß man nicht einmal, ob sie vom Empfänger geöffnet wurde.   

Die gute Nachricht ist, dass E-Mail-Verschlüsselungslösungen wie Digify Ihre E-Mail-Sicherheit gegen Verstöße stärken können. Jetzt kann Ihr Unternehmen vollständig kontrollieren, wer Zugriff auf Ihre Google Mail-Anhänge hat, ohne die nahtlose Benutzerfreundlichkeit und Zusammenarbeit zu beeinträchtigen.  

Aber Sie müssen sich nicht auf unser Wort verlassen. Starten Sie eine kostenloser Test von Digifys Gmail-Verschlüsselungserweiterung und sehen Sie selbst, wie einfach es ist, verschlüsselte Gmail-Anhänge an jeden beliebigen Ort und an jeden beliebigen Benutzer zu senden.