Wie man eine wirklich sichere E-Mail in Microsoft Outlook versendet

Seit vielen Jahren wird Microsoft Outlook von einer Vielzahl von Unternehmen für die Verteilung von Dateien, die Planung von Besprechungen und den Versand von E-Mails verwendet. Der Ruf und die Einnahmen eines Unternehmens hängen davon ab, dass der Verlust von wertvollen Vermögenswerten und privaten Kundeninformationen vermieden wird. 

Ein falscher Umgang mit sensiblen Daten kann auch zu Geldstrafen und anderen Sanktionen für Branchen wie Finanzen, Recht, Verlagswesen, Bildung und Gesundheitswesen führen, die Datenschutzgesetze wie HIPAA oder GDPR einhalten müssen. 

Angesichts der zunehmenden Herausforderungen im Bereich der Cybersicherheit ist die E-Mail-Verschlüsselung der Industriestandard für den Schutz von Daten. Ganz gleich, ob Sie ein Kennwort für ein Dokument an Kollegen senden oder ein vertrauliches Kundengeschäft aushandeln müssen, es ist wichtig, die beste verfügbare Outlook-E-Mail-Verschlüsselung einzusetzen, um sicherzustellen, dass Sie wirklich geschützt sind. 

Wie man eine vollständig verschlüsselte E-Mail in Outlook sendet 

Die E-Mail-Verschlüsselungsdienste von Microsoft Outlook sind nicht so sicher, wie Sie vielleicht glauben. Das liegt daran, dass Outlook E-Mails mit S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) und Office 365 Nachrichtenverschlüsselung verschlüsselt, die sich beide auf der Absender und der Empfänger haben es aktiviert.   

Sie sind möglicherweise nicht geschützt, wenn Sie eine E-Mail an einen Empfänger senden, der eine E-Mail-Plattform verwendet, die keine S/MIME- oder Office 365-Nachrichtenverschlüsselung unterstützt. Kostenlose Webmail-Benutzer, wie z. B. Clients auf Google Mail, Yahoo und iCloud verfügen oft nicht über die für eine zuverlässige E-Mail-Verschlüsselung erforderlichen Funktionen.

Im Jahr 2019 werden Cyber-Kriminelle gehackter Webmail-Client Outlook.com und verschaffte sich Zugang zu sensiblen privaten Informationen, darunter E-Mail-Betreffzeilen, Ordnernamen, Kontaktlisten und einige E-Mail-Inhalte. Verwendung von End-to-End-Verschlüsselung ist die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Outlook-E-Mail-Nachrichten und -Anhänge absolut sicher sind, sowohl bei der Übermittlung an den Empfänger als auch im Posteingang. 

Verwendung von Add-in-E-Mail-Verschlüsselungsdiensten von Drittanbietern

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails und Anhänge absolut sicher sind, kann Ihr Unternehmen zu einem separaten Anbieter für verschlüsselte E-Mails wechseln. In diesem Fall würden Sie jedoch alle Funktionen von Outlook verlieren, auf die Sie sich verlassen haben. 

Anstatt sich mit dem Wechsel der E-Mail-Plattformen herumzuschlagen, können Sie auch einen zusätzlichen Verschlüsselungsdienst eines Drittanbieters zu Outlook hinzufügen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie einen Dienst wählen, der den E-Mail-Prozess sowohl für den Absender als auch für den Empfänger nicht unnötig erschwert. 

E-Mail-Verschlüsselung ohne eine optimierte Benutzeroberfläche kann zusätzliche, umständliche Schritte erfordern, nur um eine E-Mail zu senden und zu lesen, was die Nutzung erschwert. Wenn dies der Fall ist, wird sie von den Mitarbeitern und anderen Personen in Ihrem Unternehmen nicht konsequent angewendet werden.  

Wenn Sie das Outlook-Verschlüsselungs-Add-in von Digify installieren, ist das Versenden von sicheren Outlook-E-Mails und -Anhängen ganz einfach. 

Wie man mit Digify E-Mails und Anhänge verschlüsselt  

Mit dem Outlook-Verschlüsselungs-Add-in von Digify können Sie Ihre E-Mails* und Anhänge verschlüsseln, ohne Ihren Workflow zu ändern oder Ihren Posteingang zu verlassen. Sie müssen Ihren Empfängern auch nicht manuell ein Passwort geben oder sie dazu bringen, sich bei der Plattform anzumelden. 

Kontrollieren Sie den Zugriff auf Ihren E-Mail-Anhang nach dem Versand und legen Sie fest, ob der Empfänger ihn herunterladen oder ausdrucken darf. Fügen Sie ein Wasserzeichen hinzu und legen Sie fest, dass sich Ihr Dokument nach einer bestimmten Zeit selbst vernichtet. Sie können auch sehen, wie oft und wie lange Ihr Dokument angesehen wurde. 

So beginnen Sie mit Digify's Outlook-Verschlüsselungs-Add-In Befolgen Sie diese fünf einfachen Schritte:

1. Laden Sie das Digify Outlook-Verschlüsselungs-Add-in herunter hier.
2. Verfassen Sie Ihre E-Mail-Nachricht mit dem Outlook-Add-In von Digify
3. Hängen Sie Ihr Dokument mit dem Add-in an Ihre E-Mail an
4. Passen Sie die folgenden Sicherheitseinstellungen an:
   • Zugangskontrolle: Hinzufügen von Empfängern, die Zugang erhalten sollen
   • Berechtigungen: Berechtigungen zum Drucken und Herunterladen des angehängten Dokuments festlegen
   • Wasserzeichen: Wählen Sie, ob Sie ein personalisiertes Wasserzeichen zur Identifizierung und Verfolgung einfügen möchten.
   • Verfallsdatum: Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, zu der das angehängte Dokument automatisch abläuft
5. Fügen Sie Ihre Outlook-Anlage als Link in Ihre E-Mail ein und senden Sie sie 

Sehen Sie sich die Video-Demo unten an, um zu erfahren, wie Sie eine verschlüsselte E-Mail in Outlook senden können.

Zur Verschlüsselung von Outlook-E-Mail-Nachrichten und -Anhängen verwendet Digify das AES-256-Verschlüsselungsalgorithmus die von der National Security Administration (NSA) für streng geheime Dokumente zertifiziert ist. 

Wie Ihr Empfänger Ihre verschlüsselte Outlook-E-Mail und Anhänge öffnet

Wenn Ihr Empfänger Ihren verschlüsselten E-Mail-Anhang erhält, muss er nur auf den Anhangslink in der E-Mail klicken. Ihr Outlook-E-Mail-Anhang kann dann über einen sicheren Digify-Link angezeigt werden.

Sie können auch auswählen, ob der Empfänger seine E-Mail-Adresse verifizieren muss, um das angehängte Dokument zu öffnen. Wenn Sie diese Option wählen, wird automatisch ein Code erstellt und an den Empfänger gesendet, damit er die Anlage öffnen kann.  

Wie man verschlüsselte Outlook-E-Mails und -Anhänge verfolgt

Als beliebteste Methode der Geschäftskommunikation verlassen sich Unternehmen auf E-Mails, um sensible Dokumente wie Verträge, Präsentationen und viele andere Arten von Dateien zu versenden. Sobald Sie eine E-Mail versenden, müssen Sie raten, wo Ihre angehängten Dokumente landen und ob sie überhaupt vom Empfänger geöffnet wurden.  

Mit Digify können Sie nicht nur Ihre Microsoft Outlook-E-Mails und -Anhänge sicher verschlüsseln, Sie können auch Ihre E-Mail und das angehängte Dokument verfolgen um zu sehen, wann sie geöffnet, gedruckt und weitergeleitet werden - und das alles über Ihren Posteingang. 

Sie können sehen, wann Ihr Empfänger Ihre E-Mail und den Anhang geöffnet hat, wie lange er sie angesehen hat und ob er Ihr Dokument heruntergeladen oder gedruckt haben. Sie können Ihre E-Mail und den Anhang so konfigurieren, dass sie nach einer bestimmten Zeit automatisch ablaufen. 

Auf diese Weise müssen Sie nie riskieren, dass Ihre vertraulichen Informationen an die falsche Person oder Organisation weitergegeben werden. Klicken Sie einfach auf einen Kippschalter, um den Zugriff zu widerrufen, nachdem die Outlook-E-Mail und der Anhang an Ihren Empfänger gesendet wurden.

Schlussfolgerung

Offengelegte Datenschutzverletzungen 4,1 Milliarden Datensätze in den ersten sechs Monaten des Jahres 2019. Obwohl Datenschutzverletzungen von Jahr zu Jahr häufiger vorkommen, sind viele Unternehmen nicht darauf vorbereitet, sie zu verhindern und zu bekämpfen, und setzen sich damit unnötig dem Risiko von Reputations- und finanziellen Verlusten aus.  

Zum Glück können Sie Ihre E-Mail-Sicherheit mit E-Mail-Verschlüsselungslösungen wie Digify erhöhen. Jetzt können Sie wieder kontrollieren, wer Zugriff auf Ihre Outlook-E-Mails und -Anhänge hat, ohne die nahtlose Zusammenarbeit zu beeinträchtigen.  

Sehen Sie selbst, wie einfach es ist, verschlüsselte Outlook-E-Mails und -Anhänge sicher an jeden beliebigen Ort und an jede beliebige Person zu senden - mit einer kostenloser Test von Digifys Outlook-Add-In zur E-Mail-Verschlüsselung.