Weltweit verlieren Unternehmen jährlich Milliarden Dollar durch Diebstahl geistigen Eigentums, was Arbeitsplätze kostet, Volkswirtschaften schädigt und Gesundheitsrisiken für Verbraucher erhöht.
Geistiges Eigentum ist für fast jedes Unternehmen lebenswichtig, aber die zunehmende Abhängigkeit von digitaler Technologie und Dateiübertragungsdiensten hat Diebstahl einfacher und häufiger gemacht. Unternehmen müssen sich bewusst überlegen, wie sie ihr geistiges Eigentum schützen.
Die Folgen von IP-Diebstahl können für ein Unternehmen extrem sein. Wenn Ihr gesamtes Geschäftsmodell auf den Schulungen basiert, die Sie Ihren Kunden anbieten, werden Ihre Schulungsmaterialien und Lehrpläne zu einem wertvollen Gut. Wenn jemand Ihre Schulungshandbücher stiehlt, kann er mit geringen oder gar keinen Gemeinkosten ein Konkurrenzunternehmen starten, da er keine Jahre und viel Geld in die Entwicklung eines Schulungsprogramms investiert hat.
Selbst wenn Sie gegen die Diebe vorgehen, werden Sie unzählige Stunden und Geld für Anwaltskosten aufwenden müssen – eine weitere Ablenkung, die Sie von Ihrem eigentlichen Ziel abhält, Ihren Kunden die beste Schulung zu bieten.
In diesem Leitfaden werden die Schritte beschrieben, die Sie mit der Verwaltung digitaler Rechte unternehmen können, um wertvolle Güter zu schützen und zu verhindern, dass sie in die falschen Hände geraten.
Was macht geistiges Eigentum aus?
Unter geistigem Eigentum verstehen Sie vielleicht diejenigen Teile Ihres Unternehmens, die durch rechtliche Mittel wie Patente, Marken und Urheberrechte geschützt werden können, aber Ihr geistiges Eigentum erweitert sich über diese spezifischen Teile hinaus. Sicherlich möchten Sie Ihr Eigentum durch diese rechtlichen Mittel schützen, d. h. durch Patente für alle Produkte oder Designs, die Ihr Unternehmen herstellt, durch Marken für Logos und Branding und durch Urheberrechte für kreative Materialien wie Songs, schriftliche Materialien oder Software.
Wenn Sie Ihren Blickwinkel auf geistiges Eigentum erweitern, lassen sich diese Teile in zwei allgemeine Kategorien einteilen: vertrauliche Informationen und geschützte Inhalte. Der Schwerpunkt dieses Leitfadens liegt auf diesen beiden Bereichen.
Vertrauliche Unternehmensinformationen
Seit es Unternehmen gibt, werden viele Informationen vertraulich behandelt. Früher war das vielleicht so einfach wie das Verschließen von Dokumenten in einem Aktenschrank. Mit zunehmender Größe und Komplexität von Unternehmen ist natürlich auch der Bedarf an Versand und Schutz von Informationen gewachsen und hat sich verändert.
Im digitalen Zeitalter erweitert sich die Art der Informationen, die Ihr Unternehmen intern und extern versenden muss, ständig. Daher wird der Schutz dieser Informationen zu einer immer größeren Herausforderung.
Zu den Arten von Informationen, die Sie schützen sollten, einschließlich einiger, die unter den Begriff des rechtlichen Schutzes fallen, gehören
- Geschäftsgeheimnisse: Prozesse und Praktiken, die Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und niemals veröffentlicht werden sollen, gelten als Geschäftsgeheimnisse. Denken Sie beispielsweise an die Rezeptur von Coca-Cola für sein bekanntestes Getränk.
- Finanzinformationen: Diese können über interne Informationen wie Budgets und Gehälter hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise Preislisten, die an Kunden, aber nicht an Wettbewerber versandt werden müssen.
- Verträge: Dies ist eine wechselseitige Verpflichtung, da Sie sowohl die Verträge Ihrer Kunden als auch die Verträge mit Ihren Lieferanten oder Zulieferern schützen müssen.
- Vorab veröffentlichte Marketingmaterialien: Informationen, die vor der Veröffentlichung durch Ihr Unternehmen nach außen gelangen, können Ihren Wettbewerbsvorteil gefährden, da sie Ihre Konkurrenten über bevorstehende Entwicklungen informieren.
Geschützte Inhalte
Proprietäre Inhalte sind Materialien, die Ihr Unternehmen entweder intern oder über eine Vertragsagentur erstellt. Inhalte, die für Mitarbeiter und/oder Kunden bestimmt sind, aber nicht für die allgemeine Öffentlichkeit oder Ihre Wettbewerber. Beispiele hierfür sind:
Schulungsmaterialien und Handbücher
Die Entwicklung von Schulungsmaterialien und Handbüchern, sei es für Ihre eigenen Produkte oder für Produkte von Drittanbietern, erfordert einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter. Diese Materialien werden auch zwischen Kollegen hin- und hergeschickt, die gemeinsam an Entwürfen arbeiten, bevor das Endprodukt fertiggestellt wird. Der Wert liegt in den Kursen und den Schulungsmaterialien selbst, und Sie könnten erhebliche Verluste erleiden, wenn jemand Ihre Materialien stiehlt, um einen konkurrierenden Kurs einzurichten.
E-Books und Berichte
Auch hier wird viel Zeit (und Geld) in die Recherche und das Verfassen von E-Books und Berichten investiert. Unabhängig davon, ob sie potenziellen Kunden als Anreiz zum Informationserhalt gegeben oder über Verträge oder Abonnements verkauft werden, werden diese Materialien manchmal illegal von den Empfängern weitergegeben. Für Unternehmen, die auf den Verkauf ihrer Forschungsberichte angewiesen sind, die Tausende von Dollar kosten können, kommt das Teilen einer Diebstahl gleich. Ihre Forschungsergebnisse haben möglicherweise nur ein begrenztes, aber lukratives Publikum, sodass jede kostenlose Weitergabe der Berichte einen potenziell erheblichen Umsatzverlust für das Unternehmen bedeutet.
Videos, Audioaufnahmen und Bilder
Marketingmaterialien in der Entwicklung, wie Bilder, Audioaufnahmen oder Videos, die vorzeitig durchgesickert sind, können den Start eines Unternehmensprodukts schädigen. Stellen Sie sich vor, Wettbewerber würden sechs Monate vor der Vorstellung ein neues iPhone-Modell zu Gesicht bekommen – sie könnten Funktionen stehlen und die Nachfrage dämpfen, wenn das Telefon auf den Markt kommt. Das Gleiche könnte für Bücher und andere schriftliche Materialien gelten, da bereits ein durchgesickerter Titel einen Hinweis auf die Ausrichtung Ihres Unternehmens geben könnte.
Wie Unternehmen geistiges Eigentum schützen
Unternehmen setzen viele Mittel ein, um geistiges Eigentum zu schützen, mit unterschiedlichem Erfolg.
Geschützte Inhalte sind in der Regel durch das Urheberrecht geschützt, was jedoch auch Nachteile haben kann. Erstens schützen Sie nur das Endprodukt, sodass es nicht geschützt ist, wenn es während der Entwicklung nach außen gelangt. Zweitens werden Urheberrechte in der Regel durch Klagen gegen die verletzende Partei verteidigt, was mit hohen Rechtskosten und einem langwierigen Verfahren verbunden sein kann, das nicht unbedingt alle Schäden für Ihr Unternehmen beseitigt.
Unternehmen versuchen, ihre vertraulichen Informationen durch Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Mitarbeitern, Führungskräften und Kunden zu schützen. Diese Vereinbarungen können erst nach Eintritt des Schadens gerichtlich durchgesetzt werden. Die Durchsetzung solcher Vereinbarungen kann jedoch in vielen anderen Ländern lax sein.
Unternehmen versuchen auch, einige Dokumente mit grundlegenden Schutzmaßnahmen zu versehen, wie z. B. Passwörtern für PDF-Dateien oder Wasserzeichen für Bilder. Diese Maßnahmen lassen sich jedoch leicht umgehen. Passwörter können weitergegeben oder geteilt werden und lassen sich leicht entfernen, sobald jemand Zugriff auf das Dokument erhält. Sobald der Zugriff auf eine PDF-Datei gewährt wurde, kann er nicht mehr widerrufen werden. Wasserzeichen lassen sich ebenfalls leicht mit einfachen Bildbearbeitungsprogrammen bearbeiten.
Wie schützt DRM geistiges Eigentum?
Die Verwaltung digitaler Rechte (DRM) bietet die stärksten Kontrollmethoden zum Schutz Ihrer proprietären Informationen und vertraulichen Unternehmensdaten. DRM verhindert die unbefugte Nutzung, Weitergabe und Vervielfältigung digitaler Inhalte, da Sie die Kontrollen festlegen.
DRM schützt alle Arten von geistigem Eigentum, wie Marktforschung, eBooks, Schulungsmaterialien, Module, Berichte und andere vertrauliche Dokumente. Einschränkungen können auf eine Vielzahl von digitalen Dokumenten angewendet werden, wie PDF-Dateien, MS Office-Dokumente, Bilder, Videos und mehr.
Darüber hinaus können Sie mit DRM während des Inhaltserstellungsprozesses eine sichere Speicherung und Verteilung zwischen den Mitarbeitern einrichten, sodass diese zusammenarbeiten können, ohne dass das Material außerhalb der autorisierten Gruppe gelangt.
DRM schützt auch Einnahmequellen, da selbst Benutzer, die den Zugriff auf Dokumente wie eBooks oder Forschungsberichte erwerben, diese nicht drucken, kopieren oder weitergeben dürfen.
Was ist so gut an DRM?
Der ultimative Vorteil der Verwaltung digitaler Rechte ist die Kontrolle. Sie kontrollieren, wer Zugriff auf Ihre Dokumente hat. Sie kontrollieren, wie sie die Dokumente beim Zugriff verwenden. Sie kontrollieren, wann sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Dokumente haben. Es ist, als wären Ihre Dokumente in einem Safe hinter Ihrem Schreibtisch eingeschlossen. Die einzigen Personen, die Zugriff auf den Inhalt Ihres Safes haben, sind diejenigen, die durch die Tür kommen und Ihre Berechtigung zum Anzeigen der Dokumente erhalten. Die Dokumente bleiben in Ihrem Büro, und Sie beobachten, was die Personen mit den Dokumenten machen.
Das fasst die restlichen Vorteile ziemlich gut zusammen:
- Sie legen fest, auf welche Dokumente jeder Einzelne Zugriff hat.
- Sie legen Einschränkungen fest, was mit den Inhalten geschehen darf, z. B. das Kopieren und Weitergeben.
- Sie können das Drucken einschränken oder ganz unterbinden und festlegen, ob Ihre Dateien heruntergeladen werden dürfen.
- Mit den Statistikfunktionen in erweiterten DRM-Lösungen können Sie überwachen, was einzelne Personen mit Ihren Inhalten machen.
Wo ist der Haken?
Systeme zur Verwaltung digitaler Rechte gibt es schon seit langem, aber einige ihrer Nachteile haben verhindert, dass sie sich in der Geschäftswelt durchsetzen konnten. Die Probleme mit diesen Systemen waren:
- Sie sind für Absender und Empfänger nicht einfach genug. Datenverwaltung ist nichts, womit sich Front-End- oder Back-End-Benutzer lange beschäftigen möchten.
- Empfänger müssen Softwarepakete oder Apps herunterladen, um auf die Dokumente zugreifen zu können.
- Empfänger müssen zu viele Schritte ausführen oder einige ihrer eigenen Daten preisgeben, um auf Dateien zugreifen zu können.
- Es wird nur ein Dateiformat unterstützt (z. B. Video, Audio, E-Book, PDF), wodurch die Optionen der Absender eingeschränkt werden.
- Die Anschaffungskosten für den Absender sind zu hoch.
Auswahl der richtigen DRM-Lösung: zu berücksichtigende Faktoren
Sobald Sie festgestellt haben, dass DRM eine gute Investition für Ihr Unternehmen ist, beeinflussen mehrere Faktoren die Auswahl des richtigen DRM-Systems für Ihre Anforderungen:
Wer ist Ihre Zielgruppe?
Eine wichtige Überlegung ist, mit wem Sie die vertraulichen Informationen Ihres Unternehmens teilen müssen. Ist die Weitergabe auf Mitarbeiter beschränkt? Werden Sie die Informationen an Führungskräfte und potenzielle Investoren weitergeben? Müssen Sie Daten an Kunden weitergeben?
Wenn Sie nur Ihre Mitarbeiter ansprechen möchten, könnte ein lokales System mit spezieller Software in Frage kommen, da die Mitarbeiter davon ausgehen, dass sie innerhalb des Betriebssystems ihres Unternehmens arbeiten. Ein solches System lässt sich möglicherweise leichter vor Zugriffen von außen, beispielsweise durch Hacker, schützen.
Wenn Sie jedoch Personen außerhalb des Unternehmens ansprechen möchten, beispielsweise Direktoren, Investoren oder Kunden, sollten Sie eine webbasierte Lösung in Betracht ziehen, die keine Installation erfordert und nur minimale Schritte für den Zugriff auf Dateien erfordert.
Über welche Ressourcen verfügen Sie derzeit?
Verfügen Sie über die Mitarbeiter und Ressourcen, um eine komplexe Vor-Ort-Lösung zu verwalten? Kann Ihr IT-Personal ein weiteres internes Softwaresystem verwalten und den Empfängern Ihrer Dateien schnellen und effizienten Support bieten?
Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, mit einem komplexen System zur Verwaltung und Überwachung des Zugriffs zu arbeiten? Oder sollten sie ihre Zeit besser für Ihr Geschäft nutzen?
Ein webbasiertes System, das von einem Vollzeit-DRM-Anbieter unterstützt wird, kann diese Aufgaben übernehmen, ohne Ihre Mitarbeiter zusätzlich zu belasten.
Wie hoch ist Ihr Budget?
Die Preise für DRM reichen von kostenlos bis zu mehreren Tausend Dollar pro Jahr. Vor-Ort-Systeme erfordern in der Regel eine hohe Anfangsinvestition in Hardware und Software sowie Zeit für die Einrichtung und Schulung. Auch Upgrades können kostspielig sein.
Webbasierte Systeme werden über erschwingliche monatliche oder jährliche Gebühren bezahlt, die sich leicht in Ihr Budget integrieren lassen. Da keine teure Hardware oder Software installiert werden muss, können Sie eine kostenlose Testversion starten, um festzustellen, ob die DRM Ihren Anforderungen entspricht.
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