Wussten Sie, dass Wasserzeichen eine der ältesten Formen der Sicherheit von Dokumenten sind?
Einige der ersten bekannten Beispiele gehen vermutlich auf italienische Papierhersteller zurück, die ihr Papier mit einem griechischen Kreuzsymbol prägten. Diese frühen Wasserzeichen hatten oft eine religiöse Bedeutung, aber die Papierhersteller der Renaissance erkannten bald, dass diese Symbole als Markenzeichen für ihre Unternehmen dienten.
Auch heute noch versehen wir unsere Dokumente, egal ob digital oder gedruckt, mit Wasserzeichen, um den Besitzer des Dokuments zu identifizieren, das Dokument zu klassifizieren oder eine gewisse Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument mit einem Wasserzeichen zu versehen, von einem einfachen Wort wie „Vertraulich“ bis hin zu individuelleren Informationen wie dem Namen und der E-Mail-Adresse des Empfängers des Dokuments.
Eine häufige und effektive Verwendung von Wasserzeichen findet sich bei Bildern. Ein kurzer Blick auf Bilddatenbanken oder Fotografie-Blogs zeigt, dass die meisten der angezeigten Fotos den Namen des Fotografen oder das Logo des Unternehmens als Wasserzeichen enthalten. In den meisten Fällen ist der einzige Weg, um das Originalbild zu erhalten, es vom Besitzer zu kaufen. Es gibt mehrere Gründe, warum Sie Ihre eigenen PDF-Dateien, Dokumente oder Bilder mit einem Wasserzeichen versehen müssen. Schauen wir uns das genauer an:
Warum sollten Sie Ihre PDF-Dateien mit einem Wasserzeichen versehen?
Wasserzeichen sind nach wie vor eine der effektivsten Methoden zum Schutz von PDF-Dateien und Dokumenten, die vertrauliche, sensible oder geschützte Informationen enthalten. Warum gilt dies als Schutz? Selbst wenn das Dokument ohne Ihre Berechtigung versendet wurde, identifiziert das Wasserzeichen Sie als Besitzer und Sie können feststellen, woher die „Leckage“ stammt. Bei geistigem Eigentum wie Fotos, Entwürfen oder Blaupausen ist es sogar noch wichtiger, das Eigentumsrecht durch Einfügen eines Wasserzeichens geltend zu machen, das nicht ohne Weiteres entfernt werden kann.
Auf der grundlegendsten Ebene kann ein Wasserzeichen auch eine Möglichkeit sein, Ihre Dokumente zu klassifizieren. Es kann Ihre Empfänger daran erinnern, das Dokument sorgfältig aufzubewahren und zu behandeln. Bei einem Dokument, das beispielsweise als „Vertraulich“ gekennzeichnet ist, werden die Empfänger möglicherweise eher daran denken, ihr Gerät zu sperren, wenn sie es verlassen. Zumindest ist es eine Möglichkeit zu kommunizieren: „Hey, dieses Dokument muss mit Vorsicht behandelt werden.“
Ein Wasserzeichen kann als Mittel dienen, um die Verbreitung Ihrer Dateien zu verfolgen, und als wirksame Abschreckung für Personen, die Ihre Informationen weitergeben könnten. Wenn jedes Dokument mit dem Namen und der E-Mail-Adresse des Empfängers versehen ist, lässt sich die Quelle der Weitergabe leichter zurückverfolgen. Der Empfänger würde es sich zweimal überlegen, bevor er eine Datei weiterleitet, die mit seinem eigenen Namen, seiner E-Mail-Adresse oder anderen Identifikationsmerkmalen versehen ist.
So versehen Sie eine PDF-Datei mit einem Wasserzeichen
Eine schnelle Google-Suche nach „Wie fügt man ein Wasserzeichen in eine (Datei) ein?“ zeigt eine Vielzahl von Websites, die kostenlose Wasserzeichen für verschiedene Dateitypen anbieten. Bei der Auswahl dieser Softwareoptionen sind einige Vor- und Nachteile zu beachten.
- Pro: Die Wasserzeichen sind kostenlos.
- Contra: Was oder wie Sie Wasserzeichen einfügen können, ist in der Regel eingeschränkt. Sie können beispielsweise ein Wort als Wasserzeichen eingeben, aber Sie können das Wasserzeichen nicht verwenden, um die Verbreitung Ihres Dokuments zu verfolgen, da das gleiche Wasserzeichen auf allen Kopien zu sehen ist, es sei denn, Sie nehmen sich die Zeit, für jeden ein neues Dokument mit einem neuen Wasserzeichen zu erstellen.
- Pro: Die Tools sind in der Regel einfach zu bedienen.
- Nachteil: Die Tools sind zwar einfach zu bedienen, aber oft sind mehrere Schritte erforderlich, um das Wasserzeichen hinzuzufügen.
In einigen Fällen ist die Software nicht vollständig kostenlos, aber das Wasserzeichen ist eine Funktion, die mit ihr einhergeht. Dies ist beispielsweise bei Word der Fall. Sie können entweder ein Office 365-Abonnement erwerben oder eine ältere Version der Software verwenden, für die Sie bereits bezahlt haben. In Word erstellte Wasserzeichen lassen sich jedoch relativ einfach entfernen – auch hier finden Sie mit einer schnellen Google-Suche mehrere Tutorials!
Wasserzeichen mit Word
In den meisten Versionen von Word können Sie zur Registerkarte „Design“ gehen und ‚Wasserzeichen‘ auswählen. Sie können eine Voreinstellung verwenden oder Ihr Wasserzeichen anpassen und sogar die Option „Weitere Wasserzeichen von Office.com“ auswählen. In den benutzerdefinierten Optionen können Sie das Layout und die Schriftart festlegen und auswählen, ob das Wasserzeichen ein Bild oder Text sein soll. (Vielleicht möchten Sie beispielsweise Ihr Firmenlogo als Wasserzeichen verwenden).
Wie Digify helfen kann
Digify macht das sichere Einfügen von Wasserzeichen viel einfacher als andere Programme. Anstatt mehrere Schritte durchzuführen und das Risiko einzugehen, dass jemand das Wasserzeichen dennoch entfernen kann, müssen Sie lediglich die Wasserzeichen-Funktion aktivieren und Ihre Formatvorlieben auswählen. Jede Seite wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des Empfängers sowie einem anpassbaren Text versehen. Egal, ob Sie eine PDF-Datei, ein Office-Dokument, ein Bild oder ein Video haben, Digify kann sie für Sie mit einem Wasserzeichen versehen.
Sehen wir uns noch einige weitere Funktionen an:
Anpassung: Mit Digify können Sie das Muster, den Text und die Farbe Ihres Wasserzeichens je nach dem von Ihnen benötigten Schutzniveau und der Art Ihrer Inhalte anpassen.
- Muster: Wählen Sie zwischen „Zentriert“, „Kachel“ oder ‚Fußzeile‘.
- Text: Geben Sie den Text ein, der in Ihrem Wasserzeichen erscheinen soll. Standardmäßig wird „VERTRAULICH“ geschrieben.
- Farbe: Wählen Sie zwischen Grau, Rot oder Blau.
Automatisierung. Effiziente, automatisierte Prozesse sind uns so weit wie möglich wichtig. Aus diesem Grund haben wir eine Funktion, die Dokumente automatisch mit der E-Mail-Adresse des Empfängers versieht. Dies ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, um Menschen davon abzuhalten, Informationen unangemessen weiterzugeben, sondern ein Kunde berichtete uns, dass er allein durch diese Funktion 15 Minuten pro Dokument einsparen konnte, da er zuvor jedes Dokument manuell mit der E-Mail-Adresse des Empfängers versehen musste.
Druckbares Wasserzeichen. Dies ist die klassische Verwendung eines Wasserzeichens, bei der es in die Seite Ihres PDF-Dokuments, Office-Dokuments oder Fotos integriert wird und nicht verschoben werden kann. Sie verwenden diese Option immer dann, wenn Sie Berechtigungen zum Drucken oder Herunterladen erteilt haben.
In der heutigen Zeit werden viele Dokumente und vertrauliche Informationen digitalisiert, um sie einfach speichern und übertragen zu können. Das bedeutet jedoch, dass Sie besonders auf die Sicherheit Ihrer Dokumente im Internet achten müssen. Wasserzeichen sind ein bewährtes Mittel, um unbefugtes Kopieren oder die Weitergabe von Informationen zu verhindern, und bieten Ihnen die Möglichkeit, eventuelle Lecks zurückzuverfolgen.
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