Die Notwendigkeit, vertrauliche Dokumente zu schützen, hat in letzter Zeit aufgrund des Trends zum Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Innerhalb kurzer Zeit hat die COVID-19-Pandemie die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit ausüben, grundlegend verändert. Die Arbeit im Büro mit den sicheren Computern und Netzwerken des Unternehmens ist möglicherweise keine Option mehr. Auch nach der Pandemie möchten viele Unternehmen die Arbeit im Homeoffice fortsetzen oder ihren Mitarbeitern zumindest die Möglichkeit dazu bieten.
Notwendigkeit zum Schutz vertraulicher Informationen
Bei der Arbeit von zu Hause oder anderen Orten außerhalb des Büros ist es ein Problem, vertrauliche Informationen zu schützen, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff haben und Datenlecks minimiert werden.
Wenn vertrauliche Dokumente nicht ausreichend geschützt werden, kann dies zu Problemen wie dem Verlust von geistigem Eigentum, Compliance-Verstößen oder Reputationsrisiken führen.
Um Ihnen dabei zu helfen, Sicherheitsbedenken auszuräumen, finden Sie hier fünf Möglichkeiten, wie Sie vertrauliche Dokumente bei der Arbeit im Homeoffice schützen können:
1. Implementieren Sie eine unternehmensweite Richtlinie zur Sicherheit von Dokumenten
Wenn Sie noch keine haben, erstellen Sie eine klare Richtlinie für den Versand vertraulicher Dokumente für Ihre Mitarbeiter, die die Verhaltensregeln für den Umgang mit sensiblen Informationen bei der Arbeit aus der Ferne enthält. Legen Sie die zu befolgenden Sicherheitsmaßnahmen fest, z. B. die Speicherung und den Versand von Dokumenten ausschließlich über einen verschlüsselten Cloudspeicher oder die Überwachung der Aktivitäten in Bezug auf sensible Dokumente.
Die Einhaltung dieser Maßnahmen hilft Ihrem Team, einen effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten und vertrauliche Dokumente auch bei der Arbeit von zu Hause aus zu schützen.
2. Verwenden Sie kein öffentliches oder ungesichertes WLAN
Bei der Arbeit im Homeoffice ist es schwierig zu wissen, wo sich die Mitarbeiter gerade befinden. Sie könnten in einem Café sitzen oder zu Hause unverschlüsselte Netzwerke nutzen. Wenn Sie ein ungesichertes Netzwerk verwenden, können Dritte Ihren Datenverkehr überwachen.
Um die Risiken ungesicherter Netzwerke zu minimieren, können Sie die Verwendung eines VPN vorschreiben, das Ihre Online-Identität effektiv verschleiert und Ihre Online-Verbindung verschlüsselt. Eine weitere Option ist die Verwendung eines persönlichen Hotspots von einem dedizierten Gerät oder Ihrem Smartphone, wenn die Verwendung eines VPN nicht möglich ist. Der Datenverkehr zwischen dem Hotspot und seinem Ziel wird zwar nicht verschlüsselt, aber die Wahrscheinlichkeit, dass Hacker den Datenverkehr von Personen im selben öffentlichen WLAN abhören, wird verringert.
3. Überprüfen Sie die Passwortrichtlinien des Unternehmens
Berichten zufolge waren allein im ersten Quartal 2020 67 % aller Datenverletzungen auf gestohlene oder schwache Passwörter, menschliches Versagen und Social Engineering zurückzuführen. Die Wahrscheinlichkeit von Identitätsdiebstahl und menschlichen Fehlern ist bei der Arbeit im Homeoffice möglicherweise höher, insbesondere wenn Sie eine ungesicherte Netzwerkverbindung und einen nicht firmeneigenen Computer für Ihre Arbeit verwenden.
Durch die Überarbeitung der Passwortrichtlinien des Unternehmens können Sie das Risiko von Datenverletzungen aufgrund schwacher Anmeldedaten minimieren. Die Richtlinien sollten Protokolle zur regelmäßigen Aktualisierung von Passwörtern und die Einführung einer Multi-Faktor-Authentifizierung für Ihre Cloudspeicherlösung enthalten. Es wäre hilfreich, wenn Sie Ihre Mitarbeiter dazu verpflichten würden, nicht dasselbe Passwort für mehrere Konten zu verwenden oder stattdessen einen Passwort-Manager zu nutzen.
4. Verwenden Sie ein Tool zur Rechteverwaltung
Unabhängig davon, ob es sich um Dokumente zur Due Diligence oder um Mitarbeiterdaten handelt, wird empfohlen, den Zugriff auf vertrauliche Informationen auf bestimmte Personen zu beschränken. Sie können den Zugriff auf vertrauliche Dokumente auf das Managementteam beschränken, da nicht jeder in Ihrem Unternehmen Zugriff benötigt, insbesondere wenn Sie mit freiberuflichen Auftragnehmern oder Drittagenturen zusammenarbeiten.
Durch den Einsatz eines Tools zur Rechteverwaltung können Sie das Risiko von Inhaltslecks minimieren, die Ihrem Unternehmen schaden könnten. In der Regel ermöglichen Tools zur Rechteverwaltung die Kontrolle des Zugriffs, des Druckens und des Herunterladens. Fortgeschrittenere Tools verfügen möglicherweise über Wasserzeichen und Screenshot-Schutz.
5. Verfolgen und wissen Sie, was mit Ihren Dokumenten geschieht
Die Verfolgung der Aktivitäten Ihrer vertraulichen Dokumente kann Ihnen wertvolle Einblicke darüber geben, wie auf diese zugegriffen wird. Sie können die robusten Statistiken und Aktivitätsprotokolle nutzen, um Aktivitäten zu verfolgen und forensische Untersuchungen darüber durchzuführen, wer wann darauf zugegriffen hat. Sie können verdächtige Aktivitäten wie unbefugten Zugriff oder die Weitergabe Ihrer vertraulichen Dokumente erkennen.
Kontrollieren Sie Ihre Dokumente noch heute
Die Anpassung an die neue Arbeitsweise erfordert, dass Sie die richtigen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen identifizieren, einschließlich der Aufrechterhaltung der Sicherheit von Dokumenten. Die Kenntnis der besten Vorgehensweisen zum Schutz vertraulicher Dokumente kann das Risiko einer schädlichen Datenverletzung minimieren. Legen Sie klare Protokolle für die Speicherung und den Versand vertraulicher Dokumente fest, während Sie remote in Ihrem Unternehmen arbeiten.
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