Der Austausch von Dokumenten ist ein grundlegender Bestandteil verschiedener Unternehmen in allen Branchen – von Fusionen und Übernahmen bis hin zu Gerichtsverfahren und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Im Laufe der Jahre wuchs die Nachfrage nach effizienteren, sichereren und flexibleren Methoden für den Austausch von Dokumenten. Unternehmen begannen, Lösungen wie Cloudspeicher-Apps und virtuelle Datenräume zu nutzen, um diesen Dokumentenaustausch zu erleichtern, was zu ihrer heutigen weit verbreiteten Nutzung führte.
Heute helfen diese modernen Lösungen dabei, die Barrieren des physischen Dokumentenaustauschs zu überwinden und die Dokumente sofort für die relevanten Beteiligten verfügbar zu machen.
Angesichts der Vielzahl der verfügbaren Lösungen für den Dokumentenaustausch und der Begeisterung für virtuelle Datenräume fragen Sie sich vielleicht, welche Lösung für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.
In diesem Artikel erfahren Sie, was virtuelle Datenräume sind, wie sie sich von Cloudspeicher-Apps unterscheiden und wann Sie einen virtuellen Datenraum verwenden sollten.
Weiter zum Abschnitt
- Geschichte: Von physischen zu virtuellen Datenräumen
- Was ist ein virtueller Datenraum?
- Virtuelle Datenräume vs. Cloudspeicher-Apps
- Warum sollten Sie sich für virtuelle Datenräume interessieren? (Vorteile)
- Bewerten Sie Ihren Bedarf an einem virtuellen Datenraum
- Sie benötigen einen virtuellen Datenraum, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen?
- Was zeichnet Digify als Lösung für virtuelle Datenräume aus?
Geschichte: Von physischen zu virtuellen Datenräumen
Begeben wir uns auf eine Reise in die Vergangenheit, um zu verstehen, wie virtuelle Datenräume (VDRs) die Art und Weise verändert haben, wie Unternehmen heute mit Dokumenten umgehen.
Vor der Einführung virtueller Datenräume wurden Dokumente über arbeitsintensive physische Datenräume ausgetauscht. Dabei handelte es sich um sichere und vertrauliche physische Räume, die zur Aufbewahrung und Prüfung sensibler Dokumente, beispielsweise für Finanztransaktionen, Gerichtsverfahren und Fusionen und Übernahmen, genutzt wurden.
Diese Räume, die sich oft an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmens befanden, wurden sorgfältig kontrolliert und der Zugriff war streng reguliert, um sicherzustellen, dass nur Personen innerhalb dieser Räumlichkeiten die dortigen wichtigen Dokumente einsehen konnten. Dies war zeitaufwändig und umständlich, da Personen, die an Due Diligence oder Gerichtsverfahren beteiligt waren, oft zum physischen Standort des Datenraums reisen mussten, um dort manuell Stapel von Dokumenten durchzusehen, was den Transaktionsprozess verlangsamte.
Darüber hinaus schränkten die physischen Gegebenheiten die Anzahl der Personen ein, die gleichzeitig Dokumente einsehen konnten, was den Überprüfungsprozess weiter verzögerte.
Um das Jahr 2000 begannen VDRs, physische Datenräume und andere Lösungen zu ersetzen. Die Einführung von VDRs markierte einen Wendepunkt. Die Mitarbeiter mussten nicht mehr an einen sicheren Ort gehen, um auf vertrauliche physische Dokumente zuzugreifen. Der Aufwand für die Verwaltung physischer Dokumente – das Drucken, Ablegen, Aufbewahren – entfiel vollständig.
Mit VDRs konnten Dokumente nun digital gespeichert, gesichert und von überall und jederzeit abgerufen werden. Das bedeutete, dass mehrere Parteien die erforderlichen Dokumente gemeinsam prüfen konnten, ohne sich im selben Raum oder sogar im selben Land befinden zu müssen.
Ein virtueller Datenraum reduziert den Zeit- und Kostenaufwand für die physische Dokumentenbearbeitung erheblich und macht den gesamten Prozess mit nur wenigen Klicks möglich.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum (auch VDR, Deal Room oder digitaler Datenraum genannt) ist ein sicherer Online-Speicherort für Dokumente, der die Speicherung und Verteilung wichtiger Dokumente erleichtert.
Diese virtuellen Speicherplätze sind sicher konzipiert, um den Informationsaustausch über das Internet mit autorisierten Benutzern bei Fusionen und Übernahmen, Due Diligence, Rechtsgeschäften usw. zu unterstützen.
Virtuelle Datenräume vs. Cloudspeicher-Apps
Cloudspeicher ist eine Methode zum Speichern und Teilen von Dokumenten „in der Cloud“, einem Netzwerk aus Remote-Servern, auf die über eine Internetverbindung zugegriffen werden kann. Das bedeutet, dass Sie Dateien nicht auf der Festplatte Ihres Computers oder lokalen Speichergeräten speichern müssen, sondern in einem Webdienst, der von einem Drittanbieter bereitgestellt wird.
Datenräume und Cloudspeicher-Apps weisen einige Ähnlichkeiten auf, darunter
A. Online-Speicher und Zugriff
Sowohl Datenräume als auch Cloudspeicher-Apps ermöglichen die Speicherung von Daten auf Remote-Servern, sodass Sie von überall mit einer Internetverbindung auf Ihre Informationen zugreifen können.
B. Sicherheitsmaßnahmen
Sie verwenden Sicherheitsprotokolle zum Schutz der gespeicherten Daten. Dazu gehören eine sichere Benutzerauthentifizierung und Berechtigungseinstellungen, um zu kontrollieren, wer bestimmte Dokumente oder Daten aufrufen oder bearbeiten kann.
Auf den ersten Blick mögen Datenräume und Cloudspeicher-Apps ähnlich erscheinen, da beide dem Zweck dienen, digitale Dokumente zu speichern und zu teilen.
Die Unterschiede zwischen ihnen werden jedoch deutlich, wenn Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens wie Komplexität und Sensibilität der Dokumente berücksichtigen.
Lassen Sie uns einige wesentliche Vorteile von virtuellen Datenräumen gegenüber Cloudspeicher-Apps näher betrachten.
A. Mehr Branding-Optionen
Datenräume bieten Ihnen oft die Möglichkeit, das Logo und die Branding-Farben der Website zu ändern. Einige Anbieter bieten möglicherweise erweiterte Branding-Optionen wie tiefgreifendere Branding-Anpassungen der Info-Seite und eine dedizierte White-Label-URL an.
B. Erweiterte Gastverwaltung und granulare Berechtigungen
Cloudspeicher-Apps sind auf die Skalierung des Datenvolumens ausgelegt. Sie bieten umfassende Zugriffskontrollen für Ordner/Dokumente, z. B. wer Dokumente anzeigen, kommentieren oder bearbeiten darf. Für Nutzer von Cloudspeicher-Apps ist es jedoch schwierig, die erforderlichen Dokumentberechtigungen für eine Due-Diligence-Prüfung mit mehreren Vertragspartnern zu konfigurieren. Im Gegensatz dazu sind VDRs sowohl für die Skalierung des Datenvolumens als auch für die Verwaltung der Gäste des Datenraums und ihrer Aktivitäten ausgelegt. Mit granularen Berechtigungen und Gruppen können Datenraum-Admins Gruppen und detaillierte Berechtigungen für Dokumente erstellen und dabei den Überblick behalten.
C. Spezifische Workflows für Due Diligence
Cloudspeicher-Apps eignen sich für allgemeine Anwendungsfälle, sind jedoch nicht ausreichend, um spezifische Workflows wie Due Diligence zu unterstützen. VDRs wurden entwickelt, um Due Diligence zu optimieren und zu unterstützen. Sie verfügen über Funktionen, mit denen alle an der Due Diligence beteiligten Parteien Zeit und Geld sparen können. Einige Beispiele für relevante Funktionen sind:
- Zugangsvoraussetzungen: Gäste des Datenraums müssen den rechtlichen Bestimmungen zustimmen, bevor sie auf den Datenraum zugreifen können.
- F&A: Gäste des Datenraums können Fragen zu Dokumenten stellen und Antworten erhalten.
- Automatischer Datei-Index: Bei der Due Diligence ist es oft erforderlich, Dateien entsprechend einer Due-Diligence-Checkliste zu nummerieren. Dies kann automatisiert werden.
- E-Mail-Erinnerungen: Benachrichtigung der Gäste des Datenraums über neu hochgeladene Dateien oder automatische Erinnerung an Gäste, die Dateien aufzurufen.
D. Erweiterte Sicherheit von Dokumenten
Cloudspeicher-Apps verfügen über grundlegende Sicherheitsfunktionen und schützen nur während der Übertragung und Speicherung vor unbefugtem Zugriff. VDRs erfüllen die Anforderungen sensibler Geschäftstransaktionen und verfügen über erweiterte Sicherheitsmaßnahmen. Einige Beispiele sind:
- DRM (Verwaltung digitaler Rechte): Kontrollieren Sie, ob Empfänger Dokumente kopieren, drucken oder herunterladen können. Außerdem können Sie den Zugriff auf Dokumente widerrufen.
- Dynamische Wasserzeichen: Die E-Mail-Adresse des Empfängers kann in Echtzeit zum Wasserzeichen hinzugefügt werden. Je nach Anbieter sind möglicherweise zusätzliche Optionen (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit) verfügbar.
- Verhindern Sie Screenshots mit speziellen Funktionen, die von ausgewählten Anbietern angeboten werden.
- Erweiterte Ablaufoptionen: Sie haben Optionen wie den Zeitpunkt des Beginns der Anzeige oder den automatischen Widerruf des Zugangs nach einer bestimmten Zeit.
E. Erweiterte Statistiken
Statistiken in Cloudspeicher-Apps konzentrieren sich in der Regel auf Nutzungsstatistiken wie belegten Speicherplatz und aktuellen Zugriff. VDRs bieten viel detailliertere und transaktionsorientierte Statistiken, einschließlich der Verfolgung von Benutzeraktivitäten auf granularer Ebene, z. B. welche Dokumente am häufigsten aufgerufen werden, die Dauer der Aufrufe, die Interaktion mit einzelnen Seiten und die Verfolgung von Benutzerfragen und Dokumentanfragen. Solche detaillierten Statistiken sind wichtig, um das Interesse der Gegenparteien zu messen und Folgemaßnahmen zu planen.
Warum sollten Sie sich für virtuelle Datenräume interessieren?
Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen leiten, sensible rechtliche Dokumente verwalten oder Finanztransaktionen überwachen – die Bedeutung von Datenräumen kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Erfahren Sie, wie virtuelle Datenräume Ihrem Unternehmen im Vergleich zu Cloudspeicher-Apps und anderen Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten insgesamt Vorteile bieten können.
01. Bewahren Sie ein professionelles Image gegenüber Ihren Gästen
Wenn Sie Millionen beschaffen oder Ihr Unternehmen verkaufen, möchten Sie Ihre Dateien über einen Datenraum statt über eine Cloudspeicher-App teilen, damit Sie gegenüber Ihren LPs, Investoren, Käufern oder Partnern professioneller auftreten.
Dies geht oft über benutzerdef. Anpassungen des Brandings hinaus, mit denen Sie Ihren Datenraum besser an Ihre Marke anpassen können. Darüber hinaus ist die Benutzererfahrung für Gäste beim Zugriff auf eine große Menge von Dokumenten in einem Datenraum in der Regel viel besser. Durch die Nutzung eines Datenraums signalisieren Sie außerdem, dass Sie verstehen, dass die komplexen Anforderungen der Dokumentenfreigabe bei der Due Diligence eine höhere Sicherheit und maßgeschneiderte Workflows erfordern, die in einer Standard-Cloudspeicher-App einfach nicht verfügbar sind.
02. Schnellere Transaktionen
Effizienz ist das Herzstück virtueller Datenräume. Durch die effiziente Freigabe, Überprüfung und Zusammenarbeit an Dokumenten in einer sicheren Umgebung können VDRs die für den Abschluss von Transaktionen erforderliche Zeit erheblich reduzieren.
Schnellerer Zugriff auf Informationen und optimierte Kommunikation mit Funktionen wie F&A helfen Ihnen, schneller zu einer Einigung zu gelangen und den gesamten Transaktionsprozess zu beschleunigen.
03. Wiederkehrende Aufgaben eliminieren
VDRs können viele Routineprozesse automatisieren, die traditionell manuell und zeitaufwändig sind. Dazu gehören die Indizierung von Dateien, die Einrichtung von Berechtigungen, die Versionskontrolle von Dokumenten, das Versenden von Erinnerungen und vieles mehr. Das spart Ihrem Team wertvolle Zeit und reduziert das Potenzial für menschliche Fehler bei komplexen Transaktionen oder dokumentenintensiven Prozessen.
04. Bessere Entscheidungsfindung
Mit integrierten Statistiken, Berichten und Versionskontrollen bieten VDRs Einblicke in die Art und Weise, wie auf Dokumente zugegriffen wird und wie mit ihnen interagiert wird. Dies kann zu einer besseren Entscheidungsfindung beitragen, da Sie erkennen können, welche Dokumente die größte Aufmerksamkeit von Investoren oder Partnern auf sich ziehen und wo möglicherweise der Schwerpunkt von Diskussionen oder Verhandlungen liegen sollte.
Statistiken können auch potenzielle Engpässe oder Probleme beim Zugriff auf Dokumente aufzeigen und so eine proaktive Verwaltung des Datenraums ermöglichen.
05. Weltweiter Zugriff
VDRs wurden entwickelt, um den Aufwand und die zusätzlichen Kosten für Reisen zu physischen Datenräumen zu vermeiden, um auf wichtige Dokumente zugreifen zu können.
Virtuelle Datenräume gewährleisten, dass es keine geografischen Barrieren gibt, da Stakeholder aus aller Welt jederzeit und von jedem Ort aus auf die Dokumente in Ihrem Datenraum zugreifen können, sofern sie über einen Internetzugang verfügen. Diese globale Zugänglichkeit fördert auch die Beteiligung internationaler Investoren und Partner und erweitert das Potenzial Ihres Unternehmens.
Bewerten Sie Ihren Bedarf an einem virtuellen Datenraum
Es ist wichtig, dass Sie zunächst Ihren spezifischen Bedarf ermitteln und diesen dann mit den einzigartigen Funktionen und Vorteilen virtueller Datenräume abgleichen. Im Folgenden finden Sie Möglichkeiten, wie Sie VDRs einsetzen und Ihre Prozesse zur Dokumentenfreigabe vereinfachen können.
01. M&A-Beratung und Geschäftsabschlüsse
Bei M&A-Transaktionen werden in der Regel große Mengen vertraulicher Dokumente zwischen den Kauf- und Verkaufsparteien ausgetauscht, um die Kompatibilität zu bewerten. Dazu gehören Finanzunterlagen, rechtliche Dokumente, Mitarbeiterinformationen und Details zum geistigen Eigentum.
VDRs bieten Ihnen eine sichere, organisierte Plattform für diesen Austausch, sodass beide Parteien die Due Diligence effizient durchführen können. Funktionen wie Wasserzeichen, Screenshot-Verhinderung und benutzerdef. Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, ein professionelles Image zu wahren und gleichzeitig sicherzustellen, dass während der gesamten Verhandlungen keine Informationen nach außen gelangen.
02. Fundraising und Due Diligence
In den meisten Fällen verlangen Investoren oder Kommanditisten einen virtuellen Datenraum, wenn sie eine umfassende Due Diligence mit einem Unternehmen/Fonds durchführen, in das sie investieren möchten.
Sie sollten VDRs nutzen, um alle für die Kapitalbeschaffung erforderlichen Dokumente wie Pitch Decks und Finanzdaten zu organisieren und diese allen Investoren gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. So können Sie festlegen, welche Dokumente jedem Investor auf Dokumentebene zugänglich sind, einen professionellen Eindruck hinterlassen und das Interesse der Investoren mithilfe integrierter Statistiken leicht einschätzen.
03. Finanz- und Rechtsprüfungen
Wenn Sie bereits an einem Audit-Prozess beteiligt waren, wissen Sie, wie mühsam dieser sein kann. Bei Audits müssen Unternehmen Wirtschaftsprüfern oder Buchhaltern Zugriff auf ihre wichtigen Finanzunterlagen, Verträge und Compliance-Dokumente gewähren, um deren Richtigkeit und Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen.
Die Zentralisierung von Compliance-Dokumenten in einer sicheren, zugänglichen Umgebung erfolgt mithilfe virtueller Datenräume. Neben der Sicherheit bieten diese auch eine detaillierte Nachverfolgung nach der Freigabe der Dateien, sodass Sie für Transparenz Zugriff auf den Prüfpfad erhalten.
04. Vorbereitung des Börsengangs
Sie haben hart gearbeitet, um diesen Punkt zu erreichen und Ihren Börsengang zu starten. Aber haben Sie alles, was Sie dafür brauchen?
Wenn Sie einen Börsengang vorbereiten, sollten Sie sich darauf einstellen, dass Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente mit Aufsichtsbehörden, Rechtsanwälten und Banken austauschen müssen. Die Organisation und Weitergabe sensibler Dokumente an alle Beteiligten sollte über virtuelle Datenräume erfolgen.
Mit den Branding-Optionen für Datenräume können Sie einen professionellen Eindruck hinterlassen, regulatorische Anforderungen erfüllen und den Börsengang beschleunigen.
05. Geschäftliche/strategische Partnerschaften
Der Aufbau strategischer Partnerschaften erfordert die Erforschung von Synergien zwischen beiden Parteien.
Zu diesem Zweck möchten Sie vertrauliche Informationen austauschen, um den ROI der Partnerschaft zu bewerten. Ein virtueller Datenraum muss verwendet werden, um eine sichere Umgebung für den Austausch dieser Informationen zu schaffen, sodass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Die Sicherheitsfunktionen sorgen außerdem dafür, dass potenzielle Partnerschaften geheim bleiben.
06. Schutz geistigen Eigentums
Wenn Sie ein Unternehmen mit wertvollem geistigen Eigentum (IP) wie Patenten, Marken, Forschungsdaten usw. sind, wissen wir, dass der Schutz dieser Vermögenswerte für Sie oberste Priorität hat.
VDRs werden zur Speicherung und Freigabe Ihrer IP-bezogenen Dokumente verwendet. Diese schützen vor unbefugtem Zugriff und verhindern potenziellen IP-Diebstahl bei verschiedenen Geschäftstransaktionen mit Funktionen wie Wasserzeichen, selektiver Verteilung, Ablauf von Dokumenten, Download-Beschränkungen und mehr.
07. Investor Relations/Vorstandsmanagement
Eine regelmäßige, transparente Kommunikation mit Ihren Investoren und Vorstandsmitgliedern ist notwendig, um deren Vertrauen in Ihr Unternehmen aufrechtzuerhalten.
Ein virtueller Datenraum ermöglicht Ihnen diese Kommunikation und stellt gleichzeitig sicher, dass Ihre vertraulichen Geschäftsdokumente sicher und nur für autorisierte Personen zugänglich sind. Außerdem können Sie sehen, wer welche Dokumente wie lange aufgerufen hat, sodass Sie Ihre nächsten Schritte entsprechend planen können.
Sie benötigen einen virtuellen Datenraum, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen?
Wenn Ihre Anforderungen einem der oben genannten Anwendungsfälle entsprechen, sollten Sie noch heute mit einem virtuellen Datenraum beginnen.
Beginnen Sie damit, die beliebtesten Anbieter virtueller Datenräume wie Digify, Intralinks und andere zu identifizieren. Vergleichen Sie deren Funktionen, Sicherheitsprotokolle, Kundensupport und Preisstrukturen. Bewerten Sie, inwieweit Ihre spezifischen Anforderungen, einschließlich Dokumentenvolumen und Sicherheitsanforderungen, mit deren Angeboten übereinstimmen.
Nutzen Sie die kostenlosen Testversionen oder Demos der Anbieter virtueller Datenräume, um deren Plattformen aus erster Hand zu erleben. Planen Sie schließlich eine reibungslose Implementierung und stellen Sie sicher, dass Ihr Team gut geschult ist, um den virtuellen Datenraum optimal zu nutzen.
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Was zeichnet Digify als Lösung für virtuelle Datenräume aus?
Digify bietet eine einzigartige Kombination aus Funktionen und Vorteilen für die nahtlose gemeinsame Nutzung und Analyse von Dokumenten.
Hier sehen Sie genauer, was Digify so besonders macht.
- Einfachheit: Benutzer und ihre Gäste schätzen die Benutzerfreundlichkeit von Digify. Digify verfolgt einen einzigartigen Ansatz für die Sicherheit von Dokumenten, der einfach und unkompliziert ist. Selbst wenn Ihre Gäste nicht technisch versiert sind, finden sie sich in Digify zurecht und können problemlos auf Dokumente zugreifen. Dies ist wichtig, damit Sie Ihre Geschäfte abschließen oder Projekte schnell abschließen können.
- Erweitertes Branding: Mit Digify können Sie Ihre Marke und Ihre Botschaft klar und deutlich an Ihr Publikum vermitteln, weit über das hinaus, was die meisten Mitbewerber bieten. Passen Sie die visuellen Aspekte Ihres Datenraums vollständig an Ihre Markenidentität an. Dazu gehört das Hinzufügen einer konfigurierbaren Info-Seite zur Erläuterung Ihres Projekts sowie das Ändern der Logos und Markenfarben. Wir bieten erweitertes Branding zur Anpassung des Anmeldebildschirms, der Hintergründe, der E-Mail-Layouts und sogar einer White-Label-URL.
- Integrationen und API: Digify bietet wahrscheinlich die größte Auswahl an Integrationen aller Anbieter virtueller Datenräume. Ihre Benutzer können sich mit ihren Google- und Microsoft-Identitäten anmelden und über Zapier mit über 6000 anderen Apps integrieren. Wir bieten auch E-Mail-Plugins für Gmail und Office 365 zur Verfolgung von E-Mail-Anhängen. Für anspruchsvollere Anforderungen können Benutzer komplexe Workflows integrieren oder sogar eigene Apps über unsere APIs erstellen.
- Einzigartige Sicherheits- und Statistikfunktionen: Wir bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen und Statistikfunktionen, die in anderen Datenraumlösungen nicht ohne Weiteres zu finden sind. Digify verfügt über ein Patent für seine einzigartige Bildschirmschutztechnologie, die Screenshots verhindert. Unsere dynamischen Wasserzeichen-Funktionen gehören zu den umfassendsten auf dem Markt. Digify verfügt über Tripwire-Warnungen, die Sie informieren, wenn Ihre Dateien offengelegt werden. Unsere detaillierten Statistikfunktionen gehen weit über das Angebot vieler Mitbewerber hinaus.
- Transparente Preise: Im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern veröffentlichen wir unsere Preise für die meisten unserer Tarife klar und deutlich. Wir stellen sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie wirklich benötigen, und bieten Ihnen so einen maximalen Mehrwert. Darüber hinaus gibt es keine versteckten Gebühren, sodass Sie genau wissen, wofür Sie bezahlen.
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