Virtuelle Datenräume (VDRs) vereinen Sicherheit und Komfort und sind heute die bevorzugte Lösung für die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit an sensiblen Dokumenten. Mit Funktionen wie verschlüsselter Dateispeicherung, detailliertem Berechtigungsmanagement, dynamischen Wasserzeichen und detaillierten Analysen der Interaktion von Gästen mit Dokumenten haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Geschäfte. Einsatzmöglichkeiten virtueller Daten [...]
Sicherheit und Komfort in einem, virtuelle Datenräume (VDRs) sind heute die bevorzugte Lösung für die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit an vertraulichen Dokumenten. Mit Funktionen wie verschlüsselter Dateispeicherung, detailliertem Berechtigungsmanagement, dynamischen Wasserzeichen und detaillierten Analysen der Interaktion von Gästen mit Dokumenten haben Sie die volle Kontrolle über Ihr Unternehmen.
Wenn Sie eine Investition in eine virtueller Datenraum, haben Sie wahrscheinlich einen oder mehrere der folgenden Bedürfnisse im Sinn:
Mit Blick auf Ihre Bedürfnisse und Ziele haben Sie wahrscheinlich verschiedene Anbieter von virtuellen Datenräumen auf dem Radar. Doch die Wahl des perfekten Anbieters im Jahr 2025 kann angesichts der vielen Optionen, die heute zur Verfügung stehen, eine Menge Arbeit sein.
Dieser Artikel führt Sie durch den Auswahlprozess und hilft Ihnen bei der Wahl des besten Anbieters von virtuellen Datenräumen für Ihre Bedürfnisse.
Wir haben den komplexen Prozess der Auswahl eines Anbieters für virtuelle Datenräume in 5 einfach zu befolgende und umsetzbare Schritte unterteilt. Jeder Schritt soll Ihnen helfen, eine fundierte und sichere Entscheidung zu treffen.
Bestimmen Sie zunächst den primären Bedarf an einem virtuellen Datenraum und den Zeitrahmen Ihres Projekts. Wenn Sie ihn für einen langfristigen Anwendungsfall wie eine Fusion oder eine Übernahme nutzen, benötigen Sie robuste Funktionen und eine flexible Preisgestaltung für die sichere Freigabe großer Mengen sensibler Dokumente. Bei einem einmaligen Anwendungsfall für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten sind die Anforderungen möglicherweise weniger streng.
Je nach Anwendungsfall und Sensibilität der Dokumente würde eine Liste der Funktionen und ein Budget den Auswahlprozess erleichtern. Wenn der VDR während eines Geschäfts von mehreren Parteien genutzt wird, können Funktionen wie Q&A für die Kommunikation, die Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit und die Versionshistorie sehr nützlich sein.
Überlegen Sie, wie Sie zu zahlen bereit sind - einige Anbieter berechnen pro Seite, pro Benutzer oder eine monatliche Pauschale. Eine Pauschalgebühr kann bei einer großen Anzahl von Benutzern oder Dokumenten kostengünstiger sein. Einige Anbieter von virtuellen Datenräumen bieten flexible Tarife an, die für alle Projekte geeignet sind.
Nachdem Sie den Bedarf und das Budget ermittelt haben, suchen Sie auf dem Markt für virtuelle Datenräume nach den verfügbaren Anbietern von Datenräumen. Eine einfache Google-Suche wie "Virtueller Datenraum für Start-ups" wird Ihnen mehrere Optionen bieten.
Lesen Sie das Feedback verschiedener Plattformen auf Bewertungsseiten wie Kapernra, G2, und TrustRadius. Achten Sie auf Bewertungen von Nutzern aus ähnlichen Branchen oder mit ähnlichen Anwendungsfällen wie dem Ihren. Lesen Sie die Fallstudien auf den Websites der Anbieter, um sich ein Bild von den Ergebnissen zu machen, die von aktuellen Nutzern erzielt wurden.
Sie können Ihre Verbindungen nutzen auf LinkedIn oder anderen beruflichen Netzwerken, um auf einfache Weise mit Personen in Kontakt zu treten, die in der Vergangenheit möglicherweise VDRs genutzt haben. Stellen Sie Ihre Fragen auf Plattformen wie Reddit, Quora oder andere branchenspezifische Gemeinschaften. Auf diese Weise können Menschen ihre Erfahrungen mit bestimmten VDR-Anbietern aus erster Hand austauschen.
Wenn Sie einige VDR-Anbieter in die engere Wahl gezogen haben, müssen Sie im nächsten Schritt prüfen, was jeder von ihnen bietet.
Eigenschaften
Preisgestaltung
Als Nächstes sollten Sie abschätzen, wie viel Sie investieren müssen, um von einem Anbieter eines virtuellen Datenraums das zu bekommen, was Sie brauchen. Es gibt verschiedene Preismodelle für virtuelle Datenräume. Hier erfahren Sie, wie Sie wählen können.
Unterstützung
Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter Support anbietet, wenn Sie ihn brauchen, und berücksichtigen Sie dabei gegebenenfalls unterschiedliche Zeitzonen. Achten Sie auf die Art des angebotenen Supports (z. B. Telefon, E-Mail, Live-Chat) und ob dieser rund um die Uhr verfügbar ist. Schauen Sie sich die Bewertungen an, um die Reaktionsfähigkeit und Hilfsbereitschaft des Support-Teams zu beurteilen.
Hinweis: Beachten Sie, wie lange der Anbieter bereits im Geschäft ist und welchen Ruf er in der Branche genießt. Anbieter von virtuellen Datenräumen, die schon länger im Geschäft sind, haben ihre Dienstleistungen oft verfeinert und sind zuverlässiger.
Nach dem Filtern der Anbieter virtueller Datenräume auf der Grundlage der Angebote besteht der nächste Schritt darin, aktiv mit potenziellen Anbietern in Kontakt zu treten, um deren Plattformen aus erster Hand kennenzulernen.
Setzen Sie sich mit den Anbietern in Verbindung und vereinbaren Sie Demos mit deren Teams, um die virtuellen Datenräume in Aktion zu sehen. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Funktionen, an denen Sie interessiert sind. Es ist auch wichtig, dass Sie bei Ihren Gesprächen mit dem Anbieter möglichst viele Fragen zu den Kosten stellen. Einige der Datenraumanbieter bieten Testversionen an. Nach der Demo können Sie sich für eine kostenlose Testversion anmelden, um die Plattform zu nutzen.
Testen Sie den Datenraum während der Testphase, indem Sie Dokumente hochladen, Berechtigungen und andere Funktionen festlegen. Beziehen Sie Ihr Team, das den VDR ausgiebig nutzen wird, mit ein und holen Sie dessen Feedback ein. Sie sollten auch die Qualität des Kundensupports und der verfügbaren Schulungsressourcen überwachen.
Nach all diesen Recherchen sind Sie bereit, eine endgültige Entscheidung zu treffen. Aber bevor Sie das tun, müssen Sie Folgendes tun
Nun, so machen Sie es! Wenn Sie diese fünf wichtigen Schritte befolgen, können Sie sich für eine sichere virtuelle Datenraumlösung entscheiden, die den Anforderungen Ihres Projekts wirklich gerecht wird.
Wenn Sie sich nun auf die Suche nach den besten virtuellen Datenraumlösungen auf dem Markt begeben, werden Sie auf verschiedene Angebote mit einer Reihe von Funktionen und Preisstrukturen stoßen, aber nicht alle VDR-Anbieter sind gleich.
Im Folgenden finden Sie einige Warnhinweise, auf die Sie während des Auswahlverfahrens achten sollten, um ein Geschäft zu verhindern.
Begrenzte Branding-Optionen können dazu führen, dass Ihr Datenraum für Investoren und andere Beteiligte generisch und weniger vertrauenswürdig wirkt.
Die besten Anbieter von virtuellen Datenräumen bieten Ihnen die Möglichkeit, den Datenraum an Ihre Markenidentität anzupassen. Sie sollten die Möglichkeit haben, das Logo Ihres Unternehmens, Markenfarben, Hintergründe, White-Label-URLs und mehr einzubinden.
Diese Branding-Optionen sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild, verbessern das Image Ihres Unternehmens, stärken Ihren Ruf und schaffen ein nahtloses Erlebnis für alle an Ihren Transaktionen beteiligten Parteien.
Wenn der VDR-Anbieter nicht über die Technologie zur Unterstützung benutzerdefinierter Workflows und Automatisierungen verfügt, müssen Sie die Dokumente möglicherweise manuell über verschiedene Anwendungen hinweg verwalten und verfolgen. Es ist wichtig, in einem Datenraum nach APIs und Integrationen zu suchen, um die Dokumentenverteilung zu rationalisieren, die manuelle Arbeit zu reduzieren und Folgeaktionen zu automatisieren, insbesondere wenn Sie kunden- bzw. investorenorientierte Dokumenten-Workflows haben.
Mit APIs und Integrationen können Sie einen Datenraum vollständig integrieren, um maßgeschneiderte Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen zu entwickeln. Das bedeutet, dass Sie eine sichere Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten nicht von Grund auf neu entwickeln müssen, wodurch Verzögerungen bei der Einführung vermieden werden.
Der nächste Punkt, auf den Sie achten sollten, ist die transparente Preisgestaltung. Achten Sie darauf, ob die Pläne auf der Website klar ersichtlich sind und die Kosten für die Nutzung darlegen - sind sie volumenbasiert oder benutzerabhängig. Machen Sie sich klar, welche Funktionen in den einzelnen Plänen enthalten sind und welche nur Zusatzfunktionen sind.
Informieren Sie sich über etwaige Beschränkungen der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und die zusätzlichen Kosten bei Überschreitung dieser Grenzen. Mangelnde Preistransparenz kann zu Schwierigkeiten bei der Ermittlung des ROI des Datenraums und der Kostenverwaltung führen. Außerdem können starre Preispläne den Zugang zu allen benötigten Funktionen erschweren, es sei denn, Sie entscheiden sich für den teuersten Plan.
Die richtigen Anbieter bieten volle Flexibilität und ermöglichen es Ihnen, Ihren individuellen Plan zu erstellen, indem Sie verschiedene Funktionen der bestehenden Pläne oder Zusatzoptionen auswählen. Bei einer solchen Preisgestaltung zahlen Sie nur für das, was Sie brauchen, ohne zusätzliche Kosten.
Eine Testphase ermöglicht es Ihnen, die Benutzerfreundlichkeit und die Funktionen zu testen und die Leistung unter realen Bedingungen zu messen, ohne sich finanziell zu verpflichten. Das Fehlen einer kostenlosen Testphase ist ein Warnsignal, da Sie so nicht überprüfen können, ob das Angebot Ihren Erwartungen, Anforderungen und vorhandenen Tools entspricht, bevor Sie investieren.
Ohne eine Testphase besteht die Gefahr, dass Sie sich für einen virtuellen Datenraum entscheiden, der Ihren Anforderungen nicht gerecht wird, was in der Zukunft zu Wechselkosten führen kann.
Konsistente negative Bewertungen sind ein Warnsignal für zugrundeliegende Probleme mit den Angeboten des Anbieters, die sich letztlich auf die Zufriedenheit Ihrer Nutzer und Ihren Betrieb auswirken werden.
Es ist wichtig, die Erfahrungen der bestehenden Kunden zu überprüfen. Achten Sie auf Muster in den Rückmeldungen, die auf größere Probleme hinweisen können, z. B. Probleme mit der Geschwindigkeit des Dokumentenzugriffs, Ausfallzeiten, Bugs oder Sicherheitsprobleme. Achten Sie auch darauf, wie das Unternehmen auf solche Rückmeldungen und Funktionswünsche reagiert, da dies ein Hinweis auf sein Engagement für die Kundenzufriedenheit ist.
Langsame Antworten des Support-Teams können zu Ausfallzeiten, Transaktionsverzögerungen und unterbrochenem Zugriff auf wichtige Dokumente während wichtiger Verhandlungen oder Prüfungen führen. Wenn derzeitige oder ehemalige Nutzer über langsame Antwortzeiten oder eingeschränkte Verfügbarkeit von Support-Mitarbeitern berichten, sollten Sie dies als ernsthaften Nachteil betrachten.
Ein effektiver Support sollte rund um die Uhr verfügbar sein, insbesondere für Unternehmen, die in verschiedenen Zeitzonen tätig sind oder die für zeitkritische Prozesse sofortigen Zugang zu Datenräumen benötigen. Es ist hilfreich, wenn das Support-Team über mehrere Kanäle wie Telefon, E-Mail und Live-Chat erreichbar ist.
Digify ist ein Anbieter von virtuellen Datenräumen der nächsten Generation, der durchgängig robuste Sicherheitsfunktionen, eine intuitive, einfach zu bedienende Plattform, detaillierte Analysen der Empfängeraktivität und eine breite Palette von Anpassungsmöglichkeiten, einschließlich API-Integrationen und White-Labeling, bietet.
Wir sind nicht die einzigen, die das sagen. Hören Sie es von unseren Nutzern.
Hier sind einige der Gründe, warum Unternehmen wie JLL und WeWork Digify vertrauen;
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Autor
10 unverzichtbare Funktionen für virtuelle Datenräume (VDR) zur Beschleunigung von Geschäftsabschlüssen: Echtzeit-Tracking, Seitenanalyse, granulare Berechtigungen, Prüfpfade und Integrationen.
Erfahren Sie, wie moderne virtuelle Datenräume, Engagement-Analysen und digitale Tools die Beschaffung von privatem Kapital rationalisieren, Dokumente sichern und Geschäfte schneller abschließen.
Dieser Artikel bietet einen umfassenden, praktikablen Leitfaden für die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen bei Fusionen und Übernahmen. Er hebt die besten Praktiken, die wichtigsten Schritte und Hilfsmittel wie VDRs zur Unterstützung des M&A-Prozesses hervor.
