ANMELDEN
DEMO BUCHEN
KOSTENLOS TESTEN
DE
DE EN ZH
DE
DE EN ZH

Der Einkaufsführer 2025 für Anbieter von virtuellen Datenräumen 

Virtuelle Datenräume (VDRs) vereinen Sicherheit und Komfort und sind heute die erste Wahl für die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung sensibler Dokumente. Funktionen wie verschlüsselter Dateispeicher, detaillierte Berechtigungsverwaltung, dynamische Wasserzeichen und detaillierte Statistiken darüber, wie Gäste mit Dokumenten interagieren, ermöglichen Ihnen, Ihre Geschäfte zu tätigen und dabei die volle Kontrolle zu behalten.

Verwendungszwecke virtueller Datenräume

Wenn Sie über die Investition in einen virtuellen Datenraum nachdenken, haben Sie wahrscheinlich einen oder mehrere der folgenden Anforderungen:

  • Fusionen und Übernahmen (M&A): Erleichtern Sie M&A-Transaktionen durch eine sichere Plattform für den Austausch vertraulicher Dokumente zwischen den Parteien.

  • Gerichtsverfahren: Sie können große Mengen an Rechtsdokumenten sicher verwalten und mit Anwälten, Mandanten und anderen Beteiligten teilen.

  • Immobilientransaktionen: Optimieren Sie den Verkauf von Immobilien, indem Sie Zugriff auf Verträge, Gutachten und andere wichtige Dokumente gewähren. Große Namen wie JLL nutzen virtuelle Datenräume für den Verkauf und die Vermarktung ihrer Gewerbe- und Industrieimmobilien.

  • Kommunikation zwischen Investoren und Vorstand: Verbessern Sie die Unternehmensführung, indem Sie Tagesordnungen, Protokolle und andere sensible Informationen sicher mit den Vorstandsmitgliedern teilen.

  • Verwaltung geistigen Eigentums: Schützen und verwalten Sie geistiges Eigentum, indem Sie den Zugriff auf sensible Dokumente kontrollieren und die Aktivitäten der Benutzer überwachen.

Je nach Ihren Anforderungen und Zielen kommen wahrscheinlich verschiedene Anbieter virtueller Datenräume für Sie in Frage. Angesichts der Vielzahl der heute verfügbaren Optionen kann die Auswahl des perfekten Anbieters im Jahr 2025 jedoch sehr aufwendig sein.

Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess und hilft Ihnen dabei, den besten Anbieter virtueller Datenräume für Ihre Anforderungen zu finden.

Weiter zum Abschnitt

5-stufiger Prozess zur Auswahl eines Anbieters für virtuelle Datenräume

Virtual data room provider selection process

Wir haben den komplexen Prozess der Auswahl eines Anbieters für virtuelle Datenräume in 5 leicht verständliche und umsetzbare Schritte unterteilt. Jeder Schritt ist so konzipiert, dass Sie einer fundierten und sicheren Entscheidung näher kommen. 

Schritt 1 – Analysieren Sie Ihre Anforderungen 

Bestimmen Sie zunächst den primären Bedarf an einem virtuellen Datenraum und den Zeitrahmen Ihres Projekts. Wenn Sie ihn für einen langfristigen Anwendungsfall wie eine Fusion oder Übernahme nutzen, benötigen Sie robuste Funktionen und flexible Preise, um große Mengen sensibler Dokumente sicher auszutauschen. Wenn es sich um einen einmaligen Anwendungsfall für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten handelt, sind die Anforderungen möglicherweise weniger streng. 

Je nach Anwendungsfall und Sensibilität der Dokumente erleichtern eine Liste der Funktionen und ein Budget die Auswahl. Wenn der VDR während einer Transaktion von mehreren Parteien genutzt wird, können Funktionen wie F&A für die Kommunikation, die Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit und der Versionsverlauf sehr nützlich sein.

Analysieren Sie, wie Sie bezahlen möchten – einige Anbieter berechnen pro Seite, pro Benutzer oder eine monatliche Pauschalgebühr. Eine Pauschalgebühr kann bei einer großen Anzahl von Benutzern oder Dokumenten kostengünstiger sein. Einige Anbieter virtueller Datenräume bieten flexible Tarife an, die für alle Projekte geeignet sind. 

Schritt 2 – Recherchieren Sie verfügbare VDR-Anbieter

Nachdem Sie den Bedarf und das Budget ermittelt haben, suchen Sie nach verfügbaren Datenraum-Anbietern auf dem Markt für virtuelle Datenräume. Eine einfache Google-Suche nach „virtueller Datenraum für Startups“ liefert Ihnen mehrere Optionen. 

Sehen Sie sich die Bewertungen verschiedener Plattformen auf Bewertungsseiten wie Capterra, G2 und TrustRadius an. Achten Sie auf Bewertungen von Nutzern aus Branchen oder mit ähnlichen Anwendungsfällen wie Ihrem. Lesen Sie die Fallstudien auf den Websites der Anbieter, um sich ein Bild von den Ergebnissen aktueller Nutzer zu machen.

Sie können Ihre Kontakte auf LinkedIn oder anderen beruflichen Netzwerken nutzen, um leicht mit Personen in Kontakt zu treten, die möglicherweise bereits Erfahrung mit VDRs haben. Stellen Sie Ihre Fragen auf Plattformen wie Reddit, Quora oder anderen branchenspezifischen Communities. Auf diese Weise können andere ihre Erfahrungen mit bestimmten VDR-Anbietern aus erster Hand teilen.

Schritt 3 – Bewerten Sie die Angebote  

Nachdem Sie eine Vorauswahl einiger VDR-Anbieter getroffen haben, müssen Sie im nächsten Schritt die Angebote der einzelnen Anbieter bewerten. 

Funktionen 

  • Bewerten Sie in erster Linie die angebotenen Sicherheitsfunktionen wie granulare Berechtigungen, Druck- und Downloadbeschränkungen, Ablauf von Dokumenten und mehr. Achten Sie auch auf Branchenzertifizierungen.

  • Achten Sie auf Funktionen, die für Ihren Anwendungsfall spezifisch sind. Wenn Sie den VDR für M&A nutzen, sind Funktionen für die Zusammenarbeit wie F&A und Gastgruppen erforderlich. 

  • Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit des VDR mit intuitiver Benutzeroberfläche, Massen-Uploads, Indizierung und Volltextsuche. 

  • Wenn für Ihren Anwendungsfall relevant, prüfen Sie, ob der Anbieter des virtuellen Datenraums APIs und Integrationen anbietet, um eine Verbindung zu Ihrer bestehenden Website, Ihren Workflows oder anderen Anwendungen herzustellen. 

Preise 

Als Nächstes sollten Sie abschätzen, wie viel Sie investieren müssen, um von einem Anbieter für virtuelle Datenräume das zu erhalten, was Sie benötigen. Es gibt verschiedene Preismodelle für virtuelle Datenräume. So können Sie die richtige Wahl treffen.

  • Speichergröße: Einige VDRs berechnen ihre Gebühren anhand der gespeicherten Datenmenge. Dieses Modell kann für Projekte mit großen Datenmengen kostengünstig sein.

  • Preis pro Seite: Dies kann für kleine Projekte mit einer klaren Anzahl von Dokumenten geeignet sein.

  • Anzahl der Benutzer: Eine Preisgestaltung auf Basis der Benutzeranzahl ist üblich. Informieren Sie sich, ob die Kosten für den Datenraum mit der Hinzufügung neuer Benutzer skalieren und was passiert, wenn Sie die Benutzergrenze überschreiten.

  • Funktionsbezogene Preise: Einige VDR-Anbieter bieten möglicherweise Basisdienste mit zusätzlichen Kosten für erweiterte Funktionen an. Entscheiden Sie, ob Sie diese Funktionen benötigen oder ob der Basisplan ausreicht.

  • Flatrate: Ein Flatrate-Preismodell ist vorhersehbar und leicht zu budgetieren, insbesondere wenn Sie eine Vielzahl von Funktionen benötigen oder der Umfang des Projekts nicht genau definiert ist. Perfekte Preise für einen virtuellen Datenraum für Start-ups.

Support 

Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Support bietet, wenn Sie ihn benötigen, und berücksichtigen Sie dabei gegebenenfalls unterschiedliche Zeitzonen. Informieren Sie sich über die Art des Supports (z. B. Telefon, E-Mail, Live-Chat) und ob er rund um die Uhr verfügbar ist. Sehen Sie sich die Bewertungen erneut an, um die Reaktionsfähigkeit und Hilfsbereitschaft des Support-Teams einzuschätzen.

Hinweis: Berücksichtigen Sie, wie lange der Anbieter bereits im Geschäft ist und welchen Ruf er in der Branche genießt. Anbieter von virtuellen Datenräumen, die schon länger auf dem Markt sind, haben ihre Dienste oft verfeinert und sind zuverlässiger.

Schritt 4 – Demos und Testversionen anfordern

Nachdem Sie die Anbieter virtueller Datenräume anhand ihrer Angebote gefiltert haben, sollten Sie im nächsten Schritt aktiv mit potenziellen Anbietern in Kontakt treten, um deren Plattformen aus erster Hand zu erleben. 

Kontaktieren Sie die Anbieter und vereinbaren Sie Demos mit ihren Teams, um die virtuellen Datenräume in Aktion zu sehen. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Funktionen, die für Sie interessant sind. Es ist auch wichtig, dass Sie im Gespräch mit dem Anbieter möglichst viele Fragen zu den Kosten stellen. Einige Datenraum-Anbieter bieten Testversionen an. Nach der Demo können Sie sich für eine kostenlose Testversion anmelden, um die Plattform zu nutzen. 

Testen Sie den Datenraum während der Testphase, indem Sie Dokumente hochladen, Berechtigungen festlegen und andere Funktionen ausprobieren. Beziehen Sie Ihr Team, das den VDR intensiv nutzen wird, mit ein und holen Sie Feedback ein. Sie sollten auch die Qualität des Kundensupports und der verfügbaren Schulungsressourcen überprüfen.

Schritt 5 – Treffen Sie eine Entscheidung 

Nach all diesen Recherchen sind Sie bereit, die endgültige Entscheidung zu treffen. Bevor Sie dies tun, müssen Sie jedoch Folgendes tun

  • Listen Sie die Vor- und Nachteile jedes VDR-Anbieters auf, basierend auf Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten, Sicherheit und Kundensupport. Nutzen Sie die Analyse, um eine Entscheidung zu treffen.

  • Beziehen Sie das Feedback Ihrer Teammitglieder ein, die an den Demos und Testversionen teilgenommen haben.

  • Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, indem Sie die Kosten für den Datenraum mit dem ROI vergleichen. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Vorlaufkosten, sondern auch langfristige Ausgaben wie zusätzliche Funktionen und Skalierbarkeit.

  • Wenn Sie einen Vertrag vorliegen haben, lesen Sie die Vertragsbedingungen sorgfältig durch, bevor Sie ihn unterzeichnen. Achten Sie dabei besonders auf Klauseln zu Datenhoheit, Kündigungsbedingungen und Verlängerungsbedingungen.

  • Zögern Sie nicht, die Bedingungen mit dem Anbieter des virtuellen Datenraums zu verhandeln, da dieser oft bereit ist, sein Angebot an Ihr Unternehmen anzupassen.

  • Entwickeln Sie einen klaren Implementierungsplan, um den VDR einzurichten. Dieser sollte Zeitpläne, wichtige Meilensteine, Schulungen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten enthalten.

So geht's! Wenn Sie diese fünf wichtigen Schritte befolgen, sind Sie bestens gerüstet, um eine sichere Lösung für einen virtuellen Datenraum auszuwählen, die die Anforderungen Ihres Projekts wirklich erfüllt. 

Warnsignale, die Sie bei der Auswahl eines Anbieters für virtuelle Datenräume beachten sollten 

Bei Ihrer Suche nach den besten Lösungen für virtuelle Datenräume auf dem Markt werden Sie auf verschiedene Angebote mit unterschiedlichen Funktionen und Preisstrukturen stoßen, aber nicht alle VDR-Anbieter sind gleich. 

Hier sind einige Warnsignale, auf die Sie bei Ihrer Auswahl achten sollten. 

#1 Begrenzte Branding-Optionen

Begrenzte Branding-Optionen können Ihren Datenraum generisch und für Investoren und andere Interessengruppen weniger vertrauenswürdig erscheinen lassen.

Die besten Anbieter virtueller Datenräume bieten Ihnen die Möglichkeit, den Datenraum an Ihre Markenidentität anzupassen. Sie sollten die Möglichkeit haben, das Logo Ihres Unternehmens, Ihre Markenfarben, Hintergründe, White-Label-URLs und vieles mehr zu integrieren.

Diese Branding-Optionen sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild, verbessern das Image Ihres Unternehmens, stärken Ihren Ruf und schaffen eine nahtlose Erfahrung für alle an Ihren Transaktionen beteiligten Parteien.

#2 Unmöglichkeit, benutzerdef. Workflows und Automatisierungen zu erstellen

Wenn der VDR-Anbieter nicht über die Technologie zur Unterstützung benutzerdefinierter Workflows und Automatisierungen verfügt, müssen Sie möglicherweise Dokumente manuell über verschiedene Anwendungen hinweg verwalten und nachverfolgen. Es ist wichtig, nach APIs und Integrationen in einem Datenraum zu suchen, um die Dokumentenverteilung zu optimieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und Folgeaktionen zu automatisieren, insbesondere wenn Sie über kunden-/investorenorientierte Dokumenten-Workflows verfügen.

Mit APIs und Integrationen können Sie einen Datenraum vollständig integrieren, um benutzerdefinierte Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen zu erstellen. Das bedeutet, dass Sie keine sichere Funktion für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten von Grund auf neu entwickeln müssen, wodurch Verzögerungen beim Start vermieden werden.

#3 Mangel an transparenter und flexibler Preisgestaltung

Als Nächstes sollten Sie auf eine transparente Preisgestaltung achten. Prüfen Sie, ob die Tarife auf der Website klar ersichtlich sind und geben Sie die Nutzungskosten an – sind diese volumen- oder nutzerbasiert? Machen Sie sich klar, welche Funktionen in den einzelnen Tarifen enthalten sind und welche zusätzlich hinzugekauft werden müssen.

Achten Sie auf Beschränkungen bei der Freigabe von Dokumenten und auf zusätzliche Kosten bei Überschreitung dieser Beschränkungen. Eine intransparente Preisgestaltung kann zu Schwierigkeiten bei der Ermittlung des ROI des Datenraums und bei der Kostenverwaltung führen. Darüber hinaus können starre Preispläne den Zugriff auf alle benötigten Funktionen erschweren, es sei denn, Sie entscheiden sich für den teuersten Plan.

Die richtigen Anbieter bieten volle Flexibilität, sodass Sie Ihren benutzerdefinierten Plan erstellen können, indem Sie verschiedene Funktionen aus bestehenden Plänen oder Add-ons auswählen. Mit einer solchen Preisgestaltung zahlen Sie nur für das, was Sie benötigen, ohne zusätzliche Kosten.

#4 Fehlen einer kostenlosen Testversion 

Eine Testphase ermöglicht es Ihnen, die Benutzerfreundlichkeit und Funktionen zu testen und die Leistung unter realen Bedingungen ohne finanzielle Verpflichtung zu messen. Das Fehlen einer kostenlosen Testphase ist ein Warnsignal, da Sie so keine Möglichkeit haben, vor der Investition zu überprüfen, ob das Angebot Ihren Erwartungen, Anforderungen und vorhandenen Tools entspricht. 

Ohne eine Testphase besteht das Risiko, dass Sie sich für einen virtuellen Datenraum entscheiden, der möglicherweise nicht Ihren Anforderungen entspricht, was in Zukunft zu Wechselkosten führen kann.

#5 Negative Kundenbewertungen 

Durchweg negative Bewertungen sind ein Warnsignal für grundlegende Probleme mit den Angeboten des Anbieters, die sich letztendlich auf Ihre Benutzerzufriedenheit und Ihren Betrieb auswirken werden.

Es ist wichtig, die Erfahrungen bestehender Kunden zu überprüfen. Achten Sie auf Muster in den Rückmeldungen, die auf größere Probleme hinweisen könnten, wie z. B. Probleme mit der Zugriffsgeschwindigkeit auf Dokumente, Ausfallzeiten, Fehler oder Sicherheitsprobleme. Achten Sie auch darauf, wie das Unternehmen auf solche Rückmeldungen und Feature-Anfragen reagiert, da dies ein Hinweis auf sein Engagement für die Kundenzufriedenheit ist.

#6 Langsamer Kundensupport

Langsame Antworten des Supportteams können zu Ausfallzeiten, Transaktionsverzögerungen und unterbrochenem Zugriff auf wichtige Dokumente während wichtiger Verhandlungen oder Überprüfungen führen. Wenn aktuelle oder ehemalige Nutzer von langsamen Reaktionszeiten oder begrenzter Verfügbarkeit des Supportpersonals berichten, sollten Sie dies als ernsthaften Nachteil betrachten.

Ein effektiver Support sollte rund um die Uhr verfügbar sein, insbesondere für Unternehmen, die in verschiedenen Zeitzonen tätig sind oder für zeitkritische Prozesse sofortigen Zugriff auf Datenräume benötigen. Es ist hilfreich, wenn das Support-Team über mehrere Kanäle wie Telefon, E-Mail und Live-Chat erreichbar ist.

Einführung der virtuellen Datenräume von Digify

Digify ist ein Anbieter von virtuellen Datenräumen der nächsten Generation, der durchgängig robuste Sicherheitsfunktionen, eine intuitive, benutzerfreundliche Plattform, detaillierte Statistiken zur Nutzung durch die Empfänger und eine Vielzahl von Anpassungsoptionen, einschließlich API-Integrationen und White-Labeling, bietet.

Das sagen nicht nur wir. Hören Sie es von unseren Nutzern. 

  • „Digify ist ein einfaches, aber sicheres Tool, das sich nahtlos in unsere bestehende Infrastruktur integrieren ließ. Daher war die Entscheidung für Digify für unsere internen Teams ganz klar.“ – Jonathan Agha, VP, Informationssicherheit bei WeWork 

  • „Es ist sehr einfach zu bedienen und zu navigieren. Wir haben von unseren Teammitgliedern, Kunden und potenziellen Investoren hervorragende Rückmeldungen zu dem Produkt erhalten.“ – Joud, ein Digify-Nutzer auf Capterra

  • „Als jemand, der sich mit Technologie nicht so gut auskennt, habe ich etwas gezögert, mich darauf einzulassen, aber diese Software hat mir und meinem Unternehmen wirklich geholfen, einen guten Eindruck zu hinterlassen, und hat unsere Leistung erheblich verbessert.“ – Robert, ein Digify-Nutzer auf Capterra

Hier sind einige der Gründe, warum Unternehmen wie JLL und WeWork Digify vertrauen:

  • Umfassende Sicherheitsfunktionen: Behalten Sie die Kontrolle mit Funktionen wie dynamischen Wasserzeichen, benutzerdefinierten Bedingungen für das Anzeigen von Dateien, Download- und Druckbeschränkungen, Bildschirmschutz zur Verhinderung von Screenshots und Tripwire-Warnungen, die Sie benachrichtigen, wenn Ihre Dateien weitergegeben werden.

  • Detaillierte Statistiken: Erhalten Sie tiefe Einblicke in die Nutzung Ihrer Dokumente, z. B. wer Ihre Dateien angesehen hat, wie lange, von wo aus oder ob sie gedruckt oder heruntergeladen wurden. Anhand dieser Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Ihre Nachfassaktionen zeitlich planen.

  • Erweitertes Branding: Passen Sie Ihren Datenraum an, indem Sie eine konfigurierbare Info-Seite hinzufügen, auf der Sie Ihr Projekt erklären, Ihre eigenen Logos und Markenfarben hinzufügen. Sie können auch den Anmeldebildschirm, Hintergründe, E-Mail-Layouts und eine White-Label-URL anpassen.

  • Due-Diligence-Workflows: Wir erleichtern Ihnen die Due Diligence mit speziellen Funktionen wie F&A, Versionsverlauf, granularen Berechtigungen, Benachrichtigungen bei sofortiger Ansicht und vielem mehr.

  • 24×7-Kundensupport per E-Mail und Chat: Digify ist einfach zu bedienen und kann ohne Schulung eingerichtet werden. Unser engagiertes Support-Team ist jedoch rund um die Uhr per Chat und E-Mail erreichbar, sodass Ihnen Hilfe immer nur einen Klick entfernt ist.

  • Integrationen und API: Wir bieten über Zapier mehr als 6.000 Integrationen und flexible APIs, mit denen Sie die Plattform nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe einbinden, einen Datenraum über einen einfachen iFrame direkt in Ihre eigene Plattform integrieren oder Ihre eigenen Apps erstellen können.

  • Flexible und transparente Preise: Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern veröffentlichen wir unsere Preise für die meisten unserer Tarife auf unserer Website. Sie können jeden Tarif ganz einfach anpassen und zahlen nur für das, was Sie benötigen, ohne versteckte Kosten. Es gibt keine Mindestanzahl an Benutzern, um loszulegen.

Außerdem können Sie Digify jederzeit kostenlos und ohne finanzielle Verpflichtung testen. Starten Sie noch heute mit einer kostenlosen Testversion.

Fangen Sie noch heute an,
Ihre Dokumente zu sichern

DEMO BUCHEN KOSTENLOS TESTEN
Verwandte Beiträge
Neueste Beiträge
Zurück zum Blog