Ein virtueller Datenraum (VDR) ermöglicht es Unternehmen, vertrauliche Dokumente während der Due Diligence sicher zu versenden und zu speichern. Ganz gleich, ob Sie sich in einem Startup-Finanzierungsprozess befinden oder Fusionen und Übernahmen (M&A) sowie andere Arten von Transaktionen prüfen – VDRs können Ihnen dabei helfen, den Due-Diligence-Prozess zu optimieren und zu beschleunigen.
Zu den Dokumenten, die im Rahmen der Due Diligence geprüft werden, können Finanzberichte, Kapitaltabellen, Aktionärslisten, geistiges Eigentum (IP), Mitarbeiter- und Managementverträge gehören. Wenn diese Dokumente an unbefugte Personen gelangen, kann dies zu unerwünschter Medienaufmerksamkeit führen und den gesamten Geschäftsabschlussprozess beeinträchtigen. Schlimmer noch: Wenn Wettbewerber diese Dokumente in die Hände bekommen, könnten sie die Informationen nutzen, um sich einen Vorteil zu verschaffen.
Durch die Verwendung eines virtuellen Datenraums stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen gemäß Ihren Regeln und Berechtigungen Zugriff auf Dokumente haben.
Es ist wichtig, sich im Voraus vorzubereiten, um sicherzustellen, dass Ihr virtueller Datenraum bereit ist, um Produktivität und Sicherheit zu maximieren. Hier sind sieben Schritte, die Ihnen helfen, Ihren Datenraum für Due Diligence und andere Transaktionen richtig einzurichten.
Schritt 1 – Wählen Sie einen Datenraum, der Ihren Anforderungen entspricht
Es gibt eine Vielzahl von Datenräumen mit unterschiedlichen Features und Funktionen in jeder Preisklasse. Das kann die Entscheidung für den besten virtuellen Datenraum für Ihre speziellen Anforderungen erschweren.
Hier sind die wichtigsten Faktoren für die Bewertung der für Sie geeigneten VDR-Lösung:
Sicherheit
Sicherheit ist eines der am häufigsten bewerteten Features bei der Einrichtung eines virtuellen Datenraums für die Due Diligence. Sie sind versucht, Cloudspeicher zu verwenden? Damit könnten Sie jedoch Kompromisse bei der Sicherheit eingehen.
Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente während der Due Diligence geschützt sind, sollten Sie nach einer Datenraum-Software suchen, die speziell für die Sicherheit entwickelt wurde. Ein speziell entwickelter Datenraum lässt Sie gegenüber Ihren Investoren oder Käufern professioneller erscheinen.
VDR-Tipp Nr. 1:
Für die Due Diligence sollten Sie einige der beliebteren Cloudspeicher-Anbieter meiden. Ziehen Sie stattdessen Datenraum-Lösungen in Betracht, die speziell für Workflows und Sicherheit entwickelt wurden.
Das bedeutet, dass der VDR in der Lage sein sollte, Ihre Dateien im Datenraum sowohl während der Speicherung als auch während der Übertragung zu verschlüsseln. Sie sollten die Möglichkeit haben, eine zusätzliche Überprüfung für Ihre Empfänger zu aktivieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Ihre Dateien zugreifen können. Sie sollten in der Lage sein, detaillierte Benutzerberechtigungen festzulegen und Zugriffsrechte in jeder Phase Ihres Projekts zu widerrufen. Überlegen Sie auch, ob Sie zusätzliche Sicherheitsfunktionen und Tools zur Verwaltung digitaler Rechte wie Wasserzeichen und andere Funktionen zur eingeschränkten Anzeige benötigen, um Datenlecks zu verhindern.
Workflow und Benutzerfreundlichkeit
Virtuelle Datenräume sollten schnell einzurichten sein und über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen. Der Datenraum sollte für Ihren Due-Diligence-Workflow optimiert sein, z. B. durch das Anzeigen einer NDA/Zugangsvoraussetzungen vor dem Zugriff auf die Dateien und durch automatische Nummerierungsfunktionen. Bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, sollten Sie Bewertungen von Datenraum-Anbietern lesen, um zu erfahren, wie Nutzer die Funktionalität und die Erfahrungen mit dem VDR bewerten, z. B. wie einfach es ist, Nutzer einzuladen und Dokumente hochzuladen und zu organisieren. Außerdem sollten die meisten Datenraumdienste sofortige Benachrichtigungen über das Hochladen von Dokumenten und andere Aktivitäten enthalten.
VDR-Tipp Nr. 2:
Prüfen Sie, ob Ihre Datenraumlösungen wichtige Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle, Wasserzeichen, Kopierschutz, Ablauf, NDA und Berichterstellung auf einer Plattform bieten. Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der dies nicht tut, müssen Sie möglicherweise separate Tools suchen und installieren, was Ihren Arbeitsablauf komplizierter machen kann.
Berichterstellung
Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf einen detaillierten Verlauf der Aktivitäten Ihrer Benutzer haben, damit Sie sehen können, wie, wann und wie lange Ihre Empfänger mit Ihrem Dokument gearbeitet haben. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie herausfinden möchten, welche Investoren am meisten mit dem Prozess beschäftigt sind, um Erinnerungen und Nachfassaktionen zu versenden.
Preise
Der Preis ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Anbieters für Datenraum-Software. Informieren Sie sich, wie sich die Preise nach der Anzahl der Personen, die Datenräume erstellen können, der Anzahl der Datenräume, die erstellt werden können, und der Anzahl der Empfänger, die eingeladen werden können, richten. Weitere zu berücksichtigende Faktoren sind zusätzliche Sicherheitsfunktionen, die im Preis inbegriffen sind.
Schritt 2 – Legen Sie fest, welche Datenräume in welcher Phase verwendet werden sollen
Einige Unternehmen richten separate Datenräume für die verschiedenen Phasen des Geschäftsabschlussprozesses oder je nach Vertraulichkeitsgrad der zu sendenden Dateien ein. Sie können beispielsweise einen Datenraum für Teaser-Präsentationen und andere vorläufige Informationen in der frühen Phase der Kapitalbeschaffung erstellen, um diese an eine große Anzahl interessierter Investoren zu senden.
Sie können dann einen weiteren VDR für den Versand streng vertraulicher Dateien an eine ausgewählte Gruppe von Investoren einrichten, die starkes Interesse an der eigentlichen Due Diligence zeigen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre speziellen Anforderungen im Voraus kennen, um so produktiv und effizient wie möglich zu arbeiten und gleichzeitig die Kontrolle über alle Ihre Dokumente zu behalten.
Schritt 3 – Befolgen Sie die Due-Diligence-Checkliste
Sobald Sie sich in der Due-Diligence-Phase befinden, erhalten Sie von Ihrem Lead-Investor möglicherweise eine Due-Diligence-Checkliste. Diese gibt Ihnen einen Überblick über alle Dokumente – Unternehmensvermögen, Verbindlichkeiten, Verträge, Vorteile und potenzielle Probleme –, die für die Due Diligence vorbereitet werden müssen.
Idealerweise gibt Ihnen die Checkliste auch Hinweise zur Organisation Ihres virtuellen Datenraums. Einige Unternehmen verwenden ihre eigene Due-Diligence-Checkliste, um sich auf die Kapitalbeschaffung vorzubereiten. In diesem Fall haben Sie bereits alle Informationen bereit, wenn der Investor nach der Due Diligence fragt, was den gesamten Prozess beschleunigt. Einige Investoren bevorzugen möglicherweise den Zugriff auf einen vorab vorbereiteten Datenraum und bitten Sie um zusätzliche Informationen.
Schritt 4 – Erstellen und organisieren Sie den Datenraum mit einer Dateistruktur
Anhand der Due-Diligence-Checkliste können Sie eine Dateistruktur erstellen, um den Datenraum zu organisieren. Es ist wichtig, dass jeder die benötigten Dateien finden kann, insbesondere wenn Sie eine große Anzahl von Dateien an mehrere Beteiligten senden. Die richtige Beachtung von Konventionen für die Benennung, Kategorisierung, Sortierung und Indizierung von Dateien ist für die Aufrechterhaltung der Organisation unerlässlich. Dieser Index sollte Ihrer Due-Diligence-Checkliste entsprechen.
VDR-Tipp Nr. 3:
Suchen Sie nach einer Datenraum-Software, die über eine Datei-Indexierungsfunktion verfügt. Die Datei-Indexierung ist eine Methode, mit der Dateien leicht zugänglich gemacht werden, indem automatisch eine Indexnummer erstellt wird, mit der sie gefunden werden können. Diese Nummer wird automatisch neu nummeriert, wenn Sie die Dateien neu anordnen, falls Sie Ihre Due Diligence-Checkliste ändern sollten, was Ihnen Zeit und Mühe spart.
Schritt 5 – Legen Sie die Zugriffsebenen, Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen fest
Legen Sie fest, welche Zugriffsberechtigungen für jeden Ihrer Stakeholder vergeben werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Faktoren, um die richtigen Einstellungen für Ihren Datenraum zu wählen:
Zugriffskontrolle
Überlegen Sie, ob Sie die Dateien nur für wenige Personen zugänglich machen oder Investoren mehr Flexibilität gewähren möchten. Verschiedene Datenraum-Anbieter bieten unterschiedliche Funktionen für eine flexible Zugriffskontrolle, z. B. die Sperrung des Zugriffs für bestimmte Domänen.
Drucken und Herunterladen
Sie sollten wählen können, ob Empfänger Dokumente herunterladen und drucken dürfen.
Beachten Sie, dass Datenräume keine Kontrolle über Dokumente haben, nachdem diese heruntergeladen und gedruckt wurden. Wenn Sie Empfängern das Herunterladen Ihrer Dokumente gestatten, müssen Sie daher sicher sein, dass die Weitergabe der in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen keine Konsequenzen hat. Im Zweifelsfall sollten Sie dynamische Wasserzeichen auf Ihren Dokumenten anwenden.
Hinzufügen von Wasserzeichen und Zugriffsvereinbarungen
Bevor Sie die sensibleren Dateien in Ihren Datenraum hochladen, prüfen Sie, ob Sie Ihren Dokumenten Wasserzeichen hinzufügen können. Dies wird die Empfänger davon abhalten, diese Dokumente auch nach dem Herunterladen weiterzuleiten. Einige Anbieter von Datenräumen bieten auch die Möglichkeit, Zugangsvoraussetzungen festzulegen, denen die Empfänger vor dem Aufrufen der Dokumente zustimmen müssen. Diese Maßnahmen sind besonders nützlich, um den Schutz geistigen Eigentums während der Due Diligence-Phase zu gewährleisten.
Schritt 6 – Sammeln Sie die erforderlichen Dokumente und laden Sie sie hoch
Sobald Sie die Sicherheitseinstellungen für Ihren Datenraum festgelegt haben, können Sie Ihre Dokumente hochladen. Manchmal müssen Sie möglicherweise sensible Informationen überprüfen und redigieren. Ist dies der Fall, informieren Sie Ihre Investoren bitte im Voraus in gutem Glauben darüber.
Schritt 7 – Laden Sie Ihre Investoren in den Datenraum ein
Je nach Phase des Due-Diligence-Prozesses können Sie Investoren in den speziellen Datenraum einladen, den Sie für sie eingerichtet haben. In der Regel gibt es verschiedene Berechtigungen und Ablauf-Einstellungen, die Sie bei der Einrichtung auswählen können.
Abschließende Erkenntnisse
Es ist wichtig, bei der Einrichtung eines Datenraums für Due Diligence oder andere Geschäftstransaktionen im Voraus zu planen. Sie sollten sich überlegen, wie Ihr Geschäftsabschlussprozess ablaufen wird, damit Sie sich entsprechend vorbereiten können. Anschließend können Sie die sieben in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, um Ihren Datenraum für Ihre spezifischen Anforderungen einzurichten.
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