Erfahren Sie, warum die Einrichtung eines virtuellen Datenraums die beste Investition ist, die Sie vor der Kapitalbeschaffung tätigen können.
Wenn Sie bereit sind, mit der Finanzierung Ihres neuen Startups zu beginnen, benötigen Sie einen virtuellen Datenraum als Teil Ihres Due-Diligence-Prozesses. Diese einfache Ergänzung Ihres Arsenals kann Ihnen eine Reihe von Vorteilen verschaffen – darunter, dass Sie Ihre Investoren ansprechen und ihnen zeigen, dass Ihnen das Angebot Ihres Unternehmens wirklich am Herzen liegt. Bevor Sie überhaupt mit der Beschaffung von Finanzmitteln und der Ansprache von Investoren beginnen, benötigen Sie einen virtuellen Datenraum, der Ihnen hilft, alle Ihre Ziele zu erreichen.
Welche Funktionen bietet ein virtueller Datenraum?
Wenn Sie einen virtuellen Datenraum erstellen, entscheiden Sie sich nicht nur für die Dateiversandfunktion von Programmen wie Dropbox oder Google Docs. Stattdessen nutzen Sie einen hochwertigen virtuellen „Raum“, der ein hohes Maß an Sicherheit bietet und speziell für Geschäftstransaktionen entwickelt wurde. Virtuelle Datenräume, auch VDRs genannt, bieten eine Reihe von Funktionen, die Sie in einem herkömmlichen Dateiversanddienst einfach nicht finden.
VDRs bieten vollständige Zugriffsverwaltung. Das bedeutet, dass Sie als Gründer vollständig kontrollieren können, wer auf Ihren Datenraum zugreifen und welche Dokumente aufgerufen werden können. Es besteht keine Gefahr, dass jemand außerhalb Ihres Unternehmens versehentlich auf Ihre Daten stößt.
Mit VDRs können Sie Rollen-Berechtigungen festlegen. Gibt es Mitbegründer, die denselben Zugriff und dieselben Kontrollrechte benötigen wie Sie? Arbeiten Anwälte mit Ihrem Unternehmen zusammen, die einen höheren Zugriff benötigen? Mit Ihrem VDR können Sie Rollen-Berechtigungen festlegen, die es anderen Personen in Ihrem Unternehmen ermöglichen, ihre Arbeit uneingeschränkt zu erledigen.
Lead-Investoren können als Mitbesitzer des Datenraums festgelegt werden. Wenn Sie Lead-Investoren haben, die erheblich in Ihr Unternehmen investieren, möchten Sie ihnen einen umfassenden Zugriff auf die Daten gewähren – und ihnen möglicherweise sogar erlauben, eigene Dateien hinzuzufügen. Diese Personen können als Mitwirkende in Ihrem Datenraum aufgeführt werden.
VDRs bieten Datenindizierung und -neuordnung. Oftmals müssen Ihre Investoren die für die Due Diligence erforderlichen Dateien in einer bestimmten Reihenfolge durchgehen – und davon gibt es möglicherweise eine ganze Menge! Mit der Datenindizierung und -neuordnung können Sie ganz einfach die Reihenfolge festlegen, in der die Dateien aufgelistet werden, sodass Sie sicher sein können, dass Investoren nicht durch ältere Dokumente verwirrt werden und über die aktuellsten Informationen verfügen.
Sie erhalten dynamische Wasserzeichen, mit denen Sie die Kontrolle über Ihre Dokumente behalten. Dokumente können automatisch mit Ihrem einzigartigen Wasserzeichen versehen werden, sodass Ihre Investoren vertrauliche Informationen weniger leicht weitergeben können. Die Dokumente werden außerdem mit der E-Mail-Adresse des Empfängers versehen, sodass Sie im Falle einer Weitergabe einen Prüfpfad zur Identifizierung der Quelle haben.
NDAs können in Ihre Strategie integriert werden. Investoren haben möglicherweise nicht die Zeit, jedes Dokument zu unterzeichnen, aber wenn Sie den VDR von Digify verwenden, wird beim Zugriff auf den VDR automatisch eine NDA angezeigt. Dies trägt zum Schutz Ihrer Ideen bei und gibt Ihnen die Gewissheit, dass Investoren und andere Parteien Ihre Bedingungen akzeptieren, bevor sie auf Ihre Daten zugreifen können.
VDRs sind einfacher zu bedienen, als Sie denken. Viele Gründer befürchten, dass ihr virtueller Datenraum ein weiteres schwieriges Tool sein wird, dessen Bedienung sie erst erlernen müssen. In den meisten Fällen sind virtuelle Datenräume jedoch sehr einfach zu bedienen – und sie sind ein wichtiger Bestandteil Ihres Fundraising-Arsenals, sodass sich der Zeitaufwand lohnt.
VDRs eignen sich hervorragend für langfristige Projekte. Viele Menschen gehen davon aus, dass virtuelle Datenräume am besten für kurzfristige Initiativen geeignet sind. In Wirklichkeit sind sie jedoch ein hervorragendes Werkzeug, um Ihre Daten langfristig zu organisieren und sicherzustellen, dass Ihre Investoren Zugriff auf die Informationen haben, die sie benötigen, um wichtige Entscheidungen über Ihr Startup zu treffen. Sei es während Ihrer Finanzierungsrunde oder sogar nach deren Abschluss.
Vorteile der Datenorganisation
Als Gründer haben Sie eine Vielzahl von Dokumenten, auf die Sie regelmäßig zugreifen und die Sie Ihren Investoren zur Verfügung stellen müssen. In vielen Fällen sind Sie dafür verantwortlich, Hunderte von Dokumenten zu organisieren, um sie an Ihre Investoren zu versenden. Sie müssen in der Lage sein, Ihren Investoren im entscheidenden Moment die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie nicht auf diese Informationen zugreifen können, kann dies zu Verzögerungen im Prozess führen – oder im schlimmsten Fall dazu, dass Ihre Finanzierung insgesamt scheitert.
Ihr VDR hilft Ihnen dabei, all diese wichtigen Daten zu organisieren und bei Bedarf jederzeit griffbereit zu haben. Ob es sich um eine schnelle Kommunikation mit einem Investor handelt, der schnell genaue Informationen benötigt, oder um die Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie über die neuesten und genauesten Daten verfügen – Ihr virtueller Datenraum sorgt dafür, dass Sie im Handumdrehen den neuesten Link zu diesen Daten bereitstellen können.
Ihr Ziel ist es daher, die Bedürfnisse Ihrer Investoren zu antizipieren: Welche Informationen werden sie am ehesten anfordern? Welche Daten sind für diese Investoren am wichtigsten? Welche Informationen müssen in Ihrem virtuellen Datenraum enthalten sein? Die Aktualisierung dieser Informationen ist ein wichtiger Teil der Due Diligence und stellt sicher, dass Ihre Investoren über alle erforderlichen Informationen verfügen. Laden Sie jetzt diese gebrauchsfertige kostenlose Checkliste für die Due Diligence bei Investitionen herunter, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Daten zur Hand haben, bevor Ihre Investoren sie benötigen.
Zeit sparen, Kapital beschaffen
Ihre Investoren haben nicht unbegrenzt Zeit – und wenn Sie zu viel davon in Anspruch nehmen, werden sie Ihnen das mit Sicherheit mitteilen. Ein guter Datenraum spart Ihnen und Ihren Investoren in vielerlei Hinsicht Zeit.
- Es geht keine Zeit verloren, um alte E-Mails zu suchen, da alle Ihre Daten übersichtlich an einem Ort gespeichert sind. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit langen E-Mail-Verläufen oder mehreren E-Mails von einer einzelnen Person zu tun haben.
- Ihre Investoren müssen nicht darauf warten, dass Sie ihnen die benötigten Daten zur Verfügung stellen, da diese bereits versandfertig an einem leicht zugänglichen Ort gespeichert sind.
- Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, Daten auszugraben, die für Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen nicht mehr relevant sind, aber für Ihre Investoren wichtig sind.
- Sie werden weniger wahrscheinlich Datenanfragen übersehen, wodurch Sie in einer besseren Position sind, um die benötigte Finanzierung schnell und effizient zu sichern.
Rowan Grant, Partner bei Full Circle VC, einer auf Serie-A-Finanzierungen spezialisierten Risikokapitalgesellschaft, und Direktor bei Arbor Group, hat durch Due Diligence bei über 25 Start-up-Investmentgeschäften mitgewirkt. Grant sagt:
„Während meiner Zeit bei Transition Level Investments (dem Startup-Investmentportfolio von Steve Baxter) und Full Circle VC habe ich festgestellt, dass die effizientesten und angenehmsten Deals eines gemeinsam haben: einen gut strukturierten Datenraum, der vor den Finanzierungsgesprächen vorbereitet wurde.“
Ein guter Datenraum zeigt Ihren Investoren, dass Sie ihre Zeit und Mühe in Bezug auf Ihr Projekt wirklich schätzen – und das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie weiterhin in Ihr neues Start-up investieren. Die dadurch gewonnene Zeit kann sich erheblich auf die Mittel auswirken, die Sie sichern können.
Einfache Aktualisierungen für alle
Serie-A-Finanzierungsrunden können lange dauern, insbesondere wenn Sie zusätzliche Finanzmittel sichern müssen oder während des gesamten Prozesses mit neuen Investoren zusammenarbeiten. In vielen Fällen werden Sie feststellen, dass Sie Ihre Dateien regelmäßig aktualisieren müssen – und das bedeutet, dass Sie auch Ihre Investoren auf den neuesten Stand bringen müssen.
Glücklicherweise können Sie mit einem VDR die neuesten Informationen nahtlos integrieren. Ihre Investoren haben nicht nur einfachen Zugriff auf die neuesten Dokumente und können sehen, welche Änderungen Sie vorgenommen haben, Sie können auch automatische E-Mails an Ihre Investoren versenden, sodass alle auf dem Laufenden bleiben und immer über die neuesten Informationen verfügen. Das bedeutet noch mehr Zeitersparnis.
DIE GRÖSSTEN FEHLANNAHMEN BEZÜGLICH VIRTUELLER DATENRÄUME
Wenn Sie in der Vergangenheit bereits über die Nutzung eines virtuellen Datenraums nachgedacht haben, haben Sie sich aufgrund von Fehlinformationen möglicherweise für eine andere Methode zum Versenden von Daten entschieden. Es gibt einige wichtige Missverständnisse, die Ihnen möglicherweise im Weg standen – und Sie müssen diese Missverständnisse ausräumen, um die vollen Vorteile eines virtuellen Datenraums als Teil der Due Diligence für Ihr Start-up nutzen zu können.
Missverständnis Nr. 1:
Datenräume sind zu teuer. Sie sind nur für große Unternehmen geeignet.
Physische Datenräume waren früher eine kostspielige Angelegenheit. Sie erforderten nicht nur physischen Platz, sondern auch die Anreise von Investoren, die sich in den physischen Raum begeben mussten, um die Daten durchzugehen. Die Einführung des virtuellen Datenraums hingegen senkt die mit der Einrichtung eines Datenraums verbundenen Kosten erheblich und ermöglicht allen Ihren Investoren den Zugriff auf diese Daten rund um die Uhr.
Missverständnis Nr. 2:
Dokumente für die Due Diligence benötigen mehr Sicherheit, als ein virtueller Datenraum bieten kann.
Die Due-Diligence-Dokumente für Ihr Start-up sind von entscheidender Bedeutung und erfordern ein hohes Maß an Sicherheit. Sie möchten sie an Investoren senden, um deren Unterstützung zu gewinnen, aber Sie möchten auch nicht die Kontrolle über diese Informationen aufgeben. VDRs wie Digify ermöglichen es Ihnen, die Kontrolle über diese kritischen Daten zu behalten und gleichzeitig Investoren einen einfachen Zugriff zu gewähren.
Missverständnis Nr. 3:
Sie müssen nicht wirklich nachverfolgen, wer auf Ihre Dokumente zugreift.
Die Nachverfolgung, welche Ihrer Investoren auf Ihre Dokumente zugegriffen haben, ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass sie wirklich an Ihrem Start-up interessiert sind. Ein potenzieller Investor, der noch nicht einmal auf Ihre Dateien zugegriffen hat, ist wahrscheinlich nicht besonders daran interessiert, in Ihr Start-up zu investieren, während ein potenzieller Investor, der Stunden damit verbracht hat, Ihre Dokumente durchzusehen, eher bereit ist, tatsächlich zu investieren. Wenn Sie diese Aktivitäten verfolgen können, können Sie besser vorhersagen, welche Finanzierung Sie sich sichern können – und das ist etwas, was Sie mit Dropbox nicht erreichen können.
Virtuelle Datenräume für Due Diligence sind ein wichtiger Bestandteil Ihres Start-ups – sowohl für die Organisation Ihrer Informationen als auch dafür, dass Sie Ihre Investoren einfach und sicher auf dem Laufenden halten können. Wenn Sie bereit sind, einen virtuellen Datenraum für Ihr neues Unternehmen einzurichten, kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihre Datenübertragung optimieren können, oder testen Sie unsere kostenlose Testversion, um herauszufinden, wie gut diese Plattform für Ihr Start-up geeignet ist.
