Wissen Sie, was passiert, nachdem Sie eine PDF-Datei oder ein Dokument gesendet haben? Können Sie sicher sein, wer Ihre PDF-Dateien aufgerufen hat? Was ist mit dem Zeitpunkt und der Häufigkeit, zu der Dokumente geöffnet werden, und von wo aus?
Tatsache ist, dass die Kontrolle oft verloren geht, sobald eine Datei versendet wurde. Es gibt keine einfache Möglichkeit, den Überblick zu behalten, und realistisch gesehen könnte sie viel weiter verbreitet werden, als Sie beabsichtigt haben.
Lösungen zur Verfolgung von PDF-Dateien und Dokumenten helfen Ihnen, die Bewegung Ihrer Dokumente nachzuvollziehen und möglicherweise festzustellen, ob sie über den vorgesehenen Empfängerkreis hinaus verbreitet werden. Sie können nachvollziehen, ob Ihre Dokumente möglicherweise kompromittiert wurden, und Sie können sogar etwas dagegen unternehmen, insbesondere wenn Sie diese Lösung in Verbindung mit anderen Funktionen zur Sicherheit von Dokumenten einsetzen.
Schauen wir uns das genauer an:
Warum ist die Nachverfolgung von PDF-Dateien und Dokumenten nützlich?
Es gibt drei Hauptgründe, warum Sie die Verwendung von Funktionen zur Nachverfolgung von PDF-Dateien und Dokumenten in Betracht ziehen sollten:
Sicherheitsbedenken
Heutzutage werden viele Dokumente elektronisch an Personen übertragen, die sie aufrufen müssen, darunter auch Dokumente, die vertraulich sind. Natürlich sollten Sie sich um die Sicherheit dieser Dateien kümmern und erwarten, dass sie nicht an unbeabsichtigte Empfänger weitergeleitet werden.
Die Protokollierung der Aufrufe des Dokuments hilft Ihnen dabei, den Überblick darüber zu behalten, wer auf die Datei zugegriffen hat. In Fällen, in denen die Datei kompromittiert wurde, können Sie dann zurückverfolgen, wer die Datei gesehen hat. Sie möchten keinen unbefugten Zugriff und möchten möglicherweise den Zugriff durch autorisierte Benutzer von ungewöhnlichen Standorten aus überprüfen. Für Absender vermittelt dies ein Gefühl der Kontrolle und erhöht die Verantwortlichkeit der Empfänger der Dokumente. Mit einigen Lösungen können Sie die Datei sogar nach dem Senden zurückholen.
Vertrieb und Marketing
Angenommen, Sie versenden eine Präsentation oder einen Vorschlag für ein Projekt, für das Sie Investoren gewinnen möchten. Sie könnten einfach Ihre Präsentation versenden, abwarten und hoffen, dass Sie später den richtigen Zeitpunkt für die Nachverfolgung wählen. Eine wirkungsvollere Strategie ist es jedoch, zu wissen, dass Sie einen guten Zeitpunkt für die Nachverfolgung gewählt haben.
Woher wissen Sie das? Wenn Sie verfolgen, wann das Dokument geöffnet und aufgerufen wurde, wissen Sie, dass a) Ihr Empfänger das Dokument definitiv gesehen hat und b) er wahrscheinlich genügend Zeit hatte, es zu lesen, bevor Sie nachfassen. Sie können dann den Zeitpunkt für Ihre Nachverfolgung so wählen, dass Sie die besten Chancen auf eine Antwort haben.
Interesse an M&A-Deals messen
Wenn Sie Dokumente oder Angebote zu Geschäften versenden, ist die Zeit, die die Empfänger mit diesen Dokumenten verbringen, ein Indikator für ihr Interesse. Lesen die Empfänger die Dokumente, sobald sie sie erhalten? Öffnen sie sie einmal oder kehren sie mehrmals zu ihnen zurück? So können Sie Ihre Bemühungen besser auf potenzielle Kunden konzentrieren und priorisieren, die das größte Interesse an Ihren Inhalten zeigen.
Aus einer anderen Perspektive betrachtet: Wenn Sie ein PDF-Dokument als Lead-Magnet verschenken, können Sie dessen Nützlichkeit daran messen, wie viel Zeit die Empfänger mit dem Lesen verbringen. Sie können die Daten verschiedener Lead-Magneten, die Sie verwenden, miteinander vergleichen.
So verfolgen Sie PDF-Dateien mit Digify
Unabhängig davon, ob Sie den Bereich „Dateien senden“ oder „Datenräume“ verwenden, können Sie mit den Tracking-Funktionen von Digify erfahren, wer Ihre Dateien aufgerufen hat, sowie den Ort und die Dauer der Aufrufe. Sie können auch erfahren, wie oft Ihre Dateien aufgerufen, gedruckt oder heruntergeladen wurden.
Sicherheit von Dokumenten
Die Verfolgung von PDF-Dateien und Dokumenten ist Teil der Dokumentensicherheitsfunktionen von Digify. Nach dem Senden der Datei mit Digify erhalten Sie:
- Sie erhalten sofort eine Benachrichtigung auf Ihrem Mobiltelefon und per E-Mail, wenn ein Empfänger Ihre Datei zum ersten Mal aufruft. So können Sie besser mit dem Empfänger in Kontakt bleiben. Sie müssen nicht mehr raten, ob er die Datei gelesen hat oder nicht.
- In der Digify-Benutzeroberfläche sehen Sie eine Übersicht über die Aufrufe, Downloads und Ausdrucke der von Ihnen gesendeten Dateien. In den Details können Sie sehen, wer die Datei aufgerufen hat, wie oft sie aufgerufen wurde und von welchem Standort aus.
- Wenn Sie Wert auf Sicherheit legen, können Sie anhand des Nutzungsverhaltens feststellen, ob Personen ihre Anmeldedaten weitergeben oder ob die Datei kompromittiert wurde.
Datenräume
Mit den virtuellen Datenräumen von Digify erhalten Sie einen klaren Überblick über die Aktivitäten Ihrer Empfänger. Sie können detaillierte Statistiken einsehen, darunter auch, wer die Datei aufgerufen hat und wer nicht. Von hier aus können Sie Erinnerungen versenden, insbesondere an diejenigen, die das Dokument noch nicht gelesen haben.
Datenräume sind hilfreich, um Ihnen schnell und einfach einen Überblick über die Dokumentenstatistik zu verschaffen, z. B. die Möglichkeit, Ranglisten der Personen anzuzeigen, die am meisten Zeit mit dem Anzeigen eines Dokuments verbracht haben, und wer am häufigsten zugegriffen hat. Sie können sehen, welche Dokumente am beliebtesten sind, und all diese Informationen können Ihnen dabei helfen, Ihre Folgemaßnahmen zu optimieren und zu priorisieren.
Zum einfachen Nachschlagen können Sie die Dokumentenstatistik auch sortieren, bewerten und exportieren. Es kann beispielsweise sehr nützlich sein, zu sehen, wer Ihren Datenraum zuletzt besucht hat.
Einfache Sicherheit für Dokumente mit Digify
Die Funktionen von Digify für die Sicherheit von Dokumenten gehen über die reine Dateiverfolgung hinaus und umfassen:
- Verwaltung digitaler Rechte (DRM) – Sie können das Kopieren, Weiterleiten oder Herunterladen von PDF-Dateien und Dokumenten einschränken oder verhindern, um die Verbreitung Ihrer Informationen zu verhindern.
- Zugriffskontrolle – Legen Sie Passwörter für Dokumente fest und gewähren oder widerrufen Sie Benutzern bei Bedarf den Zugang.
- Wasserzeichen – Verwenden Sie entweder das klassische, druckbare Wasserzeichen, das in die Seite eingebettet wird.
- Ablauf von Dokumenten und Selbstzerstörung – Sie können festlegen, dass Dokumente nach einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit ablaufen, oder Sie können die Datei so einstellen, dass sie sich nach einer bestimmten Zeit selbst zerstört, sodass nicht mehr darauf zugegriffen werden kann.
Mit Digify können Sie eine oder mehrere Funktionen zur Sicherheit von Dokumenten verwenden, um Ihren speziellen Anforderungen gerecht zu werden. Durch die Verwendung des AES-256-Verschlüsselungsalgorithmus zum Schutz Ihrer Dateien wird ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet, das von der NSA für den Schutz streng geheimer Dokumente zertifiziert ist. Dank unserer ausgewogenen Balance zwischen Sicherheit und Einfachheit sind wir die ideale Wahl für Unternehmen mit unterschiedlichsten Anforderungen an die Sicherheit von Dokumenten.
Sie können die Funktionen von Digify mit einer kostenlosen Testversion selbst ausprobieren. Klicken Sie hier, um loszulegen.
