Wie wichtig ist die Sicherheit von PDF-Dateien und Dokumenten für Ihr Unternehmen?
Es gibt viele Beispiele, in denen Sie sicherstellen sollten, dass Ihre wichtigen Dokumente geschützt sind. Gleichzeitig müssen Sie diese Dokumente für Personen freigeben können, die sie überprüfen müssen.
Die Folgen von Sicherheitsverletzungen können für Unternehmen katastrophal sein. Sensible Informationen können Wettbewerbern einen Vorteil verschaffen, oder die Weitergabe vertraulicher Daten kann zu schwerwiegenden Reputationsschäden oder zu Geldstrafen im Falle von Compliance-Rahmenwerken wie HIPAA und DSGVO führen. Unternehmen müssen die potenziellen rechtlichen Folgen von Datenlecks berücksichtigen, einschließlich des Missbrauchs ihres geistigen Eigentums.
Was ist Dokumentensicherheit?
Die Sicherheit von Dokumenten umfasst verschiedene Maßnahmen, die den Zugriff auf Ihre PDF- oder andere Dokumente schützen und deren missbräuchliche Verwendung verhindern sollen.
Typischerweise werden folgende Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt:
- Passwortschutz
- WasserzeichenWasserzeichen
- Ablauf von Dokumenten, Selbstzerstörung und Zugriffsbeschränkung
- Verwaltung digitaler Rechte: Kopieren, Drucken oder Weiterleiten einschränken
- Dokumentverfolgung, wer Aufrufe getätigt hat
PDF-Passwortschutz
Der Passwortschutz ist eine der einfachsten Maßnahmen, die jeder zum Schutz einer PDF-Datei oder eines anderen Dateityps ergreifen kann. Ein Passwort ist zwar keineswegs ein perfektes Sicherheitssystem, aber es stellt eine zusätzliche Hürde für jeden dar, der unbefugt auf ein Dokument zugreifen möchte.
Manchmal stoßen Menschen zufällig auf Dateien, oder jemand versucht absichtlich, auf Dokumente zuzugreifen, die er nicht sehen sollte. Denken Sie an Situationen wie freigegebene Ordner oder gemeinsam genutzte Computer in einer Büroumgebung, und Sie sehen, wie Dateien weitergegeben werden können, als beabsichtigt.
Die Übermittlung des Dateikennworts kann etwas umständlich sein. In der Regel senden Sie die Datei selbst auf einem Weg und das Kennwort über einen separaten Kanal. Je nach den für die Kommunikation verwendeten Kanälen ist es natürlich möglich, dass das Passwort weiter verbreitet wird als beabsichtigt, und nichts hindert jemanden daran, es an eine andere Person weiterzugeben.
Dennoch ist der Schutz Ihrer PDF-Dateien mit einem Passwort eine der einfachsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um den unbefugten Zugriff auf Dokumente zu verhindern, und in Kombination mit anderen Sicherheitsmaßnahmen kann dies besonders wirksam sein.
WasserzeichenWasserzeichen
Eine der ursprünglichsten Maßnahmen zur Sicherheit von Dokumenten, die bereits im 13. Jahrhundert bekannt war, ist das Wasserzeichen von Dokumenten. Wasserzeichen werden traditionell verwendet, um das Eigentumsrecht geltend zu machen oder als Markenzeichen für Dokumente zu dienen, aber im digitalen Sinne haben Wasserzeichen weitere Anwendungsmöglichkeiten.
Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die Weitergabe vertraulicher Dokumente verhindern und eine Möglichkeit zur Rückverfolgung einbauen, falls diese Dokumente weiter verbreitet werden als beabsichtigt. Eine Strategie besteht darin, digitale Dokumente mit der E-Mail-Adresse des Empfängers zu versehen, sodass die Quelle der Weitergabe bekannt ist.
Eine zweite, grundlegendere Anwendung besteht darin, die Klassifizierung des Dokuments zu kommunizieren, damit die Empfänger wissen, wie das Dokument zu behandeln ist. Jemand könnte mit einem Dokument, das mit „vertraulich“ gekennzeichnet ist, viel vorsichtiger umgehen als mit einem Dokument ohne Wasserzeichen.
Drittens kann die Wasserzeichen-Technik weiterhin im traditionellen Sinne verwendet werden, um das Eigentumsrecht an einem Dokument geltend zu machen.
Ablaufdatum und Selbstzerstörung von Dokumenten
Es gibt viele Anwendungsmöglichkeiten, bei denen Sie den Zugang zu einem Dokument widerrufen oder einschränken möchten, damit es für die Empfänger eines Dokuments nicht dauerhaft verfügbar ist. Betrachten Sie beispielsweise die folgenden möglichen Szenarien:
- Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen oder die Beziehung zu einem Auftragnehmer hat sich verschlechtert. Sie möchten sicherstellen, dass diese Personen nicht mehr auf potenziell sensible Dokumente zugreifen können.
- Sie haben ein Projekt, bei dem Zugriff auf sensible Informationen erforderlich ist, aber Sie möchten nicht, dass diese Informationen dauerhaft zugänglich sind.
- Sie haben einen Vertrag oder ein Angebot in Bearbeitung, für das das Angebot nur für einen bestimmten Zeitraum gültig ist. Sie möchten nicht, dass das Angebot nach Ablauf der Frist noch zugänglich ist.
- Sie möchten verhindern, dass ein Link nach dem Herunterladen eines Dokuments wiederverwendet werden kann.
All diese Situationen können mithilfe der Funktionen Dokumentablauf, Zugriffs widerruf und Selbstzerstörung verwaltet werden. Tatsächlich bevorzugen viele Unternehmen diese Zugriffsbeschränkungen als normalen Bestandteil ihrer Dokumentenverwaltung, da sie sonst nach dem Versand eines Dokuments oft die Kontrolle darüber vollständig verlieren.
Auch diese Funktionen verbessern die Sicherheit von Dokumenten erheblich, wenn sie in Verbindung mit einer oder mehreren anderen Sicherheitsfunktionen eingesetzt werden.
Verwaltung digitaler Rechte (DRM)
Die Verwaltung digitaler Rechte (DRM) ermöglicht die Kontrolle darüber, was der Leser mit dem Dokument tun kann. DRM wird in der Regel für Dokumente eingesetzt, die sensible Informationen oder geistiges Eigentum enthalten, die der Besitzer des Dokuments nicht kopiert oder verbreitet haben möchte.
Wenn Sie beispielsweise einen Kurs oder ein E-Book geschrieben haben, möchten Sie Ihr geistiges Eigentum schützen, um sicherzustellen, dass niemand es kopiert und selbst davon profitiert. Wenn Sie vertrauliche Dokumente versenden müssen, beispielsweise für eine Due Diligence, möchten Sie sicherstellen, dass diese Dokumente nicht an andere Personen als die vorgesehenen Empfänger gelangen.
Wie der Passwortschutz ist auch DRM eine wirksame Barriere, die verhindert, dass Ihre Dokumente leicht verbreitet werden können. Sie können das Drucken verhindern, damit keine Ausdrucke versehentlich an Orten liegen bleiben, wo andere sie finden können, wie es in Unternehmen häufig vorkommt. Sie können auch verhindern, dass jemand das Dokument kopiert und in eine E-Mail oder ein neues Dokument einfügt. Das bedeutet, dass es für jemanden, der Ihr geistiges Eigentum stehlen möchte, viel schwieriger wird.
Dokumentverfolgung
Wie oft haben Sie schon ein Dokument verschickt und konnten mit Sicherheit sagen, wer es gesehen hat, wie oft es geöffnet wurde und von wo aus? Häufig verliert der Besitzer nach dem Versenden eines Dokuments die Kontrolle darüber – jeder könnte Ihre Daten aufrufen, ohne dass Sie davon erfahren.
Hier kommt die Dokumentverfolgung als wichtige Sicherheitsfunktion ins Spiel. Lösungen zur Verfolgung von PDF-Dateien und Dokumenten helfen Ihnen, die Bewegung Ihrer Dokumente nachzuvollziehen und festzustellen, ob sie über den vorgesehenen Empfängerkreis hinaus verbreitet werden. Sie können Informationen wie den Ort, an dem Ihr Dokument geöffnet wird, einsehen und verdächtige Aktivitäten notieren. Wenn Sie über weitere Maßnahmen wie die Sperrung des Zugriffs verfügen, können Sie gegebenenfalls etwas dagegen unternehmen.
Die Nachverfolgung von Dokumenten sollte in folgenden Situationen in Betracht gezogen werden:
- Sicherheitsbedenken. Möglicherweise übertragen Sie sensible Informationen und müssen besonders vorsichtig sein, wie weit dieses Dokument gelangt.
- Vertrieb und Marketing. Sie können die Beliebtheit eines Dokuments messen, indem Sie die Öffnungen nachverfolgen. Wenn Sie beispielsweise jemandem ein Angebot senden, können Sie überprüfen, ob er es gesehen hat, und dann einen geeigneten Zeitpunkt für die Nachverfolgung festlegen.
Sehen Sie sich die folgende Infografik zu den fünf besten Möglichkeiten zum Schutz Ihrer Dokumente an.
