4 bewährte Verfahren für die E-Mail-Sicherheit zum Schutz Ihres Unternehmens im Jahr 2025
Schützen Sie Ihr Unternehmen mit diesen vier Best Practices für E-Mail-Sicherheit vor Cyberangriffen.
Das Weltwirtschaftsforum nennt Datenschutzverletzungen und Cyberangriffe neben Naturkatastrophen und Klimawandel als die größten globalen Risiken im Jahr 2025.
E-Mail ist nach wie vor einer der häufigsten Angriffswege für Unternehmen. Die Bedeutung der Implementierung von Best Practices für die E-Mail-Sicherheit kann daher gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, zumal sich die meisten Unternehmen bei der täglichen Geschäftskommunikation stark auf diesen Kanal verlassen. Cyberkriminelle können die übersehenen Schwachstellen der E-Mail-Sicherheit in Unternehmen durch Distributed-Denial-of-Service- (DDoS) und Phishing-Angriffe, Malware und Ransomware sowie durch Fehler der Mitarbeiter leicht ausnutzen.
Laut dem Mimecast State of Email Security 2021 Report gaben sechzig Prozent der Unternehmen an, dass ein E-Mail-Angriff im kommenden Jahr unvermeidlich oder wahrscheinlich ist.
Unzureichende E-Mail-Sicherheit kann zu Datenverlusten und Ausfallzeiten sowie zum Verlust vertraulicher Informationen über die Finanzen eines Unternehmens, geistiges Eigentum, Mitarbeiter- und Kundendaten führen. Der Verlust der Kontrolle über solche sensiblen Dokumente kann auch zu Umsatz- und Marktanteilsverlusten, Geldstrafen und Rufschädigung führen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Finanz-, Rechts-, Verlags-, Bildungs- und Gesundheitswesen.
Dennoch haben Unternehmen noch immer keine Strategie für die Cyber-Resilienz entwickelt, die den Schwerpunkt auf E-Mail-Sicherheit legt. Es gibt spezialisierte, eigenständige E-Mail-Sicherheitslösungen, die jede Art von Angriff abwehren können. IT-Abteilungen benötigen jedoch einen umfassenden Überblick und die Kontrolle über die gesamte E-Mail-Sicherheitsstrategie und -abwehr des Unternehmens. Nur so können sie sicherstellen, dass sie gegen alle möglichen Arten von Angriffen geschützt sind.
Im Folgenden finden Sie vier bewährte Verfahren zur E-Mail-Sicherheit, die Sie in die allgemeine Cybersicherheitsstrategie Ihres Unternehmens integrieren sollten.
Endpunkt-E-Mail-Sicherheit umfasst eine Vielzahl von Tools und Prozessen, die die Geräte der Endbenutzer vor Angriffen per E-Mail schützen. Mitarbeiter können mit Phishing-E-Mails, Spam und Malware angegriffen werden, die, wenn sie geöffnet werden, ihre Geräte infizieren und Hackern Einfallstore für den Zugriff auf das gesamte Unternehmensnetzwerk bieten können.
Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen eine Endpunkt-E-Mail-Sicherheitssoftware in Kombination mit Antivirenschutz-Tools installieren. Diese können Malware- oder Spam-E-Mails von verdächtigen Absendern und IP-Adressen filtern und blockieren und infizierte Systeme vom Versand ausgehender Spam-Mails abhalten.
Die Endgerätesicherheitssoftware kann insbesondere prüfen, ob ein Gerät den Sicherheitsrichtlinien entspricht, bevor sie ihm den Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk erlaubt. Remote-Geräte, deren Betriebssysteme nicht aktualisiert wurden, deren Firewall ausgeschaltet ist oder die andere speziell erkannte Sicherheitsmängel aufweisen, werden vom Zugriff ausgeschlossen, so dass Bedrohungen des Netzwerks von außen abgewehrt werden.
E-Mail wird auch von böswilligen Akteuren genutzt, um Zero-Day-Angriffe auszuführen, die bisher unbekannte Fehler in Software, Hardware oder Firmware ausnutzen. Eine grundlegende Gegenmaßnahme dagegen wäre, dass Ihr IT-Team alle Endgeräte regelmäßig aktualisiert und patcht. Dadurch werden Zero-Day-Angriffe zwar nicht vollständig verhindert, aber die Erfolgschancen werden verringert oder Sie gewinnen zumindest mehr Zeit, bis der entsprechende Zero-Day-Patch verfügbar ist.
Eine weitere wichtige Komponente des Endgeräteschutzes ist die Implementierung unternehmensweiter Richtlinien für grundlegende Kennwort- und E-Mail-Sicherheitsverfahren im Unternehmen. Sie können Ihre Mitarbeiter zum Beispiel anweisen,:
Auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung sollte für alle Mitarbeiter vorgeschrieben oder zumindest gefördert werden, sei es über ein Mobiltelefon, eine App auf einem Gerät oder Authentifizierungstoken.
Außerdem ist es hilfreich, die Mitarbeiter kontinuierlich in bewährten Verfahren der E-Mail-Sicherheit zu schulen und zu testen, einschließlich der Erkennung von Phishing-E-Mails, damit sie gut vorbereitet sind, um solche Angriffe zu vermeiden und zu melden. Einige Unternehmen setzen sogar simulierte Phishing-Angriffe ein, um die Bereitschaft ihrer Mitarbeiter zu testen.
Um Ihre E-Mail-Inhalte vollständig zu schützen, müssen sowohl die Inhalte als auch die Anhänge während der Übertragung und im Posteingang verschlüsselt werden. Beliebte E-Mail-Plattformen wie Google Mail und Outlook verfügen in der Regel nicht über die erforderliche Verschlüsselung auf Unternehmensebene, um Unternehmen vollständig gegen alle Cyber-Bedrohungen zu schützen. Und soweit diese Plattformen Verschlüsselung unterstützen, funktioniert sie nur, wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger bestimmte Erweiterungen aktiviert haben.
Add-in-Verschlüsselungsdienste von Drittanbietern können diese Sicherheitslücken in der Unternehmens-E-Mail schließen. Beachten Sie jedoch, dass einige dieser Verschlüsselungsdienste die Benutzerfreundlichkeit erheblich beeinträchtigen können. Jedes Verschlüsselungstool ist nur dann effektiv, wenn die Benutzer es problemlos in ihre regulären Arbeitsabläufe einbinden können. Wägen Sie also Ihre Optionen sorgfältig ab, indem Sie die Testversionen ausprobieren, bevor Sie Ihre endgültige Wahl treffen. Mit Digifys Google Mail und Ausblick Plug-ins können Endbenutzer verschlüsselte E-Mails und Dateien direkt in Google Mail oder Outlook versenden, ohne ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Dokumentensicherheitslösungen sind auch ein wirksames Mittel, um den unbefugten Zugriff auf Ihre vertraulichen Informationen zu verhindern, die Sie per E-Mail weitergeben. Mit diesen Lösungen haben Sie die Kontrolle darüber, wer Ihre Dokumente ansehen, drucken und herunterladen darf. Sie können dem Empfänger sogar den Zugriff verweigern, nachdem Sie Ihre E-Mails verschickt haben. In der Zwischenzeit können Sie Verfallseinstellungen, Wasserzeichen, Schutz für Bildschirmaufnahmen und Verfolgung geben Ihnen mehr Kontrolle darüber, dass Ihre sensiblen Dokumente in den richtigen Händen bleiben und nicht nach außen dringen. Diese wichtigen Funktionen zur Dokumentensicherheit sollten Bestandteil jedes Verschlüsselungsdienstes sein, den Sie wählen.
Nicht nur die E-Mail-Dienste können gehackt werden, sondern auch die Server, auf denen die E-Mails gespeichert und versendet werden, können kompromittiert werden. Spam- und DDoS-Angriffe auf diese Server können die reguläre E-Mail-Übertragung und -Verarbeitung stören. Sie können von Hackern auch dazu benutzt werden, um Spam-E-Mails von Ihrem Server zu versenden, was Ihrem Ruf schadet und Sie auf die schwarze Liste bringt.
Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre E-Mail-Server zu schützen. Weisen Sie Ihr IT-Team an, solide Techniken zum Schutz von E-Mail-Servern durchzusetzen, angefangen bei:
Es ist wichtig, dass Sie mit Ihrem IT-Team zusammenarbeiten, um ihm alle notwendigen Informationen für die Sicherung Ihrer E-Mail-Server zu geben. Die frühzeitige Unterscheidung echter E-Mails von Spam, Phishing-Angriffen und anderen Bedrohungen kann entscheidend dazu beitragen, Ihr geistiges Eigentum und vertrauliche Unternehmensdaten zu schützen.
Vertrauliche Dokumente haben oft bestimmte Eigenschaften gemeinsam. Sie können ähnliche Schlüsselwörter, Datentypen oder Regeln haben, die auf intelligente Weise verwendet werden können, um diese Dokumente zu erkennen. Ihr Unternehmen kann das Durchsickern solch sensibler Daten in E-Mails verhindern, indem es sie auf der Grundlage von Schlüsselwörtern, Ausdrücken und Regeln filtert, blockiert oder zensiert. So kann Ihr IT-Team beispielsweise alle ausgehenden E-Mails mit persönlichen Daten wie Sozialversicherungsnummern, Kreditkarteninformationen und Dateien mit dem Stichwort “vertraulich” oder “nur für den internen Gebrauch” blockieren. Eine gute Faustregel ist die Verwendung von Verschlüsselung, um ausgehende Daten zu schützen, während eingehende E-Mails gefiltert werden, um Malware, Viren und Phishing-Bedrohungen abzuwehren.
Tools zur Verhinderung von Datenverlusten (Data Loss Prevention, DLP) können eingesetzt werden, um die Verbreitung sensibler Informationen außerhalb Ihres Unternehmens zu verhindern, indem sie Ihre IT-Administration über Verstöße gegen die Datenzugriffsrichtlinien informieren. So kann Ihr IT-Team proaktiv auf Probleme reagieren, anstatt zu versuchen, den Schaden zu beheben, nachdem ein Datenleck bereits aufgetreten ist. Prädiktive Technologien wie maschinelles Lernen (ML) und künstliche Intelligenz (KI) werden zunehmend für die Echtzeitüberwachung eingesetzt, um ungewöhnliche Datenmuster zu erkennen, mit denen Datenschutzverletzungen erkannt und verhindert werden können.
Ohne wirksame DLP-Tools riskiert Ihr Unternehmen die unbeabsichtigte Offenlegung von Kundendaten, die zu Identitätsdiebstahl, Geldbetrug und dem Verlust des guten Rufs Ihres Unternehmens führen kann. Wenn Kunden und Mitarbeiter Ihrem Unternehmen so viel Vertrauen entgegenbringen, dass sie ihre privaten Daten weitergeben, haben Sie die Pflicht, diese zu schützen.
Da die E-Mail für die meisten Unternehmen im Mittelpunkt der Geschäftskommunikation steht, ist es von größter Bedeutung, dass dieser Kanal gesichert ist. Die Umsetzung solider Best Practices für die E-Mail-Sicherheit im Unternehmen kann dazu beitragen, Angriffe und Datenverletzungen abzuwehren. Dies ist der Schlüssel zum Aufbau von Vertrauen in die Abläufe Ihres Unternehmens, in Ihre Mitarbeiter und in Ihre Kunden.
Wenn Sie eine integrierte E-Mail-Sicherheitslösung eines Drittanbieters wie Digify mit konformer Dokumentensicherheit hinzufügen, können Sie sicherstellen, dass die Informationen, die Sie per E-Mail weitergeben, vor unbefugtem Zugriff, Download und Missbrauch geschützt sind. Digify verschlüsselt nicht nur Ihre E-Mail-Inhalte und -Anhänge, sondern ermöglicht es Ihnen auch, den Zugriff auf Ihre Dateien zu kontrollieren, selbst nachdem Sie sie gesendet haben. Sie können sehen, wann Ihre Anhänge von den Empfängern geöffnet werden, wie lange sie angesehen werden und ob Ihr Dokument heruntergeladen oder gedruckt wird. Außerdem können Sie verschlüsselte Nachrichten und Anhänge so konfigurieren, dass sie nach einer bestimmten Zeit automatisch ablaufen. Digify verwendet zur Verschlüsselung von E-Mails und Dateien den AES-256-Algorithmus, der für streng geheime Dokumente zertifiziert ist.
Ihr Unternehmen muss nicht auf eine nahtlose Zusammenarbeit verzichten, um vertrauliche Geschäftsinformationen sicher zu kommunizieren. Prüfen Sie, ob die Gmail- und Outlook-Plugins von Digify die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen, indem Sie die Vorteile einer kostenloser Test heute.
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