Cara mengenkripsi dan melacak lampiran Gmail Anda dengan mudah

Saat ini, lebih dari 5 juta perusahaan menggunakan G Suite Google untuk menjalankan bisnis yang penting. Banyak dari bisnis ini yang bergerak di bidang industri seperti keuangan, pendidikan, media, perawatan kesehatan, dan lainnya yang membutuhkan email aman agar tetap mematuhi hukum perlindungan data atau untuk bertukar informasi sensitif tanpa risiko kehilangan aset berharga. Reputasi perusahaan adalah salah satu aset yang paling kuat namun rapuh yang dapat dengan mudah rusak karena tidak sengaja mengungkapkan data rahasia, terutama informasi pribadi klien atau pelanggan. 

Meskipun platform email G Suite, Gmail, menawarkan layanan enkripsi email, namun tidak selalu seaman yang Anda bayangkan. Hal ini karena Gmail mengandalkan S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) untuk mendukung enkripsi dan hanya dapat berfungsi jika baik pengirim maupun penerima telah mengaktifkannya.   

Ini berarti jika Anda mengirim email ke penerima yang menggunakan platform email lain yang tidak menggunakan S/MIME, Anda mungkin tidak terlindungi. Pada tahun 2013, penjahat siber mendapatkan akses ke informasi pelanggan yang sensitif dengan cara meretas 3 miliar akun email Yahoo. Untungnya, dengan layanan pihak ketiga, Anda dapat memastikan bahwa pesan dan lampiran email Gmail Anda selalu aman sepenuhnya.

Cara mengenkripsi lampiran Gmail sepenuhnya    

Selain melindungi pesan email yang sensitif, banyak yang tidak mempertimbangkan bahwa informasi yang paling sensitif dalam email sering kali tersimpan dalam lampiran. 

Menggunakan enkripsi ujung ke ujung adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa pesan email dan lampiran Gmail Anda sepenuhnya aman. Dengan metode ini, email Anda dienkripsi saat berada di kotak masuk dan saat transit ke penerima. 

Google telah mendiskusikan penambahan enkripsi end-to-end ke Gmail untuk beberapa waktu, tetapi sayangnya belum juga terwujud. Sementara itu, layanan pihak ketiga melangkah maju untuk mengisi kekosongan ini dengan ekstensi dan aplikasi enkripsi. 

Tetapi banyak dari opsi pihak ketiga ini menambahkan gesekan yang signifikan pada penggunaan email untuk pengirim dan penerima. Jika tidak dirancang dengan mempertimbangkan pengalaman pengguna, enkripsi email bisa jadi sulit untuk digunakan, membutuhkan langkah ekstra untuk membaca email, dan memperlambat keseluruhan proses email.  

Dengan ekstensi enkripsi Gmail Digify, Anda dapat dengan mudah mengenkripsi lampiran dan pesan Gmail tanpa penerima harus berlangganan platform atau memberikan kata sandi secara manual. 

Cara menggunakan Digify untuk mengenkripsi lampiran Gmail  

Tanpa mengubah alur kerja Anda, Anda dapat memiliki kendali penuh atas lampiran Gmail Anda dengan mengirim email terenkripsi secara langsung di dalam Gmail. Anda juga dapat memilih apakah penerima dapat mengunduh atau mencetak dokumen yang dilampirkan dan bahkan mencabut akses ke file tersebut kapan saja setelah mengirimkannya melalui email. Ketika penerima menerima lampiran Gmail terenkripsi Anda, yang harus mereka lakukan adalah mengklik tautan dokumen di email Anda. Anda kemudian dapat memilih apakah Anda ingin penerima memverifikasi alamat email mereka atau tidak dan sebuah kode akan secara otomatis dikirimkan kepada mereka untuk membuka lampiran.  

Hanya membutuhkan lima langkah mudah untuk memulai dengan ekstensi enkripsi Gmail Digify:

1. Unduh ekstensi Digify di toko web Chrome
2. Menulis pesan email Anda di Gmail
3. Lampirkan dokumen Anda ke email menggunakan ekstensi Digify
4. Sesuaikan pengaturan keamanan Anda sesuai dengan preferensi Anda:
   • Menambahkan penerima yang harus menerima akses
   • Mengatur izin untuk mencetak dan mengunduh file terlampir Anda
   • Pilih apakah akan menambahkan tanda air yang dipersonalisasi untuk pelacakan dan identifikasi
   • Pilih tanggal dan waktu kapan dokumen akan kedaluwarsa secara otomatis
5. Masukkan lampiran Gmail Anda sebagai tautan di email Anda dan kirim 

Anda juga dapat menonton demo video di bawah ini untuk melihat cara mengenkripsi lampiran Gmail dengan Digify: 

Enkripsi file tingkat lanjut yang dapat Anda andalkan

Untuk mengenkripsi lampiran Gmail, Digify menggunakan fitur Algoritma enkripsi AES-256 yang disertifikasi oleh National Security Administration (NSA) untuk dokumen rahasia. Sistem enkripsi asimetris (AES) mengamankan data dengan kunci publik yang hanya dapat didekripsi oleh penerima yang dituju yang memiliki kunci privat yang benar. 

Hal ini membuat enkripsi asimetris lebih baik dalam mengamankan data saat transit karena pengirim tidak perlu mengetahui kunci pribadi penerima. AES dianggap sebagai sandi enkripsi kunci simetris yang paling aman yang saat ini tersedia. 

Digify juga mengenkripsi data menggunakan enkripsi amplop, yang menggunakan kunci enkripsi data (DEK) dan kemudian mengenkripsi DEK dengan kunci root. Manfaat utama enkripsi envelope adalah ketika Anda mengenkripsi kunci data, Anda tidak perlu khawatir tentang di mana menyimpannya karena kunci data dilindungi oleh enkripsi. Jadi, kunci yang dienkripsi dapat disimpan dengan aman bersama data yang dienkripsi.

Cara melacak lampiran Gmail yang dienkripsi

Selain mengenkripsi lampiran Gmail Anda dengan aman dengan Digify, Anda dapat melacak dokumen Anda untuk melihat kapan file tersebut dibuka, dicetak, dan diteruskan tanpa meninggalkan kotak masuk Gmail Anda. Anda dapat melihat apakah penerima telah melihat lampiran Anda, berapa lama, dan apakah mereka telah mengunduh atau mencetak file Anda. 

Dan Anda dapat mengatur file Anda ke kedaluwarsa secara otomatis setelah jangka waktu tertentu. Dengan cara ini, Anda tidak perlu mengambil risiko informasi rahasia Anda terekspos ke orang yang salah. Anda bahkan dapat mencabut akses setelah lampiran Gmail dikirim ke penerima hanya dengan mengeklik tombol sakelar.

Kesimpulan

Pelanggaran data yang terkait dengan email dan lampiran meningkat secara eksponensial setiap tahun. Hal ini sangat menakutkan karena email tetap menjadi metode komunikasi bisnis yang paling populer, yang membuat jutaan perusahaan menghadapi risiko kerugian reputasi dan finansial. 

Bisnis mengirimkan kontrak, presentasi, dan banyak jenis dokumen sensitif lainnya melalui email setiap hari. Dan begitu Anda mengirim email, Anda kehilangan kendali atas file yang dilampirkan. Sering kali Anda bahkan tidak tahu apakah email tersebut telah dibuka oleh penerima.   

Kabar baiknya, solusi enkripsi email seperti Digify dapat memperkuat keamanan email Anda dari pembobolan. Kini bisnis Anda bisa memiliki pengawasan penuh atas siapa saja yang memiliki akses ke lampiran Gmail tanpa mengorbankan kegunaan dan kolaborasi tanpa hambatan.  

Tetapi Anda tidak perlu percaya begitu saja pada kata-kata kami. Memulai uji coba gratis dari ekstensi enkripsi Gmail Digify untuk melihat sendiri betapa mudahnya mengirim lampiran Gmail terenkripsi ke mana pun dan siapa pun yang Anda inginkan tanpa perlu khawatir.