Saiba como encriptar de forma segura os seus anexos do Gmail para manter a sua empresa protegida. Inscreva-se para uma avaliação gratuita da extensão de encriptação do Gmail da Digify.
Atualmente, mais de 5 milhões de empresas utilizam o G Suite da Google para efetuar negócios importantes. Muitas destas empresas pertencem a sectores como as finanças, a educação, os meios de comunicação social, os cuidados de saúde e outros que necessitam de correio eletrónico seguro para se manterem legalmente em conformidade com as leis de proteção de dados ou para trocarem informações sensíveis sem correrem o risco de perder bens valiosos. A reputação de uma empresa é um dos activos mais poderosos, mas frágeis, que pode ser facilmente danificado pela revelação não intencional de dados confidenciais, especialmente informações pessoais de clientes ou consumidores.
Embora a plataforma de correio eletrónico do G Suite, o Gmail, ofereça serviços de encriptação de correio eletrónico, nem sempre é tão seguro como se poderia pensar. Isto porque o Gmail depende do S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) para suportar a encriptação e esta só pode funcionar se tanto o remetente como o destinatário têm-no ativado.
Isto significa que, se enviar uma mensagem de correio eletrónico a um destinatário que utilize outra plataforma de correio eletrónico que não utilize S/MIME, poderá não estar protegido. Em 2013, os cibercriminosos obtiveram acesso a informações sensíveis de clientes através de pirataria informática de 3 mil milhões de contas de correio eletrónico do Yahoo. Felizmente, com serviços de terceiros, pode garantir que as suas mensagens de correio eletrónico e anexos do Gmail estão sempre completamente seguros.
Para além de proteger as mensagens de correio eletrónico sensíveis, muitos não consideram que as informações mais sensíveis de uma mensagem de correio eletrónico são frequentemente armazenadas em anexos.
Utilizar encriptação de ponta a ponta é a única forma de garantir que as suas mensagens de correio eletrónico e os anexos do Gmail são totalmente seguros. Com este método, as suas mensagens de correio eletrónico são encriptadas enquanto estão em repouso numa caixa de entrada e em trânsito para o destinatário.
A Google tem vindo a discutir a adição de encriptação de ponta a ponta ao Gmail há já algum tempo, mas infelizmente ainda não o fez. Entretanto, os serviços de terceiros estão a tentar preencher a lacuna com extensões e aplicações de encriptação.
Mas muitas destas opções de terceiros acrescentam um atrito significativo à utilização do correio eletrónico, tanto para o remetente como para o destinatário. Se não for concebida tendo em mente a experiência do utilizador, a encriptação de correio eletrónico pode ser difícil de utilizar, pode exigir passos adicionais para ler uma mensagem de correio eletrónico e tornar mais lento todo o processo de correio eletrónico.
Com a extensão de encriptação do Gmail da Digify, pode encriptar facilmente anexos e mensagens do Gmail sem que o destinatário tenha de estar inscrito na plataforma ou de lhe fornecer manualmente uma palavra-passe.
Sem alterar o seu fluxo de trabalho, pode ter controlo total sobre os seus anexos do Gmail, enviando um e-mail encriptado diretamente no Gmail. Também pode escolher se os destinatários podem descarregar ou imprimir o documento anexado e até mesmo revogar o acesso ao ficheiro em qualquer altura depois de o enviar por correio eletrónico. Quando o destinatário recebe o seu anexo encriptado do Gmail, tudo o que tem de fazer é clicar no link do documento no seu e-mail. Pode então escolher se pretende que o destinatário verifique ou não o seu endereço de correio eletrónico e ser-lhe-á enviado automaticamente um código para abrir o anexo.
São necessários apenas cinco passos simples para começar a utilizar a extensão de encriptação do Gmail da Digify:
Também pode ver o vídeo de demonstração abaixo para ver como encriptar um anexo do Gmail com a Digify:
Para encriptar os anexos do Gmail, a Digify utiliza o Algoritmo de encriptação AES-256 que é certificado pela Administração de Segurança Nacional (NSA) para documentos ultra-secretos. Os sistemas de encriptação assimétrica (AES) protegem os dados com uma chave pública que só pode ser desencriptada pelo destinatário pretendido que possua a chave privada correta.
Isto faz com que a encriptação assimétrica seja melhor para proteger os dados em trânsito, porque o remetente não precisa de conhecer a chave privada do destinatário. O AES é considerado a cifra de encriptação de chave simétrica mais segura atualmente disponível.
A Digify também encripta os dados utilizando encriptação de envelopes, que utiliza uma chave de encriptação de dados (DEK) e, em seguida, encripta a DEK com uma chave de raiz. A principal vantagem da encriptação de envelopes é que, quando encripta uma chave de dados, não tem de se preocupar com o local onde a vai guardar, porque a chave de dados está protegida por encriptação. Assim, a chave encriptada pode ser armazenada em segurança com os dados encriptados.
Para além de encriptar de forma segura o seu anexo do Gmail com a Digify, pode acompanhar o seu documento para ver quando é aberto, impresso e reencaminhado sem sair da sua caixa de entrada do Gmail. Pode ver se o destinatário visualizou o anexo, durante quanto tempo e se transferiu ou imprimiu o ficheiro.
E pode configurar o seu ficheiro para expirar automaticamente após um determinado período de tempo. Desta forma, nunca terá de arriscar que as suas informações confidenciais sejam expostas à pessoa errada. Pode até revogar o acesso depois de o anexo do Gmail ter sido enviado para o destinatário, bastando para isso clicar num botão de alternância.
As violações de dados relacionadas com correio eletrónico e anexos aumentam exponencialmente todos os anos. Este facto é especialmente assustador porque o correio eletrónico continua a ser o método de comunicação empresarial mais popular, o que coloca milhões de empresas em risco de perdas financeiras e de reputação.
Todos os dias, as empresas enviam contratos, apresentações e muitos outros tipos de documentos sensíveis por correio eletrónico. E quando se envia uma mensagem de correio eletrónico, perde-se o controlo sobre os ficheiros anexados. Muitas vezes, nem sequer sabe se o destinatário o abriu.
A boa notícia é que as soluções de encriptação de correio eletrónico como a Digify podem reforçar a segurança do seu correio eletrónico contra violações. Agora, a sua empresa pode ter uma supervisão completa de quem tem acesso aos seus anexos do Gmail sem sacrificar a facilidade de utilização e a colaboração.
Mas não tem de acreditar na nossa palavra. Comece um teste gratuito da extensão de encriptação do Gmail da Digify para ver com os seus próprios olhos como é fácil enviar anexos encriptados do Gmail para qualquer lugar e para quem quiser, sem preocupações.
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