Como enviar uma mensagem de correio eletrónico verdadeiramente segura no Microsoft Outlook
Saiba como enviar uma mensagem de correio eletrónico totalmente segura no Outlook para manter a sua empresa protegida.
Durante muitos anos, o Microsoft Outlook tem sido utilizado por uma vasta gama de empresas para distribuir ficheiros, agendar reuniões e enviar mensagens de correio eletrónico. A reputação e as receitas de uma empresa dependem de evitar a perda de activos valiosos e de informações privadas de clientes ou consumidores.
O tratamento incorreto de informações sensíveis também pode resultar em multas e outras penalizações para os sectores como o financeiro, jurídico, editorial, educativo e da saúde, que têm de cumprir leis de proteção de dados como a HIPAA ou o RGPD.
Com o aumento dos desafios de cibersegurança, a encriptação de correio eletrónico é a norma do sector para a proteção de dados. Quer precise de enviar uma palavra-passe de um documento a colegas ou negociar um acordo confidencial com um cliente, é essencial implementar a melhor encriptação de correio eletrónico do Outlook disponível para garantir que está verdadeiramente protegido.
Os serviços de encriptação de correio eletrónico do Microsoft Outlook não são tão seguros como pode pensar. Isto deve-se ao facto de o Outlook encriptar o correio eletrónico utilizando S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) e a encriptação de mensagens do Office 365, que dependem ambos de o remetente e o destinatário o tenham ativado.
Poderá não estar protegido quando envia uma mensagem de correio eletrónico a um destinatário que utiliza uma plataforma de correio eletrónico que não suporta a encriptação de mensagens S/MIME ou Office 365. Os utilizadores de webmail gratuitos, como os clientes do Gmail, Yahoo e iCloud não têm frequentemente a funcionalidade necessária para uma encriptação de correio eletrónico robusta.
Em 2019, os cibercriminosos cliente de webmail pirateado Outlook.com e obteve acesso a informações privadas sensíveis, incluindo linhas de assunto de correio eletrónico, nomes de pastas, listas de contactos e alguns conteúdos de correio eletrónico. Utilizando encriptação de ponta a ponta é a única forma de garantir que as mensagens de correio eletrónico e os anexos do Outlook estão totalmente seguros, tanto quando estão em trânsito para o destinatário como quando estão parados numa caixa de entrada.
Para garantir que os seus emails e anexos estão completamente seguros, a sua empresa pode mudar para um fornecedor de email com encriptação separado. Mas, neste caso, perderia todas as funcionalidades do Outlook em que confia.
Em vez de se preocupar com a mudança de plataformas de correio eletrónico, outra solução mais conveniente é adicionar um serviço de encriptação suplementar de terceiros ao Outlook. No entanto, deve certificar-se de que escolhe um serviço que não acrescente fricção significativa ao processo de correio eletrónico, tanto para o remetente como para o destinatário.
A encriptação de correio eletrónico sem uma experiência de utilizador simplificada pode exigir passos adicionais inconvenientes apenas para enviar e ler uma mensagem de correio eletrónico, tornando-a difícil de utilizar. Se for este o caso, não será aplicada de forma consistente pelos funcionários e outras pessoas na sua organização.
Ao instalar o suplemento de encriptação do Outlook da Digify, é fácil enviar e-mails e anexos seguros do Outlook.
Com o suplemento de encriptação do Outlook da Digify, pode encriptar os seus emails* e anexos sem alterar o seu fluxo de trabalho ou sair da sua caixa de entrada. Também não é necessário fornecer manualmente uma palavra-passe ao destinatário ou pedir-lhe que subscreva a plataforma.
Controle o acesso ao seu anexo de correio eletrónico em qualquer altura após o envio e escolha se o destinatário o pode transferir ou imprimir. Adicione uma marca de água e defina o documento para se auto-destruir após um período de tempo específico. Também pode ver quantas vezes o seu documento foi visualizado e durante quanto tempo.
Para começar a utilizar o Suplemento de encriptação do Outlook siga estes cinco passos simples:
Veja a demonstração em vídeo abaixo para saber como enviar um e-mail encriptado no Outlook.
Para encriptar as mensagens de correio eletrónico e os anexos do Outlook, a Digify utiliza o Algoritmo de encriptação AES-256 que é certificado pela Administração de Segurança Nacional (NSA) para documentos ultra-secretos.
Quando o destinatário recebe o seu anexo de correio eletrónico encriptado, tudo o que tem de fazer é clicar na ligação do anexo dentro do correio eletrónico. O anexo da sua mensagem de correio eletrónico do Outlook pode então ser visualizado através de uma ligação segura da Digify.
Também pode selecionar se pretende que o destinatário verifique o seu endereço de correio eletrónico para abrir o documento anexado. Ao selecionar esta opção, é criado automaticamente um código que é enviado ao destinatário para que este possa abrir o anexo.
Sendo o método de comunicação empresarial mais popular, as organizações dependem do correio eletrónico para enviar documentos sensíveis, como contratos, apresentações e muitos outros tipos de ficheiros. Depois de enviar uma mensagem de correio eletrónico, é preciso adivinhar onde vão parar os documentos anexados e se foram sequer abertos pelo destinatário.
Para além de encriptar de forma segura os seus e-mails e anexos do Microsoft Outlook com a Digify, pode rastrear o seu e-mail e o documento anexado para ver quando são abertos, impressos e reencaminhados, tudo a partir da sua caixa de entrada.
Pode ver quando é que o destinatário abriu o e-mail e o anexo, durante quanto tempo os viu e se descarregou ou imprimiu o seu documento. Após um determinado período de tempo, pode configurar o e-mail e o anexo para expirarem automaticamente.
Desta forma, nunca terá de arriscar que as suas informações confidenciais sejam expostas à pessoa ou organização errada. Basta clicar num botão de alternância para revogar o acesso depois de o e-mail do Outlook e o anexo terem sido enviados para o destinatário.
Violações de dados divulgadas 4,1 mil milhões de registos nos primeiros seis meses de 2019. Apesar de as violações de dados estarem a tornar-se mais comuns todos os anos, muitas empresas não estão preparadas para as prevenir e combater, colocando-se assim desnecessariamente em risco de perda de reputação e financeira.
Felizmente, pode aumentar a segurança do seu correio eletrónico contra violações com soluções de encriptação de correio eletrónico como a Digify. Agora pode recuperar o controlo de quem tem acesso aos seus emails e anexos do Outlook sem sacrificar a colaboração perfeita.
Veja como é fácil enviar com segurança e-mails e anexos encriptados do Outlook para qualquer lugar e para quem quiser com um teste gratuito do suplemento de encriptação de correio eletrónico do Outlook da Digify.
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