Microsoft Outlook'ta gerçekten güvenli bir e-posta nasıl gönderilir

Microsoft Outlook uzun yıllardır çok çeşitli işletmeler tarafından dosya dağıtmak, toplantı planlamak ve e-posta göndermek için kullanılmaktadır. Bir şirketin itibarı ve geliri, değerli varlıkların ve özel müşteri veya müşteri bilgilerinin kaybının önlenmesine bağlıdır. 

Hassas bilgilerin yanlış kullanımı, HIPAA veya GDPR gibi veri koruma yasalarına uymak zorunda olan finans, hukuk, yayıncılık, eğitim ve sağlık hizmetleri gibi sektörlerdeki kişiler için para cezaları ve diğer cezalarla da sonuçlanabilir. 

Siber güvenlik sorunları artarken, e-posta şifreleme veri koruması için endüstri standardıdır. İster iş arkadaşlarınızla bir belge şifresi göndermeniz ister gizli bir müşteri anlaşması için pazarlık yapmanız gereksin, gerçekten güvende olduğunuzdan emin olmak için mevcut en iyi Outlook e-posta şifrelemesini kullanmanız çok önemlidir. 

Outlook'ta tamamen şifrelenmiş bir e-posta nasıl gönderilir 

Microsoft Outlook'un e-posta şifreleme hizmetleri sandığınız kadar güvenli değildir. Bunun nedeni Outlook'un e-postaları S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) ve Office 365 mesaj şifrelemesini kullanarak şifrelemesidir. gönderici ve alıcının bunu etkinleştirmiş olması.   

S/MIME veya Office 365 ileti şifrelemesini desteklemeyen bir e-posta platformu kullanan bir alıcıya e-posta gönderirken korunmayabilirsiniz. İstemciler gibi ücretsiz web posta kullanıcıları Gmail, Yahoo ve iCloud genellikle sağlam e-posta şifrelemesi için gereken işlevselliğe sahip değildir.

2019'da siber suçlular hacklenmiş web posta istemcisi Outlook.com ve e-posta konu satırları, klasör adları, kişi listeleri ve bazı e-posta içerikleri dahil olmak üzere hassas özel bilgilere erişim elde etti. Kullanma uçtan uca şifreleme Outlook e-posta iletilerinizin ve eklerinin hem alıcınıza iletilirken hem de gelen kutusunda beklerken tamamen güvenli olduğundan emin olmanın tek yoludur. 

Üçüncü taraf eklenti e-posta şifreleme hizmetlerini kullanma

E-postalarınızın ve eklerinizin tamamen güvende olduğundan emin olmak için şirketiniz ayrı bir şifreleme e-posta sağlayıcısına geçebilir. Ancak bu durumda Outlook'un güvendiğiniz tüm işlevlerini kaybedersiniz. 

E-posta platformlarını değiştirmekle uğraşmak yerine, Outlook'a üçüncü taraf eklenti şifreleme hizmeti eklemek daha kullanışlı bir çözümdür. Ancak hem gönderici hem de alıcı için e-posta sürecine önemli bir sürtünme eklemeyen bir hizmet seçtiğinizden emin olmak isteyeceksiniz. 

Kolaylaştırılmış bir kullanıcı deneyimi olmadan e-posta şifreleme, yalnızca bir e-posta göndermek ve okumak için ekstra rahatsız edici adımlar gerektirebilir ve bu da kullanımı zorlaştırır. Bu durumda, çalışanlar ve kuruluşunuzdaki diğer kişiler tarafından tutarlı bir şekilde uygulanmayacaktır.  

Digify'ın Outlook şifreleme eklentisini yüklediğinizde, güvenli Outlook e-postaları ve ekleri göndermek çok kolay. 

E-postaları ve ekleri şifrelemek için Digify nasıl kullanılır?  

Digify'ın Outlook şifreleme eklentisi ile iş akışınızı değiştirmeden veya gelen kutunuzdan ayrılmadan e-postalarınızı* ve eklerini şifreleyebilirsiniz. Ayrıca alıcınıza manuel olarak bir şifre vermeniz veya platforma abone olmalarını sağlamanız gerekmez. 

E-posta ekinize erişimi gönderdikten sonra istediğiniz zaman kontrol edin ve alıcınızın indirip indiremeyeceğini veya yazdırıp yazdıramayacağını seçin. Bir filigran ekleyin ve belgenizi belirli bir süre sonra kendi kendini imha edecek şekilde ayarlayın. Ayrıca belgenizin kaç kez ve ne kadar süreyle görüntülendiğini de görebilirsiniz. 

Digify'ı kullanmaya başlamak için Outlook şifreleme eklentisi bu beş basit adımı izleyin:

1. Digify Outlook şifreleme eklentisini indirin Burada.
2. E-posta mesajınızı Digify'ın Outlook eklentisinde oluşturun
3. Eklentiyi kullanarak belgenizi e-postanıza ekleyin
4. Aşağıdaki güvenlik ayarlarınızı özelleştirin:
   • Erişim Kontrolü: Erişim alması gereken alıcıları ekleyin
   • İzinler: Ekli belgenizin yazdırılması ve indirilmesi için izinleri ayarlayın
   • Filigranlama: Tanımlama ve izleme için kişiselleştirilmiş bir filigran eklenip eklenmeyeceğini seçin
   • Son kullanma tarihi: Ekli belgenin otomatik olarak sona ereceği tarih ve saati seçin
5. Outlook ekinizi e-postanıza bir bağlantı olarak ekleyin ve gönderin 

Outlook'ta şifreli bir e-postanın nasıl gönderileceğini öğrenmek için aşağıdaki video demosunu izleyin.

Digify, Outlook e-posta iletilerini ve eklerini şifrelemek için AES-256 şifreleme algoritması Ulusal Güvenlik İdaresi (NSA) tarafından çok gizli belgeler için onaylanmıştır. 

Alıcınız şifrelenmiş Outlook e-postanızı ve eklerini nasıl açar?

Alıcınız şifrelenmiş e-posta ekinizi aldığında, tek yapması gereken e-postadaki ek bağlantısına tıklamaktır. Outlook e-posta ekiniz daha sonra güvenli bir Digify bağlantısı üzerinden görüntülenebilir.

Alıcının ekli belgeyi açmak için e-posta adresini doğrulamasını isteyip istemediğinizi de seçebilirsiniz. Bu seçeneği belirlediğinizde, otomatik olarak bir kod oluşturulur ve alıcınıza gönderilir, böylece alıcı eki açabilir.  

Şifrelenmiş Outlook e-postaları ve ekleri nasıl izlenir?

En popüler iş iletişimi yöntemi olarak kuruluşlar sözleşmeler, sunumlar ve diğer birçok dosya türü gibi hassas belgeleri göndermek için e-postaya güvenmektedir. Bir e-posta gönderdikten sonra, ekli belgelerinizin nereye gittiğini ve alıcınız tarafından açılıp açılmadığını tahmin etmek zorundasınız.  

Digify ile Microsoft Outlook e-postalarınızı ve eklerinizi güvenli bir şekilde şifrelemenin yanı sıra şunları da yapabilirsiniz e-postanızı ve ekli belgenizi takip edin ne zaman açıldıklarını, yazdırıldıklarını ve iletildiklerini gelen kutunuzdan görüntülemek için. 

Alıcınızın e-postanızı ve ekinizi ne zaman açtığını, ne kadar süreyle görüntülediğini ve belgenizi indirdi veya yazdırdı. Belirli bir süre sonra, e-postanızı ve ekinizi otomatik olarak sona erecek şekilde yapılandırabilirsiniz. 

Bu şekilde, gizli bilgilerinizin yanlış kişi veya kuruluşa ifşa olması riskini asla almak zorunda kalmazsınız. Outlook e-postası ve eki alıcınıza gönderildikten sonra erişimi iptal etmek için bir geçiş düğmesine tıklamanız yeterlidir.

Sonuç

Veri ihlalleri açıklandı 4,1 milyar kayıt 2019'un ilk altı ayında. Veri ihlalleri her geçen yıl daha yaygın hale gelse de, birçok şirket bunları önlemek ve bunlarla mücadele etmek için hazırlıklı değil ve bu nedenle kendilerini gereksiz yere hem itibar hem de mali kayıp riskine sokuyor.  

Neyse ki Digify gibi e-posta şifreleme çözümleriyle e-posta güvenliğinizi ihlallere karşı artırabilirsiniz. Artık sorunsuz işbirliğinden ödün vermeden Outlook e-postalarınıza ve eklerinize kimlerin erişebileceğini yeniden kontrol edebilirsiniz.  

ile şifrelenmiş Outlook e-postalarını ve eklerini istediğiniz yere ve istediğiniz kişiye güvenli bir şekilde göndermenin ne kadar kolay olduğunu görün ücretsiz deneme Digify'ın Outlook e-posta şifreleme eklentisi.