ICS erreicht branchenführende Konformität mit Digify für sicheren Dokumentenversand
Erfahren Sie, wie ICS Digify für die Einhaltung von Vorschriften und Sorgfaltspflichten einsetzt
Über Integrated Compliance Solutions (ICS)
ICS wurde 2015 gegründet und ist der Branchenführer im Cannabisbereich, der Bank- und Compliance-Lösungen für Finanzinstitute und Apotheken anbietet.
Als Seed-to-Bank-Partner für die Einhaltung von Vorschriften im Cannabis-Banking erleichtert ICS die Geschäftsprozesse zwischen Anbietern, Banken, Kunden und Lizenzinhabern entsprechend der sich ändernden regulatorischen Landschaft aus einer Hand.
Das Problem
Erfüllung der Anforderungen
Als Kernbestandteil seines Geschäfts entwickelte ICS ein umfassendes Compliance-Programm für alle wichtigen Partner. Neue Händler mussten sich im Rahmen des Onboarding-Prozesses umfangreichen Hintergrundüberprüfungen unterziehen, während Finanzinstitute und bestehende Anbieter eine laufende Due-Diligence-Prüfung bei ICS durchführen mussten. Die gesammelten, überprüften und verifizierten Informationen wurden dann für wichtige Geschäftsentscheidungen verwendet.
Diese Compliance-Prozesse erfordern eine große Menge vertraulicher Dokumente, die sicher versandt und von vielen verschiedenen internen und externen Beteiligten eingesehen werden müssen. Diese Dokumente enthalten oft sensibles geistiges Eigentum und persönliche Daten. Jedes Durchsickern vertraulicher Informationen wäre für das Unternehmen und seine Partner von Nachteil.
Die Lösung
Verwendung von Digify für den sicheren Versand von Dokumenten
ICS nutzte virtuelle Datenräume für den sicheren Versand von Dokumenten während des Compliance-Prozesses mit Kunden, Banken und anderen Anbietern.
Jeder Datenraum wurde entsprechend den unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen der einzelnen Partner eingerichtet. ICS konnte den Dokumentenzugriff streng einschränken, indem nur bestimmte Betrachter in den Datenraum eingeladen wurden. Mehrere Dokumente wurden ordnungsgemäß organisiert und indiziert, um den Überprüfungsprozess innerhalb des Datenraums zu rationalisieren.
Hier erfahren Sie, was ihnen bei der Nutzung von Digify am besten gefallen hat:
Erhöhte Rückverfolgbarkeit durch automatisches Wasserzeichen.
Da täglich Hunderte von Dateien und Empfängern verwaltet werden müssen, nutzte ICS die Wasserzeichenfunktion von Digify, um jedem Dokument sofort das Markenzeichen des Unternehmens und die E-Mail-Adresse des Empfängers hinzuzufügen. Diese zusätzliche Schutzebene sorgt für eine höhere Vertraulichkeit der Dokumente und eine bessere Nachvollziehbarkeit im Falle einer Datenverletzung.
Vollständige Kontrolle darüber, wer Zugang hat.
Das ICS kann die Zugriffsebene für verschiedene Arten von Empfängern anpassen, indem es für einige den Nur-Ansichts-Modus und für andere den Zugriff durch Mitarbeiter ermöglicht. Mit einem Mausklick kann das ICS den Dokumentenzugriff einer Person sofort widerrufen, wenn diese die Dokumente nicht mehr benötigt, um sie einzusehen, und so eine mögliche Datenverletzung verhindern.
Echtzeitdaten für die Verfolgung von Benutzeraktivitäten und die Aufzeichnung von Daten.
Digify liefert Live-Einblicke in die Dokumente, z. B. wer auf die Datei zugegriffen hat, wie lange sie angesehen wurde und ob sie gedruckt oder heruntergeladen wurde. Diese Informationen waren für ICS nützlich, um sicher zu sein, dass ihre Dokumente von den richtigen Personen eingesehen wurden, und gleichzeitig einen klaren Datensatz für Compliance-Zwecke zu erhalten.
Das Ergebnis
Konformität mit Sicherheit und Geschwindigkeit erreichen
Durch den Einsatz von Digify erreichte ICS eine sichere Datenübertragung und behielt die vollständige Kontrolle über ihre Dokumente für Compliance-Prozesse. Das Unternehmen war in der Lage, Kunden einfach und sicher einzubinden und gleichzeitig die Kontrolle über den Zugriff zu behalten, wenn dies erforderlich war.
Digify half ICS auch dabei, Zeit zu sparen und die Produktivität bei der Verarbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten und der Koordinierung des Dokumentenzugriffs für die Empfänger zu steigern. Tim bekräftigt: “Mit einem Mausklick kann ich hundert Dokumente zur Ansicht an jemanden senden und genauso einfach kann ich sie wieder mitnehmen.”
Sind Sie bereit, loszulegen?
Holen Sie sich noch heute Digify für Ihre Compliance-Anforderungen.